✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Mauricio Esteban Jaraba

ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

PROCESO DE COMPRAS - DEFINICION Y ETAPAS

El proceso de compras es un componente de la gestion de materiales y el encargado de la adquision de bienes y servicios externos mediante la planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor. Se encuentra intimamente relacionado con ventas para abastercer los pedidos, con contabilidad a traves de los registros contables, con produccion y mantenimiento proveyendo sus requerimientos de respuestos, insumos y servicios. Los componentes que conforman el proceso son:

DETERMINACION DE NECESIDADES

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificacion y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificacion regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilizacion del metodo del punto de pedido y los pronosticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definicion. Se pueden introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificacion y control de necesidades puede generarlas automaticamente.

CREACION DE LA SOLICITUD DE PEDIDO

Es un documento generado por cualquier sector de la empresa para la adquision de bienes o servicios que comienza con el proceso de compras. La creacion puede ser manual o automatica; creada por el area de compras o por otros ambietos de SAP (ventas, produccion, mantenimiento, etc).

LIBERACION DE LA SOLICITUD DE PEDIDO

Puede tener asociada la llamada estrategia de liberacion, esto es, la aprobacion de la compra por parte de o los responsables correspondientes. Esta estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parametros del sistema y del importe total de cada uno de los items.

DETERMINACION DE LA FUENTE DE ADQUISION - COTIZACION

Este componente ayuda a identificar fuentes de aprovisiomaniento potenciales basandose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creacion de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail, entre otros. Se crea una cotizacion para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

SELECCION DEL PROVEEDOR - COMPARACION DE OFERTAS

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinacion de precio, permitiendo la comparacion de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificacion de los oferentes en funcion de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.

GESTION DEL PEDIDO (ORDEN DE COMPRA)

El sistema toma la informacion de la solicitud y de la oferta para facilitar la creacion del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automaticamente. Tambien admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos.

LIBERACION DEL PEDIDO

Puede asociarse tambien a la llamada estrategia de liberacion, esto es la aprobacion por parte de o los responsables, dicha estrategia es opcional y depende de los paramateros del sistema y del importe total del documento.

RECEPCION O ENTRADA DE MERCADERIA

El registro en el sistema de la recepcion de la mercaderia confirma su ingreso mediante el numero de pedido asociado. La parametrizacion previa en cuanto a tolerancias, cantidades minimas, maximas, entre otras, permiten validar la aceptacion del envio del proveedor.

RECEPCION Y CONTROL DE FACTURA

El sistema permite la verificacion de la factura enviada por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercaderia, ademas de la parametrizacion del documento. Esto acelera el proceso de auditoria y compensacion de facturas para el pago.

PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO

Este preceso se puede realizar de manera manual o automantica. Se inicia con una SolPed (solicitud de pedido) como necesidad de provision, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercaderia o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor.

• La herramienta de planificacion de necesidades llamada (MRP) permite la creacion automatica de solicitudes de pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualizacion del stock.
• Un pedido puede ser creado automaticamente basandose en una solicitud de pedido donde se indico el proveedor y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
• Asociada a la entrega de mercaderia puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automaticamente al proveedor.
• SAP dispone de la herramienta de facturacion automatica, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automaticamente si ha sido previamente configurado en la parametrizacion.

PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECCION Y PEDIDO

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior seleccion del proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotizacion efectuan su comparacion. Este ultimo proceso responde a una parametrizacion previa de criterios de evaluacion (precio, calidad, cumplimiento, etc).

• El area de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposicion, ventas, mantenimiento, produccion).
• El area de compras genera peticiones de oferta, las envia a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
• El area de compras utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente (configurable).
• El resultado de las cotizaciones puede generar automaticamente el pedido y las comunicaciones automaticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

PROCESO DE COMPRAS - RECEPCION DE MERCADERIA Y FACTURACION

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptacion, posteriormente, se procesara la recepcion y verificacion de la factura y el consecuente registro de la deuda en cuentas a pagar, esto ultimo gestionado por el modulo FI.

• Al momento de registro de la entrada de la mercaderia basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvios basados en cantidades y porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrizacion.
• El registro de factura del proveedor verifica su informacion comparada con el pedido e ingreso de mercaderia, validando desvios de acuerdo a la parametrizacion. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuracion del modulo FI.

PROCESO DE COMPRAS - DETERMINACION DEL PROVEEDOR

Se realiza la seleccion del proveedor mas conveniente a partir de los pedidos de cotizacion y la concrecion del pedido.

• Se crea una peticion de oferta a partir de una solicitud de pedido y luego es replicada (como documentos diferentes pero con informacion casi identica) para ser enviadas a cada proveedor.
• Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores la informacion suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generacion de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta mas conveniente, a partir de las sendas calificaciones.
• A partir del resultado del paso anterior, se enviara el pedido al proveedor escogido y se tendra la opcion a modo de gentileza de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.