✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Ana Benito Sanchez

UNIDAD 3. TEMA 2. SAP SD- VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN A SAP SD

El módulo de Ventas y Distribución SD de SAP nos permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta.

Utilizando el módulo SD se puede planificar e implementar las actividades relacionadas al ciclo de ventas de la empresa. Por ejemplo, el procesamiento de pedidos de los clientes, la gestión del traslado y entrega de mercadería y la facturación.

La entrega de mercadería representa un proceso del Módulo de Gestión de Materiales donde una mercancía ingresa de un al Almacén o a un Centro a través de una orden de compra, venta o un ajuste. puede ser comprendido tanto como la recepción originada en un proveedor, como la salida de productos para un cliente.

El módulo SD proporciona un conjunto de transacciones que ayudan a realizar las tareas del día a día relacionadas con las ventas y la distribución. Por ejemplo, el envío de una cotización o la entrega de un producto a un cliente.

Una cotización es un tipo de documento de SAP mediante el cual se registra una Solicitud de Cotización enviada a uno o más proveedores con el objetivo de recibir y comparar varias propuestas. Se trata de un recurso de SAP para registrar en el sistema las cotizaciones recibidas por los potenciales proveedores y su posterior comparación a fin de decidir por las mejores condiciones de adquisición. Sumado a la funcionalidad mencionada, SAP presenta una herramienta donde se relacionan cotizaciones homogéneas (para productos y detalles similares) y se recibe un informe que asiste al comprador en la elección de la mejor oferta.

TRANSACCIONES DE SAP SD

El módulo SD incluye una lista exhaustiva de transacciones. Las más utilizadas son:

- Petición o Pedido (Inquiry) (Transacción VA11(Alta), VA12(Modificación), VA13(Visualización): Se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o servicios, el plazo y condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.

El término cliente se utiliza para definir a todos los clientes con los que la sociedad tiene contacto. El cliente cuenta de tres segmentos en su dato maestro:

1. Datos generales: Los datos generales no dependen de la sociedad, ni de la organización comercial, ni de la organización de compras. Los datos generales son válidos para un interlocutor comercial en todas las sociedades, así como en todas las áreas de ventas.

2. Datos de la sociedad: Se refieren únicamente a una sociedad y solo son relevantes para la gestión financiera.

3. Datos comerciales: Los datos para un cliente pueden diferir por cada área de ventas. El área de ventas es una combinación entre la organización de ventas, el canal de distribución y el sector.

- Cotización (Quotation) (Transacciones VA21(Alta), VA22(Modificación) y VA23(Visualización): Es utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legal que es válida por un periodo específico de tiempo.

Una cotización es un tipo de documento SAP mediante el que se registra una solicitud de cotización enviada a uno o más proveedores con el objetivo de recibir y comparar varias propuestas. Se trata de un recurso de SAP para registrar en el sistema las cotizaciones recibidas por los potenciales proveedores y su posterior comparación a fin de decidir por las mejores condiciones de adquisición. Sumado a la funcionalidad mencionada, SAP presenta una herramienta donde se relacionan cotizaciones homogéneas (para productos y detalles similares) y se recibe un informe que asiste al comprador en la elección de la mejor oferta.

- Orden de Venta (Sales Order) (Transacciones VA01(Alta), VA02(Modificación) y VA03(Visuañlización) ): Es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado. Las ordenes de venta son creadas cuando la empresa recibe un pedido del cliente para entregar una determinada cantidad de productos o proporcionar servicios.

- Entrega de salida (Outbound Delivery) (Transacciones VL01(Alta), VL02(Modificación) y VL03(Visualización) ): Es una transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.

