DESCRIPCIÓN Y CARACTERISTICAS DE LA FACTURACIÓN
1. TIPOS DE DOCUMENTOS
v ENTRADA Y VERIFICACIÓN DE FACTURAS – GENERALIDADES
Se refiere a la operación mediante la cual, a través de la recepción de la factura del proveedor se procede a la VERIFICACIÓN Y REGISTRO de su información dentro del sistema basándose en general en el PEDIDO y la ENTRADA DE MERCADERÍA.
· PEDIDO DE COMPRA
Dentro de la operación de la visualización de un pedido, se podrá observar dentro de la vista de HISTORIAL DE PEDIDO, los detalles d los diferentes pedidos y antes de registrar la factura, se podrá visualizar y verificar los detalles de los ítems del pedido y corroborar que los mismos tengan sus respectivas ENTRADAS DE MERCADERÍA (WE)
· ENTRADA DE MERCADERÍA
Dentro Del esquema y vista de la ENTRADA DE MERCADERÍA se podrán visualizar igualmente los datos dl los items correspondiente al pedido.
v FACTURA
El REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE FACTURA de los proveedores, se realizará a través de la TRANSACCIÓN MIRO. El resultado de esta operación es ingresar al sistema, la obligación de pago por parte del PROVEEDOR, como resultado de haber recibido la mercancía en las condiciones acordadas. Al momento de registra el documento o factura, el sistema acudirá a los DATOS DE PEDIDO, la ENTRADA DE MERCADERÍA y cierta información de la PARAMETRIZACIÓN Ejemplo (Tolerancias en los precios) verificando la consistencia de los datos.
Si alguno de los daos ingresados en la factura no se ajustarán a lo esperado por el sistema SAP, podría ocurrir que la FACTURA no pueda ser guardada en el sistema, o bloqueada para el pago.
Se pueden encontrar varios casos referidos a procesos de negocios tales como:
§ El PROVEEDOR factura la totalidad de los ítems recibidos y a su valor exacto.
§ El PROVEEDOR factura solo algunos de los ítems recibidos
§ El PROVEEDOR factura solamente una parte de las unidades recibidas
§ El PROVEEDOR factura de acuerdo a varios de los casos anteriores, pero a un importe diferente al del pedido (o al que fuera recibida la mercadería)
NOTA: ¿Por qué se asocia el termino **VERIFICAR** para el procedimiento de registro de una FACTURA de PROVEEDOR y porque es efectuado mediante el MODULO MM y no desde el MODULO FI (ADMINISTRACIÓN)?
La razón radica en que el objetivo es que el sistema revise la información de la FACTURA, respecto al PEDIDO, el INGRESO DE MERCADERÍA y las TOLERANCIAS definidas en la PARAMETRIZACIÓN. Solo en el caso que todo cumpla con os requisitos definidos, SAP permitirá su registro definitivo y su posterior pago.
§ TRANSACCIÓN ME23N
A través de la TRANSACCIÓN ME23N se procederá a ingresar al PEDIDO y a través de él, ingresar a la FACTURA LOGÍSTICA asociada.
§ TRANSACCIÓN MI4R
Si la intención es ingresar directamente a la FACTURA, se recurrirá a ingresar directamente a esta TRANSACCION.
Dentro del proceso de REGISTRO DE FACTURA se pueden visualizar varios campos fundamentales tales como:
Ø FECHA DE FACTURA: Corresponde a la FECHA presente en el documento entregado por el PROVEEDOR.
Ø FECHA DE CONTABILIZACIÓN: Sera la FECHA en que debemos registrar en la CONTABILIDAD el documento generado.
Ø REFERENCIA: Se ingresará el número de FACTURA del PROVEEDOR.
Ø IMPORTE: Corresponde al valor final o total de la FACTURA (Con impuestos y todos os conceptos incluidos)
Ø CALC. IMPUESTOS: Si tildamos esta opción, al pulsar ENTER, el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del INDICADOR ingresado (En este caso V1) NOTA: Si el valor no coincidiera podría dejarse este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente.
Ø IMPORTE IMPUESTO: Deberá reflejar el IMPORTE de los impuestos incluidos en la FACTURA. Podría ser calculado automáticamente como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.
Ø TEXTO DE FACTURA: Nos permitirá ingresar un TEXTO DESCRIPTIVO relacionado con los motivos de la FACTURA o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento en el documento contable que se genera.
Ø DOCUMENTO DE ORIGEN: En el casillero inferior (A la derecha de la casilla 1 PEDIDO) Debemos ingresar el número de PEDIDO que asociaremos a la FACTURA.
Existen varios aspectos a tener presentes siempre en la VERIFICACIÓN DE FACTURA tales como:
§ Periodo MM y FI para el registro de movimientos abiertos
§ Indicador de impuesto
§ Condición de pago
§ Proveedor habilitado para aceptar documentos contables
§ División
§ Nivel de tesorería
§ Cuentas contables a utilizar
v ABONO (NOTA DE CREDITO)
En esta parte, seleccionando el botón ABONO se notará que igual al caso anterior, pero de sentido contrario, de modo que a nivel contable y de deuda con el proveedor estaremos cancelando total o parcialmente lo ingresado en el documento previo (FACTURA)
Es importante destacar que este movimiento sobre ABONO-NOTA DE CREDITO, se visualizará en el HISTORIAL DE PEDIDO dentro del pedido que anteriormente a este procedimiento se realizó como lo es el pedido al comienzo.
v CARGO POSTERIOR
En este tipo de procedimiento se procederá a insertar en el campo o casillero, la opción de CARGO POSTERIOR, donde los IMPORTES se IMPUTAN a la operación pero que no impactan en las cantidades facturadas.
Un ejemplo claro es aquel donde el PROVEEDOR nos ha entregado la mercancía, hemos registrado la FACTURA y posteriormente nos envía un cargo por FLETE, ALMACENAJE ATRASO EN EL PAGO un otro posible concepto. Este procedimiento se efectuará solo si solo se hubiera registrado con anterioridad la FACTURA. Se selecciona el campo o ítems a asignar la respectiva imputación y se procede al registro. Luego mas tarde se podrá visualizar tanto la factura ya registrada como en el historial del PEDIDO.
v DESCARGO POSTERIOR
La diferencia existente con el anterior es que su registro, nos generará un CREDITO con el PROVEEDOR (En vez de un DEBITO) esto es, su IMPORTE se descontará del IMPORTE que adeudamos al mismo.
Ejemplo, si el PROVEEDOR nos hubiera facturado un IMPORTE SUPERIOR al pactado, hubiéramos recibido un descuento no incluido en la factura.