Proceso de compras /Definición y etapas:
Es un componente del proceso de gestión de materiales. Se encarga de adquirir bienes y servicios. Tiene un proceso de abastecimiento donde se identifican las necesidades, se selecciona el mejor proveedor (Oferta), se realiza entrada de mercancía y por ultimo la factura al proveedor.
- Determinación de necesidades: Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de Stock.
- Creación de la solicitud de pedido (Solped): Es un documento donde el usuario/área propone una necesidad, bien sea de un servicio o un material. Normalmente es creado por el área de compras, pero pueden haber empresas donde otras áreas tengan acceso a este documento.
- Liberación de la solicitud de pedido (Solped): Una vez salvado la solicitud de pedido, esta puede generar un proceso llamado Liberación de pedido. Este proceso se realiza con el fin de llevar un control del documento y ser avalado por el líder del área o mando medio. La liberaciones son parametrizables, pueden configurarse de acuerdo al importe o valor, centro de costos, centro, entre otros.
- Determinación de la fuente de adquisición (Cotizaciones): Comúnmente este proceso en SAP se conoce como las peticiones de oferta. Donde por medio de un historial de pedidos, contratos o negociaciones vinculadas al proceso de compras, se pueden tomar referenciado los proveedores. Ayuda a acelerar el proceso de compras.
- Selección del proveedor (Comparación de ofertas): Una vez se tengan recopiladas las cotizaciones, el sistema esta en capacidad de realizar validaciones por medio de precio o Items que permita seleccionar al mejor proveedor.
- Gestión del pedido (Orden de compra): Con referencia a la solicitud de pedido e información de la petición de oferta se puede crear el pedido. Aunque hay clases de documento que no requieren de solicitud de pedido, pueden utilizarse contratos o incluso imputaciones manuales.
- Liberación de pedidos. El pedido de acuerdo a su configuración y condiciones de la empresa, puede tomar estrategia de liberación. Se trata de un proceso donde los responsables del área pueden autorizar la compra.
- Recepción o entrada de mercancía (Entradas en actividad): Con referencia al numero de pedido, una vez este liberado se realiza la entrada de mercancía, bien sea de servicios o bienes (Materiales). Aquí se registra la cantidad recibida 7/o solicitada por el área.
- Recepción y control de factura Por medio de este proceso se hace la verificación de la factura enviada a los proveedores. Siempre se hacen con referencia a las entradas de mercancía (Bienes y servicios). Acelera y mejora los procesos de compensación de facturas para el pago al igual que la contabilidad.
Proceso de compras - Ciclo de aprovisionamiento
- Solicitud de pedido
- Pedido de compras
- Entrada de mercadería (Entradas en actividad)
- Cotejos de factura
Proceso de compras - Ciclo de selección y pedido
- Determinación de la necesidad
- Petición de ofertas
- Comparación de ofertas
- Pedido
Proceso de compras - Recepción de mercadería y facturación
Una vez definido el proveedor, realizado el pedido el área recibe la mercancía, bien sea de un material o un servicio. De acuerdo a las cantidades y características de la mercancía se procede a registrarla en el sistema SAP. Luego se procesa mediante la entrada de mercancía (Mercadería) la factura (Cuentas por pagar FI).
Proceso de compras - Determinación del proveedor
- Solicitud de pedido
- Petición de ofertas (Postulación de varios proveedores)
- Comparación de ofertas (Se crea el pedido de compras) (Se rechazan ofertas)