✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Martha Medina Paz
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS
PROCESO DE COMPRAS, es un componente de la Gestion de Materiales y el encargado de la adquisicion de Bs. y Serv. externos mediante la planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor.
Esta relacionado con SD (para abastecer los pedidos de ventas); con FI (con los registros contables); con PP y PM (proveyendo requerimientos de repuestos, insumos o servicios).
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS
- DETERMINACION DE NECESIDAD; las necesidades se identifican por medio de la planificacion y control de necesidades o la demanda para control de stock. El usuario puede crear las SolPe o bien el sistema automaticamente a traves de la planificacion y control de necesidad (MRP)
- CREACION DE SOLPE; es un documento generado por cualquier sector de la empresa como propuesta para la adquisicion de Bs. y Serv. Puede generarse manual o automaticamente.
- LIBERACION DE SolPe; a traves de las Estrategias de Liberacion se realiza el proceso de la aprobacion de compra por parte de los responsables. Las estrategias son opcionales y dependen de varios parametros (Ce, CeCo, etc) y el importe total de cada uno de los items.
- DETERMINACION FUENTE DE APROVISIONAMIENTO - COTIZACION; se puede seleccionar en base a pedidos anteriores y contratos de entrega existentes a largo plazo. Se da origen a la peticion de oferta (una por cada proveedor) y luego se registran las respuestas (cotizaciones) de los oferentes.
- SELECCION DEL PROVEEDOR - COMPARACION DE OFERTAS; se ingresan las ofertas de los diversos proveedores y se realiza la comparacion de las mismas dando una calificacion en funcion a calidad, precio, cumplimiento, antecedente, servicio, entrega.
- GESTION DE PEDIDO; puede tener asociada la estrategia de liberacion para el proceso de aprobacion de la compra por parte de los responsables. Es opcional y depende de varios parametros (Ce, Org. compr., Grupo de compra, CeCo, grupo de articulo, etc) y del importe total del documento.
- RECEPCION O ENTRADA DE MERCANCIA; se confirma el ingreso de la mercaderia mediante el numero de pedido asociado. Se pueden definir tolerancias en cantidades minimas - maximas que permiten validar la aceptacion del envio del proveedor.
- RECEPCION Y CONTROL DE FACTURA; se realiza la VF, se validan desviaciones de cantidad y precio ya que el sistema permite el acceso al Ped y a la EM.
CICLO DE APROVISIONAMIENTO; se inicia con una SolPe, se genera el Ped al proveedor y se recepciona la mercaderia o el servicio, se chequea y se registra la factura.
SolPe ------ Ped ------ EM ------ VF
- MRP permite la creacion automatica de SolPe basadaa en los requerimientos expresados en cada sector o la necesidad de actualizacion de stock.
- Ped se puede crear automaticamente en base a la SolPe donde se indica un proveedor y se ha sido configurado en el maestro del material y del proveedor.
- Asociado a la EM se puede enviar una aviso de entrega automaticamente al proveedor.
- SAP permite la facturacion automatica siempre que se haya configurado.
CICLO DE SELECCION Y PEDIDO; la seleccion del proveedor se basa en las propuestas de cotizacion que envian los proveedores y responde a una evaluacion en funcion a precio, calidad, cumplimiento, garantia, etc.
Determ. de la Nec. ------ Peticion de oferta ------ Comparacion de oferta ------ Pedido
- Compras determina la necesidad de Bs. y Serv.
- Compras genera peticiones de oferta y envia a cada proveedor; las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.
- Compras utiliza las cotizaciones regsitradas para ejecutar un proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente.
- El resutlado de las cotizaciones puede generar automaticamente el Ped y las comunicaciones de rechazo a los otros proveedores.
RECEPCION DE MERCADERIA Y FACTURACION; definiendo el proveedor y enviado el pedido, se esta a la espera de la entrega del material o servicio y gestion de aceptacion, luego se procedera con la recepcion y verificacion de la factura y consecuentemente el registro de la deuda en CxP.
EM ----- VF
- Al momento de la EM basada en un Ped, el sistema verifica la cantidad entre ambos documentos y admite desvios en cantidades o porcentajes previa parametrizacion.
- VF corrobora la informacion con el Ped y la EM y tambien admite desvios.
DETERMINACION DEL PROVEEDOR
- Se crea el Ped de oferta a partir de la SolPe y se envia a cada proveedor.
- Se reciben las cotizaciones de los proveedores y se ingresan al sistema, donde se genera un informe con el resultado mas conveniente segun las calificaciones indicadas.
- Luego se envia el Ped al proveedor escogido y a modo de gentileza se envia una nota al resto de los proveedores rechazados.
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Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Mayerly Ojeda Hernandez
Sobre el autor
Publicación académica de Martha Monica Medina Paz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Master
Martha Monica Medina Paz
Profesión: Licenciatura en Auditoria y Finanzas - Bolivia - Legajo: HJ87S
✒️Autor de: 66 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Martha Medina
Disponibilidad Laboral: FullTime 
