- Entrada y Verificacion de Factura - Generalidades. Operacion que, a partir de la recepcion de la Factura del proveedor se procede a la verificacion y registro de su informacion dentro del sistema basandose en general en el Pedido y la Entrada de Mercaderia.
Pedido de Compra: Se observa la informacion de lo solicitado para ambos items y las Entradas de mercaderia asociadas.
(Imagenes 1.1 y 1.2)
Entrada de Mercaderia: (Imagen 1.3)
- Factura: Ingresando en la transaccion MIRO se verifica y registran Facturas de proveedores. El objetivo es ingresar al sistema la obligacion de pago el proveedor como resultado de haber recibido la mercaderia en las condiciones acordadas. Al momento del registro del documento, el sistema acudira a los datos del Pedido, la Entrada de Mercaderia y cierta informacion de la parametizacion (ejemplo, tolerancias en los precios) verificando la consistencia de los datos. Si alguno de estos datos no se ajustara a lo esperado por SAP, podria ocurrir que la factura no puede ser guardada en el sistema, o bien lo sea, pero bloqueada para el pago.
Algunos casos que pueden presentarse: El proveedor factura la totalidad de los items recibidos y a su valor exacto / solo algunos de los items recibidos / solamente una parte de las unidades recibidas / de acuerdo a alguno de los casos anteriores, pero a un importe diferente al del pedido (o al que fuera recibida la mercaderia).
Una misma posicion de Pedido podra tener asociada mas de una factura y que los documentos contables podran tener difernte informacion en cada caso. Se utiliza el termino Verificar para el procedimineto de registro de una factura de proveedor y es efectuado mediante el modulo MM y no FI (Administracion), ya que el objetivo es que el sistema revise la informacion de la factura, respecto al Pedido, el ingreso de la mercaderia y las tolerancias definidas en la parametrizacion. Solo en el caso que todo cumpla con los requisitos definidos, SAP permitira su registro definitivo y su posterior pago.
Las transacciones que se utilizan son, ME23N para ingresar en un Pedido y a traves de él, a la Factura logistica asociada; y MIR4 para ingresar directamente a la Factura.
Para la creacion de una Factura:
(Imagen 1.4)
Fecha de Factura (fecha presente en el documento entregado por el proveedor) - Fecha contabilizacion (fecha en que se debe registrar en la Contabilidad el documento generado) - Referencia (numero de factura del proveedor) - Importe (valor total o final de la factura, con impuestos y todos los conceptos incluidos) - Calc. Impuestos (se tilda esta opcion, al pulsar Enter, el sistema calculara automaticamente el importe del impuesto en funcion del indicador ingresado, en este caso V1, Nota: si el valor no coincidiera exactamente, podria dejarse este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente) - Importe impuesto (debera reflejar el importe de los impuestos incluidos en la Factura, podra ser calculado automaticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente) - Texto de Factura (nos permitira ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la Factura o aclaraciones adicionales, lo que se reflejara posteriormente en el documento contable que se genera) - Documento de origen (en el casillero inferior, a la derecha de la casilla 1 Pedido..., deberemos ingresar el numero de Pedido que se asociara a la Factura.
El exito del procedimiento esta intimamente ligado a la informacion ingresada al sistema como a la parametrizacion asociada, algunos objetos: Periodo MM y FI para el registro de moviminetos abierto - Indicador de Impuesto - Condicion de pago - Proveedor habilitado para aceptar documentos contables - Division - Nivel de Tesoreria - Cuentas contables a utilizar. Si alguno de ellos no estuviera correctamente definido o deberia ser cambiado por las condiciones del negocio, sera ese modulo el encargado de su actualizacion.
- Abono (Nota de Credito): Seleccionando la opción de Abono, a nivel contable y de deuda con el proveedor se cancela total o parcialmente lo ingresado en el documento previo (Factura).
(Imagen 1.5)
(Imagen 1.6 - Historial del Pedido)
SAP permitirá cancelar parcialmente el documento mencionado, y pude verificarse fácilmente, los campos para ingreso de las cantidades e importes están disponibles para ser modificados.
- Cargo Posterior: importes que imputan a la operación pero que no impactan en las cantidades facturadas. Ejemplo, el proveedor nos ha entregado la mercadería, se registra la Factura y posteriormente envía un cargo por flete, almacenaje, atraso en el pago u otro posible concepto. Solo se podrá ingresar este tipo de actividad si ya hubiera sido registrada la factura con anterioridad.
(En las imagen se selecciona un solo item para aplicar el documento, a modo de ejemplo).
(Imagen 1.7)
En el casillero de actividad se ha seleccionado la opción Cargo Posterior antes de proceder a completar la información solicitada.
Aunque el sistema proponga varias líneas en la factura (dependiendo de las posiciones del Pedido) solo seran consideradas aquellas que el usuario seleccione.
(Imagen 1.8 - Documento registrado de la Información del Cargo Posterior.)
(Imagen 1.9 - Imputación del mismo al Pedido correspondiente, se verá en su solapa Historial de pedido.)
- Descargo Posterior: Su registro genera un crédito con el proveedor (en vez de un débito). Su importe se descontará del importe que se adeuda al mismo. Ejemplo, si el proveedor hubiera facturado un importe superior al pactado, se recibe un descuento no incluído en la Factura, etc.
Solo se podrá ingresar este tipo de actividades si ya hubiera sido registrada la factura.
(Imagen 1.10)
(Imagen 1.11)
Listado de documentos resumidos:
(Captura #Numeros que hablan)