✒️SAP / SAP HCM - Gestión del Capital Humano Por Marcos Serrada Martínez

SAP HCM - Gestión del Capital Humano

Es el módulo de recursos humanos del sistema SAP que administra y gestiona prácticamente todo lo relacionado al capital humano de una empresa. SAP HCM es uno de los módulos más extensos del sistema SAP y esto se debe a que cubre todos y cada uno de los aspectos que involucran a la gestión de los recursos humanos de la empresa

SAP HR VERSUS SAP HCM

HASTA LA VERSIÓN 4.7 DE SAP, EL MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS DE SAP SE DENOMINABAS SAP HR, a partir de la versión 5.0 SAP incluya dentro de la gestión de los recursos humanos en el portal web los módulos de E-Learning, administración de talento, WorkFlow y E-Recruitment y lo que hasta ese momento conocíamos como SAP HR pasa a llamarse SAP HCM. En términos generales HR y HCM son lo mismo, podemos decir que básicamente HCM es una nueva versión de HR. El término recurso humano es ampliamente utilizado, para que suene más técnico y moderno SAP utiliza en su lugar el término gestión de capital humano.

SAP HCM realiza la administración del personal a nivel social, nacional e internacional, de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa. SAP HCM cuenta con la potencia necesaria para manejar desde cientos de miles de empleados de manera transparente y simultánea en las empresas que lo implementan.

Es bastante habitual escuchar que el módulo HCM y todos los procesos de negocio asociado están en relación directa con los países específicos, dado que el software debe ser compatible con las leyes de cada país en materia laboral, impuestos, beneficios sociales, etc. por este motivo SAP incluye procedimientos, transacciones y variables que varían para los distintos países

SAP HCM permite a las empresas que lo utilizan:

• Reemplazar multiplicidad de aplicaciones y herramientas suelta, con una plataforma robusta, estable y totalmente integrada con la área financiera y logística de la empresa.
• Establecer un completo manejo de nómina.
• Estabilizar reporte en tiempo real en todos los referente a la automatización de la administración de los empleados, el pago de sus a Bere, las liquidaciones mensuales de salarios, aguinaldo, los convenios colectivos de trabajo y demás temas administrativos
• Cumplir con las regularizaciones legales de empleo de acuerdo al ámbito y al alcance de la empresa. En base a la envergadura del modelo de negocio implementado, SAP HCM le ayudará a la empresa a cumplir pautas laborales legales a nivel local, provincial, nacional e internacional
• Gestionar completamente el horario del empleado y todos los temas inherentes al tiempo de trabajo incluyendo horas extras, compensaciones de horario, llegadas tarde y mucho más.
• Potenciar la fuerza de los recursos humanos de la empresa incrementando los niveles de satisfacción de los empleados y evitando la desmotivación personal y grupal. Esto mismo HCM lo realiza:

• Gestionando el talento del personal mediante el conocimiento de las destrezas de cada empleado
• Evaluando y cuantificando el desempeño, identificando quién está listo para un nuevo puesto de trabajo y quien necesita un apoyo extra para potenciar su talento
• Estableciendo métrica y objetivos a niveles individuales o grupales
• Fijando nuevo y claro objetivos, alineando los objetivos particulares de cada persona o grupo, colaborativo del puesto en el cual se desempeña y con el objetivo común y general de toda la empresa
• Generando y monitoreando planificaciones de trabajo al corto, mediano y a largo plazo
• Capacitando a los empleados según las necesidades funciones y también teniendo en cuenta los gustos personales

• Gestionar la selección de personal, atrayendo y contratando a las personas adecuadas para cada puesto de trabajo, estableciendo las nuevas contrataciones de una manera rápida y eficiente y ayudando a la empresa a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir

Integración de HCM con los otros módulos de SAP

SAP HCM se comunica y está integrado con otros módulos clave del sistema SAP, Tales como la gestión financiera FI, control de costos CO, la planificación de producción PP, los WorkFlow, entre otros. Veamos algunos ejemplos sencillos de cómo sucede esta integración:

Los procesos de nómina utiliza funciones de las cuentas de acreedores para emitir cheques, gestionar la información de pagos y banco y procesar pagos a hacienda o al fisco. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas del libro mayor para su uso en informes periódicos de ingresos y gastos.

