✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Nelson Zanabria Rios
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
1. Proceso de Compras - Definición y Etapas.
El Proceso de Compras se encuentra directamente relacionado con Ventas "SD", Contabilidad "FI", Producción "PP" y Mantenimiento "PM".
1.1. Determinación de Necesidades.
Se identifican por la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. El usuario puede introducir Solicitudes de Pedido o el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.
1.2. Creación de la Solicitud de Pedido.
Se genera para la adquirir bienes o servicios, es lo que inicia el proceso de compras, puede ser manual o automática, creada por el área de compras o por otro ámbito de la empresa (ventas, producción, mantenimiento,etc.)
1.3. Liberación de la Solicitud de Pedido.
Tiene asociada una Estrategia de Liberación para la aprobación por parte de los responsables, esta configuración es OPCIONAL y de una configuración de parámetros del sistema y del importe total de cada uno de los ítems.
1.4. Determinación de la fuente de Adquisición - Cotización.
Ayuda a identificar las fuentes de aprovisionamiento (PROVEEDORES) basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega existentes a largo plazo registrando sus respuestas en el sistema.
1.5. Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas.
Permite la comparación de varias ofertas diferentes previa calificación de los oferentes (en función de precio, calidad, cumplimiento, etc.).
1.6. Gestión del Pedido (Orden de Compra).
Se toma información de la solicitud y de la oferta para la creación del Pedido donde el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. Admite el uso de documentos como Planes de entrega y contratos.
1.7. Liberación del Pedido.
Similar a la Solicitud de Pedido, puede tener asociado una Estrategia de Liberación en el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. La Estrategia es OPCIONAL y depende de uno o más parámetros del sistema (Centro, Grupo de Compra, Centro de Costo, etc) y del importe total del documento.
1.8. Recepción o Entrada de Mercadería.
Confirma el ingreso mediante el número de pedido asociado. Permite validar la aceptación del lo enviado por el proveedor en cuanto a TOLERANCIAS, CANTIDADES MÍNIMAS, MÁXIMAS, etc.
1.9. Recepción y Control de Factura.
Es la verificación de la Factura enviada por el Proveedor, validando cantidades, precios, etc, ayudando a acelerar el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
2. Proceso de Compras - Ciclo de Aprovisionamiento.
Se inicia con: SOLPED -> PEDIDO -> ENTRADA MERCADERÍA -> RECEPCIÓN FACTURA, admite procesos automáticos.
- La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite crear automáticamente las SOLPED.
- Un pedido puede crearse automáticamente basado en una SOLPED.
- Un aviso de entrega se asocia a la entrega de mercadería para enviarse automáticamente al proveedor.
- SAP dispone de la herramienta de Facturación Automática para registrar facturas de proveedores previa configuración parametrizada.
3. Proceso de Compras - Ciclo de Selección y Pedido.
SAP posee herramientas para determinar las necesidades de aprovisionamiento y del proveedor más conveniente basados en una parametrización con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, etc).
- El área de compras es apoyado por cada sector involucrado (SD, PM, PP, etc).
- El área de compras genera PETICIONES DE OFERTA y las envía a varios proveedores, las cotizaciones recibidas se registran en el sistema.
- El área de compras registra cotizaciones para comparar y elegir la propuesta más conveniente (CONFIGURABLE).
- El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
4. Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación.
Definido el proveedor y enviado el pedido se procesa la recepción y verificación de la factura consecuentemente el registro de la deuda en Cuentas x Pagar (gestionado por el módulo FI).
- Al verificar cantidades entre ambos pedidos, el sistema verifica las cantidades en los documentos y admite los desvíos o porcentajes incompletos según la parametrización.
- El registro de factura del proveedor compara el pedido e ingreso de mercadería validando los desvíos. El sistema solicita datos adicionales para generar los documentos contables asociados al movimiento (FI debe estar configurado).
5. Proceso de Compras - Determinación de Proveedor.
Existe un proceso de selección de proveedor a partir de los pedidos de cotización y la concreción del pedido.
- Se crea una Petición de Oferta a partir de una Solicitud de Pedido que se replica para enviarla a cada Proveedor.
- Se genera un informe con la respuesta de cada proveedor.
- Se envía el resultado al proveedor escogido pudiendo enviar una nota de gentileza a los proveedores rechazados.
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Sobre el autor
Publicación académica de Nelson Marcelo Zanabria Rios, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Nelson Marcelo Zanabria Rios
Bolivia - Legajo: MZ98G
✒️Autor de: 58 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Soy una persona proactiva con capacidad para formar parte de un equipo de trabajo que busque alcanzar objetivos definidos.
Certificación Académica de Nelson Zanabria
Disponibilidad Laboral: FullTime 
