✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por David Rojas
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Unidad 4 lección 2/8
ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS.
1.PROCESO DE COMPRAS - DEFINICION Y ETAPAS: El PROCESO DE COMPRAS es un componente de la GESTION DE MATERIALES y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la PLANIFICACION DE NECESIDADES, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de entrega y facturación del proveedor.
Se encuentra relacionado con SD, para abastecer los pedidos de Ventas, con FI a través de registros contables, con PP y PM proveyendo sus requerimientos y repuestos, insumos y servicios.
PROCESO DE COMPRAS - DETERMINACION DE NECESIDADES - CRECION SOLIC. DE PEDIDO - LIBERACION SOLIC. DE PEDIDO - DETERM. FUENTE DE ADQUISICION - SELECCION DEL PROVEEDOR - GESTION DEL PEDIDO - LIBERACION DEL PEDIDO - ENTRADA DE MERCADERIA - CONTROL DE FACTURA - GESTION DE PAGO.
Analizamos sus componentes:
1.1 Determinación de necesidades: Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stock. La verificación regular de los niveles de Stock, la utilización del método del PUNTO DE PEDIDO.
1.2 - Creación de la solicitud de pedido: La SOLPED es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. Puede ser manual o automática. Creada por el área de Compras, SD, PP, PM).
1.3 - Liberación de la solicitud de pedido: La ESTRATEGIA DE LIBERACION es el proceso de aprobación de la compra.
1.4 - Determinación de la fuente de adquisición - cotización: Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo.
1.5 - Selección de proveedor - Comparación de ofertas: El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio.
1.6 - Gestión del pedido (Orden de compra): El sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del PEDIDO.
1.7 - Liberación del pedido: El pedido puede tener asociado la llamada "ESTRATEGIA DE LIBERACION".
1.8 - Recepción o entrada de mercadería: El registro en el sistema de la recepción o "ENTRADA DE MERCADERIA" confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado.
1.9 - Recepción y control de factura: el sistema permite la "VERIFICACION DE FACTURA" enviada por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la entrada de mercadería, además de la parametrización del documento.
2. PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO: El esquema siguiente representa el flujo de documentos de compras asociados a un proceso manual. Iniciamos con una SolPed, como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio es recepcionada, chequeada y registrada la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.
SOLPED - PEDIDO - ENTRADA DE MERCANCIA - REPECION DE FACTURA.
_La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedidos, basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del Stock.
_Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor. y fue configurado en el maestro del material y el proveedor.
_Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
_SAP dispone de Facturación automática, lo que registra facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente parametrizado.
3. PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECCION Y PEDIDO: SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas conveniente. Basado en (precio, calidad, cumplimiento, garantía).
DETERM. DE NECESIDAD - PETICIÓN DE OFERTAS - COMPARAC. DE OFERTAS - PEDIDO.
_El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Repo, ventas, mantenimiento, producción).
_El área de compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
_El área de compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección, de la propuesta mas conveniente.
_El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas del rechazo de cotizaciones de los proveedores.
4. PROCESO DE COMPRAS - RECEPCIÓN DE MERCADERIA Y FACTURACIÓN: Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda a cuentas a pagar. (Modulo Fi).
ENTRADA DE MERCANCIA - RECEPCIÓN DE FACTURA: Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos, y admite desvíos basados en cantidades, porcentajes o un suministro incompleto.
El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. (cuentas de mayor, apertura del período, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).
5. PROCESOS DE COMPRAS - DETERMINACIÓN DE PROVEEDOR: En esta sección se presenta un esquema que ayuda a comprender el proceso de la selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.
SOLPED - PETICIÓN DE OFERTA - PROVEEDOR 1 - 2 - 3 - COMPARAC. OFERTAS.
Como se observa en el gráfico, y tal cual se refleja en los documentos que serán registrados en SAP, se crea una petición de oferta a partir de una SOLPED y luego se replica. (como doc diferentes pero con información casi idéntica).
Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas, y la propuesta más conveniente.
A partir del resultado del paso anterior, se enviará el pedido del proveedor escogido, y se tendrá la opción a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.
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Sobre el autor
Publicación académica de David Rojas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Master
David Rojas
Profesión: Repositor - Argentina - Legajo: WT96B
✒️Autor de: 128 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
