✒️SAP / SAP HCM - Gestión del Capital Humano Por Claudia Naranjo Santaella

SAP HCM - Gestión del Capital Humano

SAP HCM es el módulo de Recursos Humanos del Sistema SAP que administra y gestiona prácticamente todo lo relacionado al capital humano de una empresa.

SAP HCM permite a las empresas que lo utilizan:

1. Reemplazar multiplicidad de aplicaciones y herramientas sueltas, con una plataforma robusta, escalable y totalmente integrada con las áreas financieras y logísticas de la empresa.
2. Establecer un completo manejo de nómina.
3. Estandarizar reportes en tiempo real en todo lo referente a la automatización de la administración de los empleados.
4. Cumplir con las regularizaciones legales de empleo de acuerdo al ámbito y al alcance de la empresa.
5. Gestionar completamente el horario del empleado y todos los temas inherentes al tiempo de trabajo incluyendo horas extras, compensaciones de horarios, llegadas tarde y mucho más.
6. Potenciar la fuerza de los recursos humanos de la empresa incrementando los niveles de satisfacción de los empleados y evitando la desmotivación personal y/o grupal.
7. Gestionar la selección de personal, atrayendo y contratando a las personas adecuadas para cada puesto de trabajo, estableciendo las nuevas contrataciones de una manera rápida y eficiente y ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir.

La integración de HCM con los otros módulos de SAP

A continuación, enumeramos las distintas actividades propias de los principales módulos del sistema SAP en donde existe una estrecha integración con la Gestión del Capital Humano de HCM:

El Control de Costos (CO):

• En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje
• En la distribución de gastos por centros de costo, proyectos, órdenes de controlling, entre otros
• El costeo de conceptos de Gestión de Tiempos por ausencias, presencias, suplencias, órdenes de trabajo, entre otros

La Gestión Financiera (FI):

• La contabilización de los resultados del payroll por empleado
• Los embargos a terceras partes (Ej.: Justicia)
• La generación de facturas por actividades de entrenamiento

La Gestión de Activos (AM):

• El seguimiento del equipo entregado a los empleados
• El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados

La Gestión de Proyectos (PS):

• La asignación de recursos basándonos en competencias
• El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto

La Gestión de Materiales (MM):

• El seguimiento de personal de contratistas
• La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias El reporte de horas trabajadas.

El Mantenimiento de Planta (PM):

• El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de PM
• Las Ventas y la Distribución (SD):
• La venta a empleados

La Planificación de la Producción (PP):

• La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción
• La integración con costos para generación de reportes financieros
• La integración con Payroll

Los sub módulos de SAP HCM

Gestión de la estructura organizativa (OM): el módulo OM es donde podremos definir y mantener la Estructura Organizacional y Jerárquica de la empresa. Nos permite manejar la estructura de la empresa en tiempo real. Nos proporciona la base para otros componentes de Recursos Humanos, como el desarrollo de Personal, la Gestión de la nómina, entre otros.

Administración de personal (PA): a través de este componente podremos registrar y procesar los datos relacionados con los empleados dentro de la empresa. Toda esta clase de información la archivaremos en Infotipos.

Gestión de tiempos del personal (TM): el módulo de Gestión de Tiempos TM tiene como objetivo gestionar los datos vinculados a tiempos del personal de una empresa, registrar las ausencias y presencias, entre otras variaciones relacionadas con el personal.

Gestión de nómina (PY): se utiliza para el cálculo de la nómina, incluyendo la creación de resultados de comprobantes de remuneración, las transferencias bancarias o los pagos por cheque. También incluye la contabilización de los resultados en Finanzas y la realización de otras evaluaciones, como por ejemplo para los impuestos.

Reclutamiento y Selección de personal (RC): la Gestión de Contratación permite ejecutar todo el proceso de Selección y Contratación de Personal desde el registro de los Candidatos hasta la ocupación de las posiciones vacantes.

Desarrollo de personal (PD): la funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, las evaluaciones de desempeño y el plan de carrera. El objetivo del desarrollo personal consiste en garantizar la cobertura de las necesidades de personal en todas las áreas funcionales de una empresa mediante el desarrollo de potenciales de cualificación, facilitando la planificación y ejecución de la estrategia y gestión del talento.