- Factura (Invoice) (Transacciones VF01(Alta), VF02(Modificación) y VF03 (Visualización) ): Se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

Una factura es un documento que representa la etapa de tratamiento final de una operación comercial en ventas y distribución. La información sobre la facturación está disponible en cada una de las etapas de gestión de pedidos y entregas. Este componente contiene las siguientes funciones:

1. Creación de facturas basadas en entregas o servicios.

2. Emitir abonos y notas de cargo.

3. Facturar proformas.

4. Cancelar operaciones de facturación.

5. Funciones de determinación de precio generales.

6. Emitir rappels.

7. Transferir datos de facturación a Gestión Financiera (FI)

PRINCIPALES TRANSACCIONES DE SD:

- Petición: VA11, VA12, VA13

- Cotización: VA21, VA22, VA23

- Orden de Venta: VA01, VA02, VA03

- Entrega de salida: VL01, VL02, VL03

- Factura: VF01, VF02, VF03

ACCEDIENDO A SAP SD

Se puede acceder al módulo SAP SD utilizando la pantalla SAP Easy Access, en la que abrimos la carpeta Logística. Luego abrimos la carpeta Comercial en donde vemos las funciones del módulo SD.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP SD

Para alinear los procesos de ventas y distribución con el módulo SD lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las unidades organizativas disponibles en SAP R/3:

- Cliente: Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Por ejemplo, un grupo empresarial se puede definir como cliente.

- Sociedad: Es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Por ejemplo, una compañía que forma parte de un grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

- Canal de distribución: Es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa.

Para abastecer el mercado en la medida de lo posible, en ventas se trabaja con los canales de distribución. Estos canales se entienden como canales de distribución o como vías de ventas; así son ejemplos habituales de canales de distribución el comercio al por mayor, la venta a otras empresas o la venta directa de fábrica. El canal de distribución puede definirse desde el punto de vista del marketing o desde el punto de vista organizativo. Una misma organización de ventas puede abastecer a un cliente por diversos canales de distribución; es más, puede diferenciar entre los datos maestros de material relevantes para las ventas como los precios, la cantidad mínima de pedido, la cantidad mínima de entrega o el centro suministrador, en función de la organización de ventas y del canal de distribución.

- División: Es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una Organización de ventas.

- Punto de envío o embarque: Es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte.

Las estructuras organizacionales son referenciadas cuando utilizamos las transacciones de SD. Cuando creamos una orden de venta para vender un producto a un cliente debemos especificar lo siguiente:

- la organización de ventas que se encarga de la venta.

- El canal de distribución a través del cual llegará el producto al cliente.

- La división que se encarga del producto.

Un canal de distribución es una unidad organizativa a través de la cual los materiales o los servicios vendibles llegan a los clientes. Los canales de distribución típicos incluyen las ventas al por mayor, al por menor y contra almacén. Dentro de una organización de ventas se puede suministrar a un cliente a través de varios canales de distribución. Además, los datos maestros de material que son importantes para las ventas, como por ejemplo, precios, pedido mínimo, entrega mínima y centro suministrador, pueden variar para cada organización de ventas y canal de distribución. Se puede asignar un canal de distribución individual a una o varias organizaciones de ventas.

DATOS MAESTROS DE SAP SD

Para utilizar las transacciones de SD también será necesario definir los datos maestros de SD. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. Los principales son:

- Maestro de clientes (Customer Master): Es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. El maestro de clientes incluye:

a) Datos generales de clientes, como dirección y número de teléfono.

b) Información de bancos y pagos del cliente.

c) Datos de ventas de distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.

- Maestro de materiales (Material Master): Es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:

a) Atributos de material definidos, como el tipo de material.

b) Sector de la industria del material.

c) Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.

d) Precios y datos contables relacionados con el material.

- Registro de información del Cliente-Material: Se crea cuando el cliente se refiere a un material de una manera distinta a la utilizada por el negocio. Ayuda a trazar un mapa de referencias de los materiales entre la denominación del cliente y la del negocio.

- Maestro de Precios (Pricing Master): Es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos de condiciones de precios son recargos, descuentos, gastos de flete e impuestos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Albaro Barceló Iriburo