Descripción y Características de la Facturación
1. Tipos de Documentos: Mencionaremos a continuación los distintos tipos de documentos que pueden ser ingresados en esta sección de SAP y que estarán asociados a las etapas o documentos previos del proceso.
1.1 Entrada y Verificación de Facturas - Generalidades: Se refiere a la operación mediante la cual, a partir de la recepción de la Factura del proveedor se procede a la verificación y registro de su información dentro del sistema basándose en general en el Pedido y la Entrada de Mercadería.
1.1.1 Pedido de Compra: Donde se observa la información de los solicitado para ambos ítems y las Entradas de Mercadería asociadas, lo que se replica a continuación.
1.1.2 Entrada de Mercadería: Notarás que los campos de los ítems han sido reubicados a fin de que puedas asociar los datos con la información del Pedido de origen difiriendo un poco de los que tú veas en la pantalla.
1.2 Factura: Ingresando en la transacción "MIRO" verificaremos y registraremos Facturas de proveedores. El objetivo radica en ingresar al sistema la obligación de pago al proveedor como resultado de haber recibido la mercadería en las condiciones acordadas.
Mencionaremos varios escenarios que pueden presentarse en un proceso de negocio, a saber:
- El proveedor factura la totalidad de los ítems recibidos y a su valor exacto
- El proveedor factura sólo algunos de los ítems recibidos
- El proveedor factura solamente una parte de las unidades recibidas
- El proveedor factura de acuerdo a alguno de los casos anteriores pero a un importe diferente al del pedido
Todos los casos anteriores son contemplados por el procedimiento de SAP y podrán ser aplicados a nuestros procesos de negocio. La única consideración a hacerse es que, una misma posición de Pedido podrá tener asociada mas de una factura y que los documentos contables podrán tener diferentes información en cada caso.
Transacción ME23N / MIR4: Utilizaremos la primera de las transacciones mencionadas si deseáramos ingresar en un Pedido y a travéz de él, a la Factura logística asociada. Si la intención fuera ingresar directamente a la factura, recurriremos a la transacción mencionada en segundo término.
El siguiente esquema muestra la pantalla de creación de una Factura, donde se deberán ingresar los siguientes datos, a saber:
- Fecha de Factura: corresponde a la fecha presente en el documento entregado por el proveedor.
- Fecha contabilidad: será la fecha en que debemos registrar en la Contabilidad el documento generado.
- Referencia: se ingresará el numero de factura del proveedor.
- Importe: corresponde al valor total o final de la factura.
- Calc. Impuestos: si tildamos esta opción, al pulsar Enter, el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del indicador ingresado.
- Importe impuesto: deberá reflejar el importe de los impuestos incluidos en la Factura. Podrá ser calculado automáticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.
- Texto de Factura: nos permitirá ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la Factura o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento contable que se genera.
- Documento de origen: en el casillero inferior deberemos ingresar el número de Pedido que asociaremos a la Factura.
Si bien es un proceso simple para el operador, el éxito del procedimiento está íntimamente ligado a la información ingresada al sistema como a la parametrización asociada. A modo de ejemplo se mencionan algunos:
- Período MM y FI para el registro de movimientos abierto
- Indicador de impuestos
- Condición de pago
- Proveedor habilitado para aceptar documentos contables
- División
- Nivel de Tesorería
- Cuentas contables a utilizar
1.3 Abono (Nota de Crédito): Seleccionando la opción de Abono notaremos que es similar al caso anterior, pero de sentido contrario de modo que, a nivel contable y de deuda con el proveedor estaremos cancelando total o parcialmente lo ingresado en el documento previo ("Factura").
1.4 Cargo Posterior: En el siguiente esquema se muestra el ingreso de un Cargo Posterior, es decir, importes que se imputan a la operación pero que no impactan en las cantidades facturadas.
1.5 Descargo Posterior: La única diferencia con el caso anterior es que su registro nos generará un crédito con el proveedor, esto es, su importe se descontará del importe que adeudamos al mismo.