También, para la contabilidad de gestión de CO, la información relacionada con los costes de personal se puede transferir a centros de coste gracias al módulo de CO. Los empleados pueden ser asignados al centro de trabajo, que son utilizados y explotado por otros módulos como planificación de la producción PP.

Las posiciones asignada y los canales de información corporativa son usados en los WorkFlows para trazar la ruta de documento para su estudio o aprobación; por ejemplo, el flujo de los documentos para pedir un permiso o para solicitar una compra.

A continuación se enumeran las distintas actividades propias de los principales módulos del sistema SAP en donde existen una estrecha integración con la gestión de capital humano de HCM:

Control de costos (CO)

• En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje
• En la distribución de los gastos por centros de costo, proyecto, órdenes de controlling, entre otros
• La generación de facturas por actividades de entrenamiento

Gestión de activos (AM)

• El seguimiento del equipo entregado a los empleados
• El seguimiento de los vehículos asignado a los empleados

Gestión de materiales (MM)

• El seguimiento de personal de contratistas
• La asignación de personal de contratistas basándose en competencias
• Reporte de horas trabajadas

Mantenimiento de planta (PM)

• El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de P.M.

Las ventas y la distribución (SD)

• La venta a empleados

Planificación de la producción (PP)

• La integración, gestión de tiempo para permitir la gestión de costos de producción
• La integración con costos para generación de reportes financieros
• La integración de Payroll

Sub módulo de SAP HCM

Podemos dividir HCM en Sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad específica dentro de las actividades de gestión de capital humano

Gestión de la estructura organizativa (OM): el módulo OM es donde podemos definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica de la empresa. Nos permite manejar la estructura de la empresa en tiempo real, debido a la integración del sistema, donde relacionaremos la estructura de la empresa con los módulos de administración del personal. Nos proporciona la base para todos los componente de recursos humanos, como el desarrollo de personal, la gestión de nóminas, entre otros.

Administración de personal (PA): a través de este componente podremos registrar y procesar los datos relacionados con los empleados dentro de la empresa. Toda clase de información sobre un empleado de la empresa archivaremos en infotipos. Esto nos proporciona información estructurada, facilitan la entrada de datos y también nos permite almacenar datos para periodo específico de tiempo.

Gestión de tiempo del personal (TM): el módulo de gestión de tiempos P.M. tiene como objetivo gestionar los datos vinculados a tiempo del personal de una empresa, registrar las ausencias y presencias, mantener actualizado los planes de horario de trabajo y el calendario de festivo con el cual trabajamos, registrar y autorizar la hora extra que realiza el personal, cargar suplencias, realizar la evaluación de tiempo y realizar actualización de los contingentes de abastecimiento y presencia que tengamos disponible.

Gestión del nómina (YP): el término generales, el cálculo de la nómina se utiliza para calcular la renumeración en base al trabajo realizado por cada empleado. En un sentido más estricto, el cálculo de la nómina es un concepto que engloba una serie de procesos de trabajo Tales como la creación de resultados del cálculo de la nómina y de comprobantes de remuneración, la transferencia bancaria o los pagos por cheques. Este término también incluye una serie de actividades Tales como la contabilización de los resultados en finanzas y la realización de otras evaluaciones, como por ejemplo para los impuestos.

Reclutamiento y selección de personal (RC): la gestión de contrastación permite ejecutar todo el proceso de selección y contratación de personal desde el registro de los candidatos hasta la ocupación de las posibles vacante. El componente contratación de personal de SAP consta de los siguientes subcomponentes:

• Las necesidades y publicidad del personal
• La gestión de los candidatos
• La selección de los candidatos

Desarrollo de personal (PD): la funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, las evaluaciones de desempeño y el plan de carrera. El objetivo del desarrollo personal consiste en garantizar la cobertura y las necesidades de personal en todas las áreas funcionales de una empresa mediante el desarrollo de potenciales de cualificación. La implementación de desarrollo de personal PD nos facilita la planificación y ejecución de las estrategias de gestión de talento permitiendo a los usuarios responsables identificar las necesidades de desarrollo a través de herramientas de búsqueda y comparación de perfiles, reduciendo la brecha cualificación/requerimiento entre el empleado y la posición que ocupa.

