1. Tipos de Documentos.
1.1. Entrada y Verificación de Factura - Generalidades. Operación a partir de la recepción de la Factura del proveedor en la que se procede a verificar y registrar su información en el sistema basándose en el Pedido y la Entrada de Mercadería.
1.1.1. Pedido de Compra. Es la información de lo solicitado para ambos ítems y las Entradas de Mercadería asociadas.
1.1.2. Entrada de Mercadería. Se asocia los datos con la información del Pedido de origen.
1.2 Factura. Con la TX MIRO se verifican y registran las facturas de proveedores con el objetivo de ingresar al sistema la obligación de pago al proveedor como resultado de haber recibido la mercadería en las condiciones acordadas.
Escenarios en un proceso de negocio.
- El proveedor factura la totalidad de los ítems recibidos y a su valor exacto.
- El proveedor factura solo algunos de los ítems recibidos.
- El proveedor factura solamente una parte de las unidades recibidas.
- El proveedor factura de acuerdo a alguno de los casos anteriores pero a un importe diferente al del pedido (o al que fuera recibida la mercadería).
Como aclaración se puede decir que, una misma posición de Pedido puede tener asociadas más de una factura y que los documentos contables podrán tener diferente información en cada caso.
Se "VERIFICA" el procedimiento de registro de una factura de proveedor en el módulo MM y no en el de FI, porque el objetivo es que el sistema revise la información de la factura respecto al pedido, el ingreso de la mercadería y las tolerancias definidas en la parametrización. Solo en caso de que todo cumpla con los requisitos definidos SAP permitirá su registro definitivo y su posterior pago.
Con la TX ME23N se ingresa la factura asociada a un Pedido y con la TX MIR4 se ingresa directamente a la Factura para crearla y en ella se requerirá la siguiente información:
- Fecha de Factura. Es la fecha del presente documento entregado por el proveedor.
- Fecha Contabilización. Es la fecha que debemos registrar en la contabilidad del documento generado.
- Referencia. Se ingresará el número de factura del proveedor.
- Importe. Es el valor total o final de la factura (con impuestos y todos los conceptos incluidos).
- Calc. Impuestos. Si tildamos esta opción, al pulsar ENTER el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del indicador ingresado (en este caso "V1"), NOTA. si el valor no coincide exactamente se podría dejar este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente.
- Importe impuesto. Debe reflejar el importe de los impuestos incluidos en la factura. Podrá ser calculado automáticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.
- Texto de Factura. Permite ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la factura o aclaraciones adicionales, lo que reflejará posteriormente en el documento contable que se genera.
- Documento de origen. En el casillero inferior (a la derecha de la casilla "1 Pedido...") se ingresa el número de pedido que asociaremos a la Factura.
A pesar de ser un proceso simple, el éxito del procedimiento esta ligado a la información ingresada al sistema como a la parametrización asociada. Algunos de estos objetos son:
- Periodo MM y FI para el registro de movimiento abierto.
- Indicador de impuesto.
- Condición de pago.
- Proveedor habilitado para aceptar documentos contables.
- División.
- Nivel de Tesorería.
- Cuentas contables a utilizar.
1.3. Abono (Nota de Crédito). Es similar al caso anterior, pero de sentido contrario, a nivel contable y de deuda con el proveedor estaremos cancelando total o parcialmente lo ingresado en el documento previo "FACTURA".
El nuevo documento (Abono) cancela lo ingresado al sistema con la Factura previa y SAP permite cancelar parcialmente este documento de esta manera y se puede verificar, los campos para ingreso de las cantidades e importes están disponibles para ser modificados.
1.4. Cargo Posterior. Son importes que se imputan a la operación pero no impactan en las cantidades facturadas, por ejemplo, el proveedor que nos ha entregado la mercadería, hemos registrado su factura y posteriormente nos envía un cargo por flete, almacenaje, atraso en el pago u otro posible concepto.
Observación 1. Solo se podrá ingresar este tipo de actividad si ya hubiera sido registrada la factura con anterioridad.
Observación 2. Aunque el sistema proponga varias líneas en la factura (dependiendo de las posiciones del pedido), solo serán consideradas aquellas que queden seleccionadas.
En el "Historial de Pedido" se ve la imputación del pedido correspondiente.
1.5. Descargo Posterior. Su registro nos genera un crédito con el proveedor (en vez de un débito), osea, su importe se descontará del importe que adeudamos al mismo, por ejemplo, si el proveedor nos hubiera facturado un importe superior al pactado, hubiéramos recibido un descuento no incluido en la factura.
Observación. Solo se puede ingresar este tipo de actividad si ya se hubiera registrado la factura anteriormente.