✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Laura De La Pena
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
ETAPAS y DOCUMENTOS del PROCESO DE COMPRAS
1 - DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES
- Métodos posibles para determinar la necesidad de emitir una solicitud de pedido
- planificación y control de necesidades
- control de stock
- verificación de los niveles de stock que indican los registros maestros
- aplicación del método Punto de Pedido
- pronósticos basados en los consumos anteriores
2 - CREACIÓN DE LA SOL PED
- Documento que puede ser generado a propuesta de cualquier sector de la compañía para la compra de bienes o servicios. Da comienzo al Proceso de Compras.
- Puede ser manual o automática, creada por el área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc)
3 - LIBERACION DE LA SOL PED
- Este procedimiento puede estar asociado al proceso de compras. Se llama Estrategia de Liberación y refleja el nivel de aprobación que deben dar los responsables correspondientes de dicha compra. Esto es OPCIONAL y depende de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de Costos, Grupo de Artículos, entre otros) y por supuesto el Importe Total de cada uno de los items.
4 - COTIZACIÓN (DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE ADQUISICIÓN (QUE NO ES LA SELECCIÓN DEL PROVEEDOR, OJO)
Desde Compras se puede ayudar a identificar las fuentes potenciales basándose en compras anteriores y/o en contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Se crea una cotización para cada uno de los oferentes que luego se registra en el sistema con las respuestas de los proveedores.
5 - SELECCIÓN DEL PROVEEDOR (COMPARACIÓN DE OFERTAS)
El sistema permite el ingreso de las ofertas de los proveedores o bien la simulación de escenarios para determinar precios, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de la calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)
6 - GESTIÓN DEL PEDIDO (CONFECCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR)
Desde el sistema de compras se puede generar el pedido tomando información de la sol ped y de la oferta para facilitar la creación. También permite la creación de pedidos por el usuario o puede generarlos automáticamente.
Admite el uso de otro tipo de documentos como Planes de Entrega y Cotratos.
7 - LIBERACIÓN DEL PEDIDO
El pedido, al igual que la sol ped, puede tener una Estrategia de Liberación. Esto es el proceso de aprobación de compra por parte de los responsables. Esto es opcional y depende de uno o más parámetros del sistema Centro, Grupo de Compras, Centro de Costo, Grupo de Artículos, entre otros) y del Importe total del documento.
8 - ENTREGA (RECEPCIÓN) DE LA MERCADERÍA
Al registrar en el sistema la Recepción de la Mercadería, se asocia al nro de pedido. Esto confirma la entrada de la mercadería.
Existe una parametrización previa para la tolerancia, cantidades mínimas, máximas, que permitirán la aceptación del envío del proveedor
9 - RECEPCIÓN Y CONTROL DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR
CICLO DE APROVISIONAMIENTO
- SOLICITUD DE PEDIDO
- PEDIDO
- ENTRADA DE MERCADERÍAS
- RECEPCIÓN DE FACTURA
La herramienta llamada MRP permite la creación automática de Solicitudes basada en los requerimientos expresados por cada sector o bien por la necesidad de actualizar el stock
Un pedido puede ser creado automáticamente en base a una solicitud donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro de materiales y el proveedor
Cuando se entrega la mercadería se puede emitir en forma automática un Aviso de Entrega al proveedor
Existe una herramienta de Facturación Automática, que habilita al sistema al registro de las facturas de los proveedores si es que esto ha sido configurado en la parametrización
CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO
- Determinación de la Necesidad
- Petición de Ofertas
- Comparación de Ofertas
- Pedido
Compras determina la necesidad, valiéndose de MRP y de los requerimientos de cada sector
Compras genera los pedidos de cotización que envía a varios proveedores registrados en el sistema
Compras utiliza el resultado de las cotizaciones para ejecutar un proceso y comparar y seleccionar la más conveniente (configurable).
El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones de rechazo de cotizaciones a los proveedores (automáticas también)
RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS
ENTRADA DE MERCADERÍAS
Al registrar la entrada de las mercaderías basada en un pedido, el sistema validará las cantidades entre ambos documentos permitiendo desvíos (cantidades, y/o porcentaes) de acuerdo a lo configurado en la parametrización.
RECEPCIÓN DE FACTURA
Al registrar la factura, el sistema validará la información comparada con el pedido y la recepción de la mercaderia y permitirá desvíos de acuerdo a lo configurado en la parametrización.
Solicitará el resto de los datos para generar el documento que será contabilizado (módulo FI)
DETERINACIÓN DEL PROVEEDOR
- SOLICITUD DE PEDIDO
- PETICIÓN DE OFERTAS (a varios proveedores)
- COMPARACIÓN DE OFERTAS
- GENERACIÓN DEL PEDIDO Y RECHAZOS DEL RESTO DE LAS OFERTAS (opcional a modo de gentileza)
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Sobre el autor
Publicación académica de Laura De La Pena, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Laura De La Pena
Profesión: Analista Funcional Senior - Argentina - Legajo: UV58D
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Laura De
Disponibilidad Laboral: FullTime 