El desarrollo del personal nos da la posibilidad de alinearlo objetos individuales y equipo a los corporativos y la estrategia elegida. También permite establecer un proceso para las revisiones y evaluaciones de los empleados Is y al mismo tiempo tener un proceso de operación orientado al desempeño.

Sistema S/4HANA y la gestión de capital humano

Tal como vimos en la primera unidad del curso, el sistema SAP ECC, la gestión del capital humano forma parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro del denominado módulo de recursos humanos encontramos SAP HR, también denominado SAP HCM

A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordenar la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA

1. SAP S/4HANA Finance

Ariba y Concur

1. SAP S/4HANA Human Resources

Success Factor y FieldGlass

(Aquí se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Gestión de Capital Humano)

1. SAP S/4HANA Sourcing and Procurement

Ariba, FieldGlass y Concur

1. SAP S/4HANA Suply Chain

1. SAP S/4HANA Manufacturing

1. SAP S/4HANA Marketing

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Sales

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Service

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Asset Management

1. SAP S/4HANA Research and Development

Accediendo a SAP HCM

• Se puede acceder al módulo SAP HCM desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta recursos humanos
• Dentro de la carpeta recurso humano vemos la funciones del módulo HCM
• Si abrimos alguna de las carpetas, por ejemplo, gestión de personal, vemos a las funciones que nos proporciona sala para realizar la gestión del personal
• Luego si abrimos alguna de las carpetas, por ejemplo, contrataciones del personal
• Finalmente, si abrimos la carpeta maestro candidatos, vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión del maestro de Candido

Estructura organizativa de SAP HCM

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo HCM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa de SAP HCM es el conjunto de objetos que componen la empresa, podríamos decir que es la representación estructural o organigrama de la empresa.

Tener una estructura clara es la base fundamental para toda la planificación y desarrollo de personal de la empresa ella quiere más importancia cuando más grande y compleja es la empresa. Cada posición y función tienen requisitos y tareas que le escriben. A continuación vamos a explicar cada uno de los elementos que componen estructura organizativa dos.

Unidad organizativa: describe las diferentes unidades de negocio dentro de una empresa. Es una herramienta de gran utilidad ya que a través del organigrama de una empresa podemos obtener de manera gráfica, clara y muy visual los diferentes departamentos que componen la empresa las diferentes posiciones en cada departamento y las personas que ocupan cada cargo.

Función: es el conjunto de tareas que engloba un puesto de trabajo y las clasificaciones generales de un cargo. Se utilizan para describir un trabajo que implica a varios cargos con tareas similares.

Posición: representan los cargos de la empresa. Las posiciones están siempre asociadas a las unidades organizativas y ocupadas por un empleado. Es una representación más completa y específica de una función. Las posiciones se crean sobre la base de las funciones, y por lo tanto la posición a Kare automáticamente las características asignadas a la función.

Personas: representa los empleados en nuestra empresa. Donde ocupan posiciones en la estructura organizativa que está dirigida por la gestión de la organización. Es decir que las personas son los empleados que van a ocupar cada uno de los posiciones disponibles.

Cada persona puede ocupar una posición en un 100% o distribuirse porcentualmente entre varias de ellas hasta cubrir el 100% de ocupación.

Centro de coste: es un elemento de control de costo/finanza que representa el origen de los costes. Éstos centros de corte pueden relacionarse con las unidades de negocio o las posiciones, según como se quiera parametrizar el sistema. El centro de corte suele definirse para una una organizativa, es decir se aplica el mismo centro de corte para toda la unidad.

Datos maestro de SAP HCM

Los datos maestro de los empleados se guardan en infotipos. Los info tipos son unidades de información. Los mismos o agrupaciones lógica de datos que utilizaremos para agrupar campos de datos relacionados. En el sistema lo visualizaremos como pantalla de entrada de datos.

Toda clase de información sobre un empleado de nuestra empresa la archivaremos en info tipo. Esto no proporcionará información estructurada, facilitan la entrada de datos y también lo permite almacenar datos para periodo específico de tiempo.

