Etapas y documentos del proceso de compras
Procesos de compra -
Definición y etapas
El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales donde los encargados de la adquisición de bienes y servicios mediante la planificación de necesidades eligen la mejor fuente de aprovisionamiento para luego hacer seguimiento de entrega y facturar al proveedor.
El proceso de compras modulo MM se encuentra estrechamente relacionado con :
- ventas SD para abastecer los pedidos de ventas.
- Contabilidad FI por medio de los registros contables.
- Producción PP y Mantenimiento PM por sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
Componentes de las etapas del proceso de compras:
- Determinación de necesidades: Las necesidades de materiales se identifica por la planificación y el control de las necesidades de demanda, la regulación de los niveles de stock y los pronósticos basados en el consumo anterior permitiendo que los usuarios puedan realizar la solicitud de pedido o bien el sistema de planificación y control genere el pedido automáticamente.
- Creación de solicitud de pedido: Documento generado para la adquisición de bines o servicios y comienzo del proceso de compra. Este puede ser generado en cualquier ámbito de SAP (ventas, producción, mantenimiento entre otros). Proceso manual o automático.
- Liberación de la solicitud de pedido: En una solicitud de pedido se puede tener asociado la "estrategia de liberación" la cual es opcional y parametrizada con anterioridad, permitiendo a los responsables aprobar el proceso de compras.
- Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: Componente de compras que ayuda a identificar las fuentes de aprovisionamiento, esto acelera el proceso de creación de peticiones que pueden ser enviadas a los proveedores por fax, e-mail o EDI.
- Selección de proveedores - Comparación de ofertas: El sistema permite la comparación de varias ofertas a partir de la calificación de los oferentes y el ingreso de las ofertas de diferentes proveedores comprando calidad, precios, cumplimientos, servicios y entregas.
- Gestión de pedidos (orden de compra): El sistema toma la información de la solicitud y de las ofertas para facilitar la creación del pedido. Proceso manual o automático.
- Liberación del pedido: Similar a la liberación de la solicitud del pedido.
- Recepción o entrada de mercadería: Registro de mercancía en el sistema donde se confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado
- Recepción y control de facturas: El sistema facilita la validación de la factura revisando las cantidades y precios dado que el sistema tiene la información del pedido y la entrada de mercancía.
Ciclo de aprovisionamiento
Flujo de documentos de compras asociado a un proceso manual: este inicia con la creación de la SOLPED como necesidad de la provisión y se genera el pedido de compra al proveedor, para luego la mercancía ser recibida, verificada y registrada la factura del proveedor. Este proceso también puede ser automático.
pasos: Solped - Pedido - Entrada de Mercancía - Recepción de factura
Importante : para tener en cuenta
- MRP: Herramienta de planificación de necesidades, permite la creación de solped basada en las necesidades de actualizar el stock para cada sector.
- Si se ha configurado en el maestro y el proveedor se puede generar un pedido basándose en la información de la solped.
- La entrega de mercancía puede ser enviada automáticamente al proveedor.
- SAP permite la facturación automática si ha sido previamente configurado.
Ciclo de selección y pedido
SAP posee un herramienta que permite determinar la necesidades de aprovisionamiento y selección del proveedor mas adecuado, basándose en la cotización realiza la comparación en ( precios, calidad, cumplimiento, garantías etc) siendo parametrizado con anterioridad puede ejecutar esta operación.
Etapas para la selección de proveedores y la creación de pedido:
Determinación de la necesidad - petición de ofertas - comparación de ofertas - Pedido
Importante : Particularidades a tener en cuenta:
- El área de compras determina las necesidades de bines y servicios basados en el sistema MRP.
- Las peticiones de oferta son enviadas al proveedor y las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.
- Los resultados de las cotizaciones pueden generar automáticamente el pedido e informar al proveedor del rechazo de su cotización.
Recepción de mercadería y facturación
Ya definido el proveedor se envía el pedido para luego recibir los materiales o servicios adquiridos, posteriormente se procesa la recepción de la mercancía y verificación de la factura la cual será registrada en el modulo FI de deuda - cuentas por pagar.
Entrada de mercancía - Recepción de factura
Importante:
- Cuando se registra la entrada de mercancía, el sistema verifica las cantidades entre recibido vs pedido permitiendo desvíos parametrizados con anterioridad.
- El sistema verifica la información al momento de ingresar la factura comparándola con el pedido y permitiendo desvíos, generando los documentos contables asociados al movimiento y solicitando información adicional que complete dicha información requerida.
Determinación de proveedores
Esquema del proceso para la selección de proveedores encontrando el mas conveniente a partir de los pedidos anteriores.
- Inicia: Creando en SAP la solicitud de oferta con la información de la solicitud de pedido (solped) para luego ser enviada a cada proveedor.
- Al recibir las ofertas del los diferentes proveedores esta es ingresada al sistema, permitiendo la generación de un informe con los resultados de la oferta mas conveniente.
- Al tener la oferta mas conveniente se enviara al proveedor escogidos el pedido y al resto de proveedores la nota de rechazo.