Lección: Etapas y documentos del proceso de compras [2º de 7]
Audio 1: Conocimiento y comprensión de las áreas de compras: Las diversas etapas desde que surgen en la empresa una necesidad de compra hasta que termina el proceso con el registro de a factura del proveedor.
Cada etapa constituirá procedimientos y registros de documentos para cada una de ellas.
Comprender el proceso que debe regirse por una secuencia de pasos.
Video 1: Proceso de compras - Etapas.
1) PROCESO DE COMPRAS - DEFINICIÓN Y ETAPAS.
El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales y el encargado de adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
Se encuentra relacionado con SD para abastecer los pedidos de ventas, con FI a través de los registros contables, con PP y PM proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
El esquema representa el flujo de documentos de compras asociado a un proceso manual. se inicia con una SolPed como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.
- MRP permite la creación automática de solped basadas en los requerimientos expresados por cada secto o la necesidad de actualización del stock.
- Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solped donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y del proveedor.
- asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
- SAp dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.
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1.1) DETERMINACIÓN DE NECESIDADES
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidad o la demanda para el control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del "punto de pedido", y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir solicitudes de pedidos, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.
1.2) CREACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO.
Es un documento para la adquisición de bienes y servicios que comienza con el proceso de compras. La creación puede ser manual o automática; creada por Compras o por otros ámbitos de SAP (SD, PP,PM).
1.3) LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO.
La solicitud de pedido puede tener asociada la "estrategia de liberación", esto es, el proceso de compra. Es opcional y dependiente de uno o más parámetros ( centro, centro de costo, grupo de artículo, y el importe total de cada uno de los ítems).
1.4) DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE ADQUISICIÓN - COTIZACIÓN.
el componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de ofertas, que pueden enviarse a los proveedores. Se crea una cotización para los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
1.5) SELECCIÓN DEL PROVEEDOR - COMPRACIÓN DE OFERTAS.
Se pueden ingresar ofertas o simular escenarios de determinación de precios, permitiendo la comparación de ofertas, a partir de la previa calificación de los oferentes (calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega).
1.6) GESTIÓN DE PEDIDO (ORDEN DE COMPRA).
El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para la creación del pedido. Se pueden generar pedidos o hacer que el sistema lo genere automáticamente. Admite el uso de otros documentos, como planes de entregas y Contratos.
1.7) LIBERACIÓN DEL PEDIDO.
El pedido puede tener asociado la estrategia de liberación, es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema.
1.8) RECEPCIÓN O ENTREGA DE MERCADERÍA.
Confirma su ingreso mediante el nro. de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, permite validar la aceptación del envío del proveedor.
1.9) RECEPCIÓN Y CONTROL DE FACTURA.
El sistema permite la verificación de factura, se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
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2) PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO.
El esquema representa el flujo de documentos de compras asociado a un proceso manual. Se inicia con una SolPed como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.
- MRP permite la creación automática de solped basadas en los requerimientos expresados en cada sector o la necesidad de actualización de stock.
- Un pedido puede ser creado automáticamente basandose en una solped donde se indicó el proveedor, si ha sido previamente configurado en el maestro del material y del proveedor.
- asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado autmaticamente al proveedor.
- Sap dispone de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.
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3) PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECIÓN Y PEDIDO.
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. se basa en propuestas de cotización efectúa su comparación.
- Compras determina las necesisdades basados en MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado(SD, PM, PP).
- Compras genera peticiones de ofertas, las envia a los proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistama.
- Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta mas conveniente(configurable).
- El resultado de las cotizaciones pueden generar automaticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
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4) PROCESOS DE COMPRAS - RECEPCIÓN DE MERCADERÍA Y FACTURACIÓN.
Una vez definido el proveeodr y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar la aceptación, luego se recepciona y verifica la factura y el concecuente registro de la deuda en Cuenta a Pagar (FI).
- al momento del registro de la entrada de mercadería, el sistema verifica las cantidades entre los documentos y admite desvíos basados en cantidades y /o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.
- El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos. Solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento.
5) PROCESO DE COMPRA - DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR.
Comprender el proceso de selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.