✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por María Sánchez Ruiz
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
PROCESO DE COMPRAS - ETAPAS:
-Determinación de necesidades
- creación de solped.
-Liberación de solped.
-Determinación fuente de adquisición
- Selección de pedido
-Gestión de pedido
-Liberación de pedido
-Entrada de mercancía
-Control de factura
Gestión de pago.
*Proceso de compras: etapas y documentos que componen el proceso completo de adquisición de bienes y servicios.
*Gestión de materiales: actividades y procesos asociados a adquisición de materiales, contrato de servicios , gestión de estock e inventarios.
*Planificación de necesidades: análisis del estado del stock de la empresa, las compras, ventas comprometidas, recursos solicitados para producción, mantenimiento , con la finalidad de proveer un reporte con las necesidades de reposición de materiales.
* punto de pedido: cantidad mínima admitida para cada producto .
DETERMINACIÓN DE NECESIDADES
se identifican por medio de la planificación y control de las necesidades o la demanda para contro de stocks. La verificación regular sw loa niveles de stock de materiales definidos por los registros maetros, la utilización del "punto de pedido", los pronósticos basados en el consumo son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducio solicitudes de pedido, o el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.
*Solicitud de pedido: documento en el cual se le solicita al departamento de compras la adquisición de productos o contratación de servicios.
CREACION DE SOLICITUD DE PEDIDO
Documento generado a propuesta por cualquier sector de la empresa lara la adquisici´´on de bienes o servicios que comienza el proceso de compras.
LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO
Proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Estrategia opcional y dependiente de uno o varios parámetros del sistema( Centro, centro de costo, grupo de artículos) y del importe total de cadda uno de los ítems.
* Centro de costo: subdivisión de la empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas.
DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE ADQUISICIÓN - COTIZACION
se identifica fuentes de aprovisionamiento a través de pedidos anteriores y contratos de entregas ya existentes, acelerando la creación de oferta. Se crea una cotización de los oferentes y luego se registra en el sistema sus respuestas.
SELECCIÓN DE PROVEEDOR - COMPARACIÓN DE OFERTAS
El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de los proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificaicón de los oferentes.
GESTIÓN DEL PEDIDO- ORDEN DE COMPRA
El sistema de compras toma información de la solicitud y la oferta para facilitar la creación de pedido. Ul usuario puede general los pedidos o se puede hacer que el sistema los genere automáticamente.
LIBERACIÓN DE PEDIDO
Aprobación de las compra por parte de los responsables correspondientes.
RECEPCIÓN O ENTRADA DE MERCANCÍA
El registro de entrada de mercancía confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado.La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas y máximas, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
RECEPCIÓN Y CONTROL DE FACTURA
El sistema permite la verificación de la factura enviada por los proveedores. Se validan los datos de precios y cantidades con la información del pedido y entrada de mercancía. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas de pago.
PROCESO DE COMPRAS- CICLO DE APROVISIONAMIENTO
Flujo de documentos de compras: se inicia con una solped como la necesidad de provisisón, se genera el pedido de la compra al proveedor, se recepciona la mercancía o servicio y se registra la factura del proveedor.
-La herramienta de planificación de necesidades ( MRP) permite la creación automática de las solped basadas en los requerimiento expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.
-un pedido se puede crear automáticamente nasado en un solped donde se indicó el proveedor o cuando ha sido previamente configurado en el maestro del material y proveedor.
- Se puede asociar a la entrega de la mercancía un aviso de entrega para ser enviado al proveedor.
-SAP dispone de facturación automática, pero debe ser previamente configurado.
PROCESO DE COMPRAS- CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente.
Determinación de necesidad- petición de ofertas-comparación de ofertas- pedido.
*El área de compras determina las necesidades de bienes o servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y aporte de cada sector.
*El área de compras genera peticiones de compras y las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas posteriormente son requistradas en el sistema.
*Se utiliza el registro de las cotizaciones para comparar y elegir la mejor opción.
*El resultados de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
PROCESO DE COMPRAS- RECEPCION DE MERCANCÍA Y FACTURACIÓN
eL SISTEMA SOLICITA DATOS ADICIONALES A FIN DE GENERAR DOCUMENTOS CONTABLES ASOCIADOS AL MOVIMIENTO , lo que requier una buena configuración del módulo FI ( cuentas de mayor, apertura de periodo, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de iva, etc)
PROCESO DE COMPRAS DETERMINACIÓN DE PROVEEDOR
-Se crea una petición de oferta a partir de una solped y luego es replicada ( con documentos diferentes pero casi idéntica) para enviarla a los proveedores.
- Se reciben las respuestas de los proveedore, las cuales se registran en el sistema y sirven para determinar cuál es la propuesta más conveniente.
-Se enviará el pedido a proveedor escogido y tmb se tendrá la opción de notificar a los demás que fueron rechazados.
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Sobre el autor
Publicación académica de María De Lourdes Sánchez Ruiz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
María De Lourdes Sánchez Ruiz
Mexico - Legajo: PP17C
✒️Autor de: 107 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de María Sánchez
Disponibilidad Laboral: FullTime 
