Descripción y Características de la Facturación
Tipos de Documentos
Se mencionan los distintos tipos de documentos que pueden ser ingresados en esta sección de SAP y que estarán asociados a las etapas o documentos previos del proceso
Entrada y Verificación de Factura - Generalidades
Se refiere a la operación mediante la cual, a partir de la recepción de la Factura del Proveedor se procede a la verificación y registro de su información dentro del Sistema basándose en general en el Pedido y en la Entrada de Mercancía
Factura
Ingresando en la TX "MIRO" verificaremos y registraremos Facturas de Proveedores. El objetivo radica en ingresar al Sistema la obligación de pago al Proveedor como resultado de haber recibido la mercancía en las condiciones acordadas
Al momento del registro del registro del documento, el Sistema acudirá a los Datos del Pedido, la Entrada de Mercancía y cierta información de la parametrización verificando la consistencia de los datos
Si alguno de estos datos no se ajustara a lo esperado por SAP, podría ocurrir que la factura no pueda ser guardada en el Sistema, o bien lo sea, pero bloqueada para el pago
Mencionemos varios escenarios que pueden presentarse en un proceso de negocio:
*El Proveedor factura la totalidad de los ítems recibidos y a su valor exacto
*El Proveedor factura solo algunos de los ítems recibidos
*El Proveedor factura solamente una parte de las unidades recibidas
*El Proveedor factura de acuerdo a alguno de los casos anteriores, pero a un importe diferente al del Pedido
¿Por qué utilizamos el término "Verificar" para el procedimiento de registro de una factura de Proveedor y por qué es efectuado mediante el módulo MM y no FI (Administración)?
La razón radica en que el objetivo es que el Sistema revise la información de la factura, respecto al Pedido, el ingreso de la mercancía y las tolerancias definidas en la parametrización. Solo en el caso que todo cumpla con los requisitos definidos, SAP permitirá su registro definitivo y su posterior pago
Utilizaremos la TX ME23N si deseáramos ingresar en un Pedido y a través de él, a la Factura logística asociada
Si la intención es ingresar directamente a la Factura utilizaremos la TX MIR4
El siguiente esquema muestra la pantalla de creación de una Factura, donde se deberán ingresar los siguientes datos:
Fecha de Factura - Corresponde a la fecha presente en el documento entregado por el Proveedor
Fecha Contabilización - Sera la fecha en que debemos registrar en la Contabilidad el documento generado
Referencia - Se ingresará el número de factura del Proveedor
Importe - Corresponde al valor total o final de la Factura (con impuestos y todos los conceptos incluidos)
Cal. Impuestos - Si tildamos esta opción, al pulsar "Enter", el Sistema calculara automáticamente el importe del impuesto en función del indicador ingresado (en este caso, "V1". Nota: Si el valor no coincidiera exactamente, podría dejarse este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente
Importe impuesto - Deberá reflejar el importe de los impuestos incluidos en la Factura. Podrá ser calculado automáticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente
Texto de Factura - Nos permitirá ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la Factura o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento contable que se genera
Documento de origen - En el casillero inferior deberemos ingresar el número de Pedido que asociaremos a la Factura
Si bien es un proceso simple para el operador, el éxito del procedimiento está íntimamente ligado a la información ingresada al Sistema como a la parametrización asociada. A modo de ejemplo se mencionan algunos de estos objetos:
*Periodo MM y FI para el registro de movimientos abierto
*Indicador de Impuesto
*Condición de pago
*Proveedor habilitado para aceptar documentos contables
*División
*Nivel de Tesorería
*Cuentas contables a utilizar
Abono (Nota de Crédito)
Seleccionando la opción de "Abono" notaremos que es similar al caso anterior, pero de sentido contrario de modo que, a nivel contable y de deuda con el proveedor estaremos cancelando total o parcialmente lo ingresado en el documento previo ("Factura")
Esto se puede corroborar al visualizar el historial del Pedido
¿Crees que SAP permitirá cancelar parcialmente el documento mencionado?
La respuesta es SI y lo podemos verificar fácilmente, los campos para ingreso de las cantidades e importes están disponibles para ser modificados
Cargo Posterior
En el siguiente esquema se muestra el ingreso de un Cargo Posterior, es decir, importes que se imputan a la operación pero que no impactan en las cantidades facturadas
Un ejemplo es aquel en el que el Proveedor nos ha entregado la mercancía, hemos registrado la Factura y posteriormente nos envía un cargo por flete, almacenaje, atraso en el pago y otro posible concepto
Un Cargo Posterior es una actividad que solo puede ser ingresada cuando ya ha sido registrada la factura con anterioridad
Con el fin de que conozcas todas las posibilidades que brinda SAP al ingresar una factura (o Cargo Debito Posterior), hemos seleccionado un solo ítem y, por tanto, únicamente su importe es reconocido para el cálculo del valor total.
Conclusión: Aunque el Sistema te proponga varias líneas en la factura (dependiendo de las posiciones del Pedido) solo serán consideradas aquellas que tu dejes seleccionadas
Descargo Posterior
La única diferencia con el caso "Cargo Posterior" es que su registro nos generara un crédito con el Proveedor (en vez, de un debito), esto es, su importe se descontara del importe que adeudamos al mismo
Un buen ejemplo seria si el Proveedor nos hubiera facturado un importe superior al pactado, hubiéramos recibido un descuento no incluido en la Factura, etc.
De igual manera, el Descargo Posterior solo puede ser ingresado si ya se cuenta con una Factura registrada
WE - Entrada de Mercancía
NB - L - Descargo Posterior
NB - L - Cargo Posterior
RE - L - Factura
RE - L - Abono
RE - L - Factura