Proceso de Compras: Componente de la Gestion de Materiales y el encargado de la adquisicion de bienes y servicios externos mediante la Planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor (relacionado con Ventas SD para abastecer los pedido de Ventas/Contabilidad FI a traves de los registros contables/Produccion PP y Mantenimiento PM proveyendo sus requisitos de repuestos, insumos y servicios).
Componentes en el Poceso de Compras:
- Determinacion de necesidades: de materiales, por medio de la planificacion y el control de necesidades o la demanda para el control de stocks. Aspectos importantes: verificacion regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros - Utilizacion del metodo del "Punto de Pedido" - Pronosticos basados en el consumo anterior. El usuario puede introductir Solicitudes de Pedido o el sistema de planificacion y control de necesidades puede generarlas automaticamente.
- Creacion de Solicitud de Pedido: Es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisicion de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creacion puede ser manual o automatica; creada por el Area de Compras o por otros ambitos de SAP (Ventas, Produccion, Mantenimiento, etc.).
- Liveracion de la Solicitud de Pedido: Puede tener asociada la Estrategia de Liberacion, es el proceso de aprobacion de la compra por parte del/los responsable/s correpondiente/s. Es opcional y dependiente de uno o mas parametros del sistema (Centro, Centro de Costo, Grupo de Articulos, etc.) y del Importe total de cada uno de los items.
- Determinacion de la fuente de adquisicion - Cotizacion: El componente de Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basandose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creacion de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por e-mail o EDI. Se crea una cotizacion para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
- Seleccion del Proveedor - Comparacion de Ofertas: El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinacion de precio, permitiendo la comparacion de varias ofertas diferntes a partir de la previa calificacion de los oferntes, en funcion de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)
. Gestion del Pedido (Orden de Compra): El sistema de Compras toma informacion de la solicitud y de la ofernta para facilitar la creacion del Pedido. El usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automaticamente. Tambien admite el uso de documentos contemplados por el sistema como Planes de entregas y Contratos.
- Liberacion del Pedido: El pedido puede estar asocido a la "Estrategia de liberacion", el proceso de aprobacion de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Esta estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parametros del sistema (Centro, Grupo de Compra, Centro de Costo, Grupo de articulos, etc.) y del Importe total del documento.
- Recepcion o Entreda de Mercaderia: Confirma su ingreso mediante el numero de Pedidod asociado. La parametrizacion previa en cuanto a tolerancia, cantidades minimas, maximas, etc., permiten validar la aceptacion del envio del proveedor.
- Recepcion y Control de Factura: Se validan las deviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercaderia, ademas de la parametrizacion del documento. Esto acelera el proceso de auditoria y compensacion de facturas para el pago.
- Ciclo de aprovisionamiento.
- SolPed - como necesidad de provision. La herramienta de planificacion de necesidades (MRP) permite la creacion automatica de Solicitudes de Pedido basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualizacion del stock.
- Pedido de Compra al Proveedor - puede ser creado automaticamente basandose en una Solicitud de Pedido donde se indico el proveedor, y si ha sido previamente configuradao en el maestro del material y el proveedor.
- Mercaderia o servicio es recepcionada - Asociada a la Entrega de Mercaderia peude indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automaticamente al proveedor.
- Chequeada y registrada la factura del proveedor - SAP dispone de la herramienta de Facturacion Automatica, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automaticamente si ha sido previamente configurado en la parametrizacion.
- Ciclo de seleccion y pedido.
- El Area de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposicion, Ventas, Mantenimiento, Produccion).
- Genera Peticiones de Oferta, las envia a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
- Utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente (configurable).
- El resultado de las cotizaciones puede generar automaticamente el Pedido y las comunicaciones automaticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
- Recepcion de Mercaderia y Facturacion.
Al definir el proveedor y enviado el Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptacion, posteriormente se procesara la recepcion y verificacion de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas de Pagar (gestionar por el modulo FI).
- Al registrar la entrada de mercaderia basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvios basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrizacion.
- El registro de factura del proveedor verifica su informacion comparada con el pedido e ingreso de mercaderia, validando desvios de acuerdo a la parametrizacion. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuracion del modulo FI (cuentas de mayor, apertura del periodo, division, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, etc.).
- Determinacion del proveedor.
- Se crea una Peticion de Oferta a partir de una SolPed y luego es replicada (como documentos diferentes, pero con informacion casi identica) para ser enviadas a cada proveedor.
- Recibidas las respuestas de los proveedores, la informacion suminstrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generacion de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta mas conveniente, a partir de las sendas calificaciones.
- Se enviara el Pedido al proveedor escogido y se tendra la opcion, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.