✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Manuel Oliveros Tapia
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
PROCESO DE COMPRAS – DEFINICION Y ETAPAS
El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales y encargado del adquisición de bienes y servicios eternos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
Se encuentra íntimamente relacionado con ventas SD para abastecer los pedidos de ventas, con Contabilidad FI a través de los registros contables, con producción PP y Mantenimiento PM proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
El proceso de comprar está conformado por:
1.1 Determinación de necesidades
Las necesidades se determinan por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stock.
1.2 Creación de solicitud de pedido
Es un documento generado a propuesta de cualquier sector dela empresa para adquisición de bienes o servicios que comienza el procedo de compras. La creación puede ser manual o automática, creada por el área de compras o por otros ámbitos de SAP (ventas, producción, mantenimiento, etc)
1.3 Liberación de la solicitud de pedido
Puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte de el/los responsables. Dicha estrategia es opcional y dependiendo de uno o más parámetros del sistema (centro, centro costo, entre otros) y por el importe total de cada uno de los ítems.
1.4 Determinación de la fuente de adquisición – Cotización
La respuesta de la cotización hecha los distintos proveedores será registrada en SAP.
1.5 Selección de proveedor – Comparación de ofertas
Con la información ingresa el sistema permite comparar las ofertas de los proveedores o simular escenarios de determinación de precio. La comparación se realiza con previa calificación de los oferentes de las órdenes, en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.
1.6 Gestión del pedido (orden de compra)
El sistema toma la información de la solicitud y de la oferta, para la creación del pedido. Los pedidos los puede crear el usuario o el sistema automáticamente. También admite el uso de otros documentos como planes de entrega y contratos.
1.7 Liberación del pedido
Puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte de el/los responsables. Dicha estrategia es opcional y dependiendo de uno o más parámetros del sistema (centro, centro costo, entre otros) y por el importe total de cada uno de los ítems.
1.8 Recepción o entrega de mercadería
Se confirma el ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
1.9 Recepción y control de factura
El sistema permite la verificación de la factura del proveedor. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercaderías, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de la factura para el pago.
2 PROCESO DE COMPRAS – CICLO DE APROVISIONAMIENTO
Dentro del proceso de compras se puede automatizar:
- Que el sistema genere solped basado en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.
- El pedido se puede generar a través de la solped donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en l maestro de material y el proveedor.
- Se puede indicar un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
- Con previa parametrización la factura del proveedor se puede registrar automáticamente en sap.
3 Proceso de compras – ciclo de selección y pedido
Sap puede cotizar y seleccionar al proveedor más conveniente con previa parametrización, basándose en criterios de evaluación como precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.
El ciclo de selección es
Determinación de necesidades – petición de ofertas – comparación de ofertas – pedido
4 Proceso de compras – Recepción de mercaderías y facturación
Se recepciona la mercadería y se verifica la factura.
5 Proceso de compras – Determinación del proveedor
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Sobre el autor
Publicación académica de Manuel Oliveros Tapia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Master
Manuel Oliveros Tapia
Profesión: Contador Auditor - Chile - Legajo: LX82F
✒️Autor de: 107 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Manuel Oliveros
Disponibilidad Laboral: FullTime 
