✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Rafael Marrero

Etapas y documentos del proceso de Compras.

Comenzaremos con la incorporación de conocimientos y comprensión de cada etapa del proceso de compras.

Cada una de estas etapas que contemplan desde que surge desde las necesidades de la empresa, hasta el registro de la factura, ésto involucra procedimientos y documentos del proceso de compras.

Proceso de Compras - Definición y Etapas: es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

Este proceso involucra varias etapas que constituyen el foco de atención de nuestras lecciones:

Determinación de necesidades: aquí se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del Punto de pedido y los pronósticos basados en el consumo anterior, son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir Solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

Creación de Solicitud de Pedido: es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creación puede ser manual o automatica; creada por el área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimientos, etc.).

Liberación de Solicitud de Pedido: la solicitud de pedido puede tener asociada la llamada "estrategia de liberación", es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de Coste, Grupo de articulos, entre otros) y por supuesto, del importe total de cada uno de los items.

Determinación Fuente de Adquisición (Cotización): el componente de Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, email o EDI.

Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas: El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc)

Gestión del Pedido (Orden de Compra): el sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como Planes de entregas y Contratos.

Liberación del pedido: el pedido puede tener asociado la llamada "Estrategia de Liberación", es el proceso de aprobación de la compra del responsable correspondiente. De manera similar a la Solicitud de pedido. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema. (Centro, Grupo de Compra, Centro de Costo, Grupo de Articulos, entre otros) y del importe total del documento.

Entrada de Mercancía (Recepción del pedido): el registro en el sistema de la recepción o "Entrada de Mercancía" confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.

Recepción y Control de la Factura: el sistema permite la "Verificación de Factura" enviada por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercancía, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

Gestión de Pago: referido a las tareas que corresponden posterior al Control de la factura. Donde pudiesen emitirse los pagos y/o abonos dependiendo del resultado de la auditoria de la factura generada.

Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento

El flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, está iniciado por la solicitud de pedido como necesidad de provisión, posteriormente se genera el pedido de compra al proveedor, luego la mercancía se recibe, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.

Haremos algunos comentarios interesantes respecto a los puntos mencionados del proceso de compras.

La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de Solicitudes de pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización de stock.

Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una Solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.

Asociado a la entrega de mercancía puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.

SAP dispone de la herramienta de Facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

Proceso de Compras - Ciclo de selección y pedido

Una organización de envergadura, los procesos de compra cumplen una serie de requisitos que incluye etapas como solicitud de cotización, evaluación de la solicitud mas conveniente y con la aprobación se podrá emitir el pedido.

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este ultimo proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.)

Las etapas para la selección del proveedor y la creación del pedido, son:

Determinación de necesidades: el área de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción).

Peticiones de Oferta: El área de Compras envía las peticiones de oferta a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

Comparación de Ofertas: el área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).

Pedido: el resultado de la cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

Proceso de Compras - Recepción de Mercancía y Facturación.

Este proceso involucra una seria de características y opciones que es importante. en lo referido a la factura de proveedor, SAP no lo encara como un proceso meramente administrativo, sino que es un proceso de verificación y comprobación para asegurar al comprador que su información es lo pactado y adeudado al proveedor a través de una compleja parametrización del sistema.

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por FI)

Al momento de registro de la entrada de la mercancía basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.

El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercancía, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).

Proceso de Compras - Determinación del Proveedor:

Cuando se crea una petición de oferta a partir de una solicitud de pedido, es replicada como documento diferente pero con información casi idéntica) para ser enviadas a cada proveedor.

Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta mas conveniente, a partir de las sendas calificaciones.

Luego se enviará el Pedido al Proveedor escogido y se tendrá la opción, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.