✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Raquel Cuadra Fernandez
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
PROCESO DE COMPRAS - DEFINICIÓN Y ETAPAS
El Proceso de Compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del Proveedor.
Se encuentra íntimamente relacionado con:
- Ventas "SD" - Establecer pedidos de ventas.
- Contabilidad "FI" - Registros contables.
- Producción "PP".
- Mantenimiento "PM" - Proveyendo repuestos, insumos y servicios.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS
> DETERMINACIÓN DE NECESIDADES: Se identifican por medio de la planificación y el control de las necesidades o de la demanda para control de Stocks.
Aspectos Importantes:
- Verificación regular de los niveles de Stock de materiales definidos por los registros maestros.
- Utilización del método "Punto de Pedido".
- Pronósticos basados en el consumo anterior.
*El Usuario puede introducir SolPed o bien el Sistema de Planificación y control puede generarlos automáticamente.
> CREACIÓN DE SOLPED: Documento generado a propuesta de cualquier Sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios (Manual o automática).
> LIBERACIÓN DE SOLPED: Puede tener asociada la "Estrategia de Liberación" (Proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes). Dicha Estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de Costos, Grupo de artículos, etc.). y por supuesto, el Importe total de cada uno de los Items.
> DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE ADQUISICIÓN - COTIZACIÓN: El Componente de Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega y a existentes a largo plazo. Esto acelera las Peticiones de Oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e- mail o EDI. Se crea cotización y se registran en el sistema sus respuestas.
> SELECCIÓN DEL PROVEEDOR - COMPARACIÓN DE OFERTAS: El Sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores, permitiendo la comparación de ofertas a partir de la previa calificación de los oferentes (Calidad, precio, cumplimiento, antecedentes , servicio, etc.).
> GESTIÓN DEL PEDIDO (ORDEN DE COMPRA): El Sistema de Compras toma la información de la Solicitud y de la Oferta para facilitar la creación del Pedido (Manual o automático). Admite el uso de documentos contemplados por el Sistema como Planes de entregas y Contratos.
> LIBERACIÓN DEL PEDIDO: Asociado a la "Estrategia de Liberación", y de manera muy similar a la SolPed, dicha estrategia puede ser opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema, y del Importe total del documento.
> RECEPCIÓN O ENTRADA DE MERCADERÍA: El registro en el sistema confirma su ingreso mediante el Número de Pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
> RECEPCIÓN Y CONTROL DE FACTURA: El sistema permite la "Verificación de Factura" enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios (el sistema tiene acceso a los datos del Pedido, Entrada de Mercadería, y Parametrización del documento). Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO
Flujo de Documentos de Compras (Proceso Manual):
SolPed -> Pedido -> Entrada de Mercadería -> Recepción de Factura.
Comentarios Importantes:
- La herramienta de Planificación de Necesidades (MRP) permite la creación automática de SolPed basadas en los requerimientos expresados por cada Sector.
- Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una SolPed donde se indicó el Proveedor, y si ha sido previamente configurado en el Maestro de Material y el Proveedor.
- Asociado a la "Entrega de Mercadería", puede indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automáticamente por el Proveedor.
- Facturación Automática: Habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurada en la parametrización.
PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO
Etapas para la Selección del Proveedor y la Creación del Pedido:
Deter. Necesidades -> Petición de Ofert. -> Comparación de Ofert. -> Pedido.
PROCESO DE COMPRAS - RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS Y FACTURACIÓN
Una vez definido el Proveedor, enviado el correspondiente Pedido, esperado el material o servicio y gestionado su aceptación; se procesa la recepción y verificación de la factura, así como el consecuente registro de la deuda en Cuentas a pagar (FI).
Entrada de Mercadería -> Recepción de Factura.
Comentarios Importantes: Al momento del registro de la Entrada de Mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes establecidos por parametrización.
PROCESO DE COMPRAS - DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR
Proceso de Selección del Proveedor a partir de anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido:
<SolPed>
<Petición de Oferta>
<Proveedor 1, Proveedor 2, Proveedor 3>
<Comparación de Ofertas>
<Pedido o Rechazo>
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Sobre el autor
Publicación académica de Raquel Cuadra Fernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Raquel Cuadra Fernandez
Profesión: Gestor de Procesos de Sistemas - Mexico - Legajo: WW15O
✒️Autor de: 62 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Raquel Cuadra
Disponibilidad Laboral: FullTime 