Los perfiles ideales para aprender SAP HCM

SAP HCM es una excelente opción para los siguientes perfiles:

1. Personas interesadas en aprender a gestionar los procesos de recursos humanos de las empresas líderes mundiales
2. Administradores de empresas, directivos y consultores
3. Gerentes, directores, analistas y responsables de recursos humanos
4. Técnicos, licenciados y estudiantes o auxiliares del área de recursos humanos
5. Especialistas en relaciones laborales, regímenes de empleo y derecho
6. Especialistas en selección de personal, reclutadores y headhunters corporativos
7. Público en general que busque iniciar una carrera exitosa en recursos humanos de gran salida laboral

Accediendo a SAP HCM

Desde el menú principal del sistema, se puede acceder a SAP HCM abriendo la carpeta de Recursos Humanos:

Finalmente, si abrimos algunas de las funciones, veremos el último nivel de las transacciones de la gestión de SAP HCM.

La estructura organizativa de SAP HCM

A continuación, los elementos que componen la estructura organizativa:

• Unidad organizativa: describe las diferentes unidades de negocio dentro de una empresa.
• Función: es el conjunto de tareas que engloban un puesto de trabajo y las clasificaciones generales de un cargo.
• Posición: representa los cargos de la empresa.
• Personas: representarán a los empleados de nuestra empresa.
• Centro de coste: es un elemento de Control de costos / Finanzas que representa el origen de los costes.

Los datos maestros de SAP HCM

Los datos maestros de los empleados se guardan en Infotipos

Los Infotipos son unidades de información. Son agrupaciones lógicas de datos que utilizaremos para agrupar campos de datos relacionados.

En el sistema los visualizaremos como pantallas de entradas de datos.

También debemos tener en cuenta que los procedimientos de personal básicos dentro de la gestión de datos maestros, se representan mediante Medidas de personal.

Cada Medida de Personal comprende una secuencia de Infotipos.

Es importante que sepamos que a la secuencia establecida de Infotipos que surgen cuando ejecutamos una Medida de Personal la llamaremos Infogrupo.

Los ejemplos más significativos de Medidas de Gestión de Personal son:

1. La contratación de empleados o el alta de un nuevo colaborador
2. La ejecución de cambios organizativos, los cambios de posición, las promociones, entre otros
3. Los empleados que abandonan la empresa, la renuncia o despido de un empleado de la empresa

Las principales transacciones de SAP HCM

Las transacciones más utilizadas en el módulo de SAP HCM son:

Gestión de la estructura organizativa: utilizaremos estas transacciones para definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica.

Las principales transacciones de la gestión de la estructura organizativa son las siguientes:

PPOCE - Crea "Objetos Organizativos" y "Personas" dentro del staff de trabajo

PPOME - Administra los objetos organizativos

PPOSE - Visualiza objetos organizativos

Administración de personal: utilizaremos estas transacciones para registrar y procesar los datos relacionados con el empleado dentro de la empresa.

Las principales transacciones de la administración de personal son las siguientes:

PA40 - Crea o modifica medidas de personal

PA30 - Actualiza datos maestros del personal

PA20 - Visualiza datos maestros del personal

PA70 - Entrada rápida de datos maestros del personal

Gestión de tiempos del personal: utilizaremos estas transacciones para gestionar todo lo relacionado a los tiempos del personal de la empresa.

Por ejemplo, registrar las ausencias y presencias, mantener actualizados los planes de horarios de trabajo, mantener actualizados los calendarios festivos, registrar las horas extras que realiza el personal, cargar suplencias, realizar evaluaciones de tiempo y actualizar los contingentes de absentismos y presencias que tengamos disponibles.

Las principales transacciones de la gestión de tiempo del personal son las siguientes:

PA61 - Actualiza los datos de tiempos

PA51 - Visualiza los datos de tiempos

PA71 - Permite ejecutar una entrada rápida

PT60 - Realiza una valoración de tiempos

Gestión de nómina: utilizaremos estas transacciones para trabajar en la liquidación de haberes y en los procesos o actualizaciones de datos que tienen que forman parte de esta.

Las principales transacciones de la gestión de nómina son las siguientes:

PC00_M99_CALC_SIMU - Simulación del Cálculo de la Nómina

PC00_M99_CALC - Ejecuta una nómina

PC00_M99_CEDT - Recibo de salarios

PC00_M99_CWTR - Reporte de CC-nómina

PA03 - Actualizar Registro de Gestión

Reclutamiento y selección de personal: disponemos de varias transacciones divididas entre las que corresponden al maestro de candidatos, a la publicación de las vacantes y a los procesos de selección, entre otros.

Las principales transacciones del reclutamiento y la selección de personal son las siguientes:

PB10 - Primer registro de candidatos

PB40 - Medidas candidatos

PB30 - Actualiza los datos de los candidatos PBAI - Buscar candidatos por cualificaciones PBAG - Buscar candidatos por posiciones

PBAY - Actualiza un puesto vacante

PBAW - Actualiza la publicación de varios puestos vacantes