Por ejemplo

Infotipo 0001 para asignación organizativa

Infotipo 0002 para información de datos personales

Infotipo 0003 para horario de trabajo

También debemos tener en cuenta que los procedimientos de personal básico dentro de la gestión de datos maestros, se representa mediante medidas de personal. Cada medida de personal comprende una secuencia de info tipo. Es importante que sepamos que a las secuencias establecidas de info tipo que surgen cuando ejecutamos una medida de personal la llamaremos infogrupo.

Ejemplos más significativo de medidas de gestión de personal:

• La contratación de empleado o el alta de un nuevo colaborador
• La ejecución de cambios organizativos, los cambios de posición, las promociones, entre otros
• Los empleados que abandona la empresa, la renuncia o despido de un empleado de la empresa

Por medio de la transacción PA30 podemos actualizar los datos maestro del personal que se encuentran en los infotipo correspondientes.

Cuándo no tenemos la necesidad de modificar datos, sino que sólo queremos visualizarlo, existe la transacción llamada PA20 visualizar. (visualización de datos maestros).

Principales transacciones de SAP HCM

El módulo HCM ofrece una lista de transacciones para realizar las tareas de la gestión del capital humano. Las más utilizadas son:

Gestión de la estructura organizativa: utilizaremos está en transacciones para definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica. También para configurar la estructura organizativa funcional, la jerarquía de los departamentos y la jerarquía de posiciones de la empresa. A través de estas transacciones podemos analizar el plan organizativo actual, en función de nuestros requisitos y basándonos en ellos Para poder llevar a cabo las planificaciones de los requisitos de los cortes de personal.

Las principales transacciones de la gestión de la estructura organizativa son la siguiente :

PPOCE Crea objetivo organizativo y persona dentro del staff de trabajo

PPOME administran los objetos organizativas

PPOSE visualiza objetos organizativos

Administración de personal: utilizaremos estas transacciones para registrar y procesar los datos relacionados con el empleado dentro de la empresa.

Las principales transacciones de la administración de personal son las siguientes

PA40 crea o modifica medidas de personal

PA30 actualiza datos maestro del personal

PA20 visualiza datos maestro del personal

PA70 entrada rápida de datos maestro del personal

Disponemos de muchas más transacciones para emitir reporte que no serán de gran utilidad en nuestra operatoria profesional diaria

Gestión de tiempo del personal: utilizaremos estas tres acciones para gestionar todo lo relacionado a los tiempos del personal de la empresa. Por ejemplo registrar las ausencias y presencia, mantener actualizado los planes de horario de trabajo, mantener actualizado los calendario festivos, registrar la hora extra que realiza el personal, cargar suplencias, realizar evaluaciones de tiempo y actualizar Los contingentes de absentismo y presencia que tengamos disponible.

Las principales transacciones de la gestión del tiempo del personal se la siguiente

PA61 actualiza los datos de tiempos

PA51 visualiza los datos de tiempos

PA71 permite ejecutar una entrada rápido

PT60 realiza una valoración de tiempos

Gestión de nómina: realizaremos tres acciones para trabajar en la liquidación de haberes y en los procesos o actualizaciones de datos que tienen qué formar parte de esta.

Las principales transacciones de la gestión de nómina son las siguientes :

PC00_M99_CALC_SIMU simulación del cálculo de la nómina

PC00_M99_CALC ejecuta una nómina

PC00_M99_CEDT recibo de salarios

PC00_M99_CWTR reporte de CC-nómina

PA03 actualizar registro de gestión

Reclutamiento y selección de personal: disponemos de varias transacciones dividida entre las que corresponden al maestro de candidatos, la publicación de las vacantes y a los procesos de selección, entre otros

Las principales transacciones reclutamiento y selección de personal son la siguiente:

PB10 primer registro de candidatos

PB40 medida candidatos

PB30 actualiza los datos de los candidatos

PBAI buscar candidato por cualificaciones

PBAG buscar candidatos por posiciones

PBAY actualiza un puesto vacante

PBAW actualiza la publicación de varios puestos vacantes