Descripción y Características de la Facturación
1. Tipos de Documentos:
Estos tipos de documentos pueden ser ingresado y que estarán asociados a la etapa o documentos previos del proceso
- Entrada y Verificación de Factura:
Es la operación en la cual, a partir de la recepción de la Factura del proveedor se realiza una verificación y registro de la información dentro del sistema basándose en el Pedido y Entrada de Mercadería
- Pedido de Compra (La información solicitada para los ítems en el Pedido y la Entrada de Mercadería asociada)
- Entrada de Mercadería
Nota: En ambos casos los valores son reubicados, para poder ser asociados los datos con la información del pedido de origen.
En la Transacción "MIRO" se podrá verificar y registrar facturas de proveedores. El objetivo al ingresar al sistema el pago al proveedor da como resultado el haber recibido la mercadería en las condiciones acordadas.
Nota: Al registrar el documento, el sistema usara los datos del Pedido, Entrada de mercadería e información de la parametrización (Tolerancia, Precios) todo para verificar la consistencia de datos.
En caso de que los datos no sean registrados a ajustados a lo que se espera, SAP no guardara la factura generada en el sistema o su bloqueo para pago.
Escenarios que se pueden presentar en un proceso de negocio:
- El proveedor factura la totalidad de los ítems recibidos y a su valor exacto
- El proveedor Factura solo unos Ítems Recibidos
- El proveedor Factura solamente una parte de las unidades recibidas
- El proveedor factura de acuerdo con algunos de los casos anteriores, pero a un importe diferente al del pedido (o al que fuera recibida la mercadería).
Nota: Todos los casos son contemplados por el procedimiento de SAP y podrán ser aplicados al proceso de negocio. Una posición de Pedido puede tener asociada más de una factura y que los documentos contables podrán tener diferente información cada caso.
Es importante usar la opción "Verificar" ya que el objetivo es que el sistema revise la información de la factura (Respecto al Pedido, la EM y la parametrización). Solo si se cumple con todo lo anterior SAP permite el registro de la factura.
- ME23N: Se puede observar el documento de Factura asociada en el Historial de Pedido
- MIR4: Si se conoce el documento de Factura, se ingresa en esta transacción de manera directa
Datos importantes de la Creación de Factura:
- Fecha de Factura: Corresponde a la fecha presente en el documento entregado por el proveedor
- Fecha de Contabilización: Sera la fecha en que debemos registrar en la contabilidad el documento generado
- Referencia: Se ingresará el número de factura del proveedor
- Importe: Corresponde al valor total o final de la factura (Con impuestos y todos los conceptos incluidos)
- Calc. Impuestos: Si se da una tilde en esta opción con un "Enter" el sistema calcula el importe de impuestos dependiendo del indicador de impuestos ingresados (Opción del lado derecho). Es posible que si el cálculo automático no es correcto se puede ingresar de forma manual
- Importe Impuesto: Se refleja el importe de los impuestos incluidos en la factura. Podrá ser calculado automáticamente o ingresado manualmente
- Texto de Factura: Permite ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la factura o aclaraciones adicionales (Reflejados después en el documento contable)
- Documento de Origen: En las casillas inferiores, se ingresa el numero de pedido que se asociara a la Factura.
Este proceso está ligado a la información ingresada al sistema junto con la parametrización asociada. Ejemplo:
- Periodo MM y FI para el registro de movimiento Abierto
- Indicador de Impuestos
- Condición de Pago
- Proveedor Habilitado para aceptar documentos contables
- División
- Nivel de Tesorería
- Cuentas Contables Para Utilizar
Si alguno de ellos no está correctamente definido deberán ser cambiados por las condiciones del negocio (El módulo será encargado de la actualización)
La opción "Abono" es similar al caso de Factura, pero este a nivel contable y de deuda con el proveedor se estará cancelando ya sea total o parcialmente lo ingresado en el documento de "Factura"
Nota: SAP permite Abono de documento de manera parcial (Los campos para ingresar cantidades e importen puede ser modificados)
Esto es que los importes se imputan a la operación pero que no impactan en las cantidades facturadas.
Ejemplo: Es donde el proveedor nos entrega la mercadería, hacemos el registro de factura y posterior nos envía un cargo por flete, almacenaje, atraso en el pago, etc.
Nota: Este tipo de actividad solo puede ser usada cuando se registre la Factura con anterioridad. Aunque SAP proponga varios ítems en la factura solo serán consideradas aquellas que tu dejes seleccionadas.
La diferencia con el Cargo Posterior es que su registro genera un crédito con el proveedor (Y no un Debito), esto es, su importe se descontara del importe que adeudamos al mismo
Ejemplo: El proveedor nos factura un importe superior al pactado, se debe recibir un descuento no incluido en la factura.
Nota: Como en el caso anterior solo se puede Registrar si se realizó antes una Factura.