✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Daniel Woclaw

Lección 2/7: ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

PROCESO DE COMPRAS - DEFINICIÓN Y ETAPAS

El Proceso de compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, selección de la fuente de aprovisionamiento mas adecuada, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor. Asi mismo, se encuentra estrechamente relacionado con Ventas "SD" para abastecer los Pedidos de Ventas, con Contabilidad "FI" para los respectivos registros contables y con Mantenimiento "MP" proveyendo los requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

El flujo del proceso de compras es el siguiente:

Determinación de necesidades

Creación de la Solicitud de Pedido

Liberación de la Solicitud de Pedido

Determ. Fuente de Adquisición

Selección del Proveedor

Gestión del Pedido

Liberación del Pedido

Entrada de Mercadería

Control de la Factura

Gestión de Pago.

A continuación sus explicaciones:

• Determinación de necesidades: Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del "Punto de Pedido", y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición.
• Creación de la Solicitud de Pedido: es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios. La creación puede ser manual o automática; son creadas por el área de compras o por los ámbitos de Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.
• Liberación de la Solicitud de Pedido: es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema (Centro, Centro de Costo, Grupo de artículos, etc).
• Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: ayuda a identificar las fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
• Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas: SAP permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes; en función de diversos parámetros como calidad, precio, cumplimiento, etc.
• Gestión del Pedido - Orden de Compra: toma la información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. De forma similar al caso de las S/P el usuario puede generar los O/P o hacer que el sistema las genere automáticamente.
• Liberación del Pedido: La O/P puede tener asociado la denominada "Estrategia de Liberación", es decir, el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema.
• Recepción o Entrada de Mercadería: confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado. Las parametrizaciones previas en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, etc, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
• Recepción y Control de Factura: El sistema permite la "Verificación de Factura" enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios; esto permite la aceleración de procesos de auditoría y compensación de facturas para el pago.

PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO

Solicitud de Pedido

Pedido

Entrada de Mercancía

Recepción de Factura.

Consideraciones para este modelo:

La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de S/P basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una S/P donde se indicó al proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y proveedor.

Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado al proveedor.

SAP dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO

SAP dispone de herramientas que determinan la necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas favorable. Esto responde a una parametrizaión previa con diversos criterios de evaluación.

Determinación de necesidad Petición de ofertas Comparación de ofertas Pedido

Igualmente hay que tener presente ciertas particularidades:

El Área de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema mpr y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposición, ventas, mantenimiento, producción).

El Área de Compras genera las Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

El Área de Compras tomará el registro de cotizaciones par ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta mas conveniente.

El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

PROCESO DE COMPRAS - RECEPCIÓN DE MERCADERÍA Y FACTURACIÓN

Ya definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, SAP queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, para luego procesar la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas por Pagar (módulo FI).

Entrada de Mercancía Recepción de Facturas

Al momento del registro de la entrada de mercancía basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecido por parametrización.

El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI.

PROCESO DE COMPRAS - DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR

SAP crea una Petición de Oferta a partir de una S/P, y luego es replicada para cada proveedor .

Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y las propuesta mas favorable a partir de las sendas calificaciones.

Por último, se enviará el Pedido al Proveedor escogido y se tendrá la opción, a modo diplomático, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.