✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Sonia Fuentes Sanabria
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Etapas y Documentos del Proceso de Compras
Etapas del Proceso de Compras:
- Determinación de Necesidades
- Creación de Solicitud de Pedido (ME51N)
- Liberación de Sol.Ped (ME54N)
- Determinación Fuente de Adquisición (ME41)
- Selección del Proveedor (ME41) o ME21N
- Gestión de Pedido (ME21N)
- Liberación de Pedido (ME29N)
- Entrada de Mercadería (MIGO)
- Control de la Factura (MIRO)
- Gestión de Pago
- Definición de Etapas de Proceso de Compras
El proceso de Compras es un componente de la gestión de Materiales encargado de la adquisición de bienes y servicios externos (basado en la planificación de necesidades, elección de fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor).
Nota: Este proceso de relaciona con Ventas "SD" para abastecer pedidos de venta, Contabilidad "FI" Registros contables, Producción "PP" y Mantenimiento "PM" proveyendo requisitos de repuesto, insumos y servicios.
- Determinación de Necesidades:
Se identifican por medio de una planificación y control de necesidades o la demanda de stock. La verificación de los niveles de stock (Materiales Definidos), la utilización del método de punto de pedido y los pronósticos basados en el consumo anterior. Son aspectos importantes en esta definición.
- Creación de Solicitud de Pedido:
Es un documento generado por cualquier sector de una empresa para adquirir bienes o servicios que comienza el proceso de compras. Su creación puede ser manual o automática y por el área de compras u otros ámbitos (Ventas, Producción, Mantenimiento)
- Liberación de la Solicitud de Pedido:
La solicitud de pedido puede tener asociada la "Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación la compra por parte de los responsables. (Es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema - Centro, Centro de costos)
- Determinación de la fuente de adquisición - Cotización
El componente de compra ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos existentes a largo plazo. Eso acelera la creación de petición de oferta que pueden enviarse a los proveedores por Fax,E-mail, EDI.
- Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas
El sistema permite el ingreso de ofertas de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precios, permitiendo la comparación de varias ofertas (Calidad, Precio, Cumplimiento, Antecedentes, Servicios, Entregas).
- Gestión del Pedido - Orden de Compra
El sistema de compras toma información de la SolPed y la Oferta para la creación del Pedido. Como en las Solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere de manera automática.
- Liberación del Pedido
El pedido puede tener asociado la "Estrategia de Liberación", es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Similar a la SolPed, esta estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Grupo de Compras, Centro de Costo, Grupo de Artículos)
- Recepción o Entrada de Mercadería
El registro en el sistema de la Recepción o "Entrada de Mercadería" confirma el ingreso mediante el pedido asociado. La parametrización se realiza en cuanto a Tolerancia, Cantidades mínimas, Máxima, entre otras.
- Recepción y Control de Factura
El sistema permite la Verificación de facturas enviada por los proveedores se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería ademad de la parametrización del documento.
2.- Proceso de compras - Ciclo de Aprovisionamiento
Este esquema representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual
- Solicitud de pedido
- Pedido
- Entrada de Mercancía
- Recepción de Factura
Puntos del Esquema de Ciclo de Aprovisionamiento
- Herramienta de Planificación de Necesidades (MRP), permite la creación automática de SolPed basadas en los requerimientos expresados por casa sector o la necesidad de actualización de stock
- Un pedido puede ser creado de manera automática basándose en una SolPed donde se indicó el proveedor (Si ha sido configurado el maestro de proveedores y materiales)
- Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega
- SAP dispone de la herramienta de facturación automática, que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente, la cual es configurada en la parametrización previamente
3.- Proceso de Compras - Ciclo de Selección y Pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior la selección del proveedor más conveniente. basado en propuestas de cotización efectúa su comparación
- Determinación de Necesidad
- Petición de Oferta
- Comparación de Ofertas
- Pedido
Puntos de Esquema de Ciclo de Selección y Pedido
- El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado
- El área de Compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema
- El área de compras utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta mas conveniente
- El resultado de las cotizaciones puede generar un pedido y las comunicaciones de rechazo de forma automáticamente
4.- Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación
Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema está a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, después procesara la recepción y verificación de la factura y el registro de la deuda en cuentas a pagar (Modulo FI)
- Entrada de Mercadería
- Recepción de Factura
- Cuando se crea un registro de entrada de mercancía basado en un pedido el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos, puede admitir desvíos basados en cantidades o un suministro incompleto establecido en parametrización.
- El registro de factura del proveedor verifica la información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita otros datos para generar documentos contables asociados al movimiento que requiere la correcta configuración del Módulo FI(Indicador de IVA, Condiciones de Pago, Tasa de Cambio de Moneda)
5.- Proceso de Compras - Determinación del Proveedor
Esquema para el proceso de selección de proveedor
- Se crea una Solicitud de Pedido de un Bien o servicio
- Se mandan una petición de oferta diferentes proveedores
- Cuando los proveedores manden una respuesta se realiza una Comparación de todas las ofertas enviadas por los diferentes proveedores
- Cuando se acepte una de esas ofertas a ese proveedor se le manda un Pedido de Compra mientras que los restantes se les manda una Solicitud de rechazo
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Sobre el autor
Publicación académica de Sonia Lucia Fuentes Sanabria, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Master
Sonia Lucia Fuentes Sanabria
Profesión: Asistente Mm - Colombia - Legajo: AT53C
✒️Autor de: 162 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP PM
- Carrera Consultor SAP PP
- Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP SD Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Curso Introducción SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Profesional en comercio internacional interesada en adquirir conocimiento en sap, para desarrollar habilidades que fortalezcan mis conocimientos logísticos y le den una un plus a mi hoja de vida.
Certificación Académica de Sonia Fuentes
