✒️SAP / SAP HCM - Gestión del Capital Humano Por Maria Vargas Alarcon

LECCIÓN 7: SAP HCM – GESTION DEL CAPITAL HUMANO

1.Introducción a SAP HCM:

SAP HCM es el módulo de Recursos Humanos que administra y gestiona todo lo relacionado al capital humano de una empresa. Este es uno de los módulos más extensos de SAP. HR y HCM son lo mismo, básicamente HCM es una nueva versión de HR.

SAP HCM realiza la administración del personal a nivel local, nacional e internacional de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa. SAP HCM puede manejar desde cientos a miles de empleados de manera transparente y simultánea en la empresa que lo implementan. El módulo HCM y todos los procesos de negocio asociados están en relación directa con los países específicos, dado que el software debe ser compatible con las leyes de cada país en temas laborales, de impuestos, beneficios sociales, etc. Por eso SAP incluye procedimiento, transacciones y variables que varían para los diferentes países.

SAP HCM permite a las empresas que lo utilizan:

-Reemplazar multiplicidad de aplicaciones, herramientas sueltas, con una plataforma robusta, escalable y totalmente integrada con las áreas financieras y logística de la empresa.

-Establecer un completo manejo de nómina.

-Estandarizar reportes en tiempo real en todo lo referente a la automatización de la administración de empleados, el pago de sus haberes, liquidaciones mensuales de salarios, aguinaldos, convenios colectivos de trabajo, y otros temas administrativos.

-Cumplir con las regularizaciones legales de empleo de acuerdo al ámbito y al alcance de la empresa. En base a la envergadura del modelo de negocios implementado, SAP HCM ayuda a la empresa a cumplir pautas laborales legales a nivel local, provincial, nacional e internacional.

-Gestionar completamente el horario del empleado y todos los temas inherentes al tiempo de trabajo incluyendo horas extras, compensaciones de horarios, llegadas tarde, etc.

-Potenciar la fuerza de los recursos humanos de la empresa incrementando los niveles de satisfacción de los empleados y evitando la desmotivación personal y/o grupal. HCM lo realiza: -Gestionando el talento del personal mediante el conocimiento de destrezas de cada empleado, -Evaluando y cuantificando el desempeño, identificando quien está listo para un nuevo puesto y quien necesita apoyo extra para potenciar su talento, -Estableciendo objetivos individuales y/o grupales, -Fijando nuevos objetivos alineados a los objetivos de la empresa, -Generando y monitoreando planificaciones de trabajo al corto, mediano y largo plazo, -Capacitando a los empleados según las necesidades de sus funciones y también teniendo en cuenta los gustos personales.

-Gestionar la selección de persona, atrayendo y contratando a las personas adecuadas para cada puesto de trabajo, estableciendo las nuevas contrataciones de una manera rápida y eficiente y ayudando a la empresa a obtener el recurso óptimo para cubrir el puesto.

2.La integración de HCM con los otros módulos de SAP:

SAP HCM se comunica y esta integrado con otros módulos clave, como Gestión Financiera FI, Control de Costos CO, Planificación de la Producción PP, los WorkFlows, etc. Los procesos de nómina utilizan funciones de las cuentas de acreedores para emitir cheques, gestionar la información de pagos y bancos y procesar pagos a Hacienda o al fisco. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas de Libro Mayor para uso en informes periódicos de ingresos y gastos.

También para la Contabilidad de Gestión de CO, la información relacionada con los costes de personal se puede transferir a Centros de Coste gracias al módulo de CO. Los empleados pueden ser asignados a centros de trabajo, que son utilizados y explotados por otros módulos como Planificación de la Producción PP.

Los canales de información corporativa son usados en los Workflows para trazar la ruta de documentos para su estudio y/o aprobación; por ejemplo, el flujo de los documentos para pedir un permiso o solicitar una compra.

A continuación se enumeran las distintas actividades propias de los principales módulos del sistema SAP donde existe una estrecha integración con la Gestión del Capital Humano de HCM:

-El Control de Costos (CO): En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje, En la distribución de gastos por centros de costo, proyectos, órdenes de controlling, etc., El costeo de conceptos de Gestión de Tiempos por ausencias, presencias, suplencias, órdenes de trabajo, etc.

-La Gestión Financiera (FI): La contabilización de los resultados del payroll por empleado, los embargos a terceras partes, (Ej: Justicia), La generación de facturas por actividades de entretenimiento.

-La Gestión de Activos (AM): El seguimiento del equipo entregado a los empleados, El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados.

-La Gestión de Proyectos (PS): La asignación de recursos basándonos en competencias, El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto.

-La Gestión de Materiales (MM): El seguimiento de personal de contratistas, La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias, el reporte de horas trabajadas.

-El Mantenimiento de Planta (PM): El seguimiento del tiempo asignado(consumido a una orden de PM.

-Las Ventas y la Distribución (SD): La venta a empleados.

-La Planificación de la Producción (PP): La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción, la integración de costos para generación de reportes financieros, la integración de Payroll.

3.Los Submódulos de SAP HCM:

-Gestión de la estructura organizativa (OM): Es donde se puede definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica de la empresa. Nos permite manejar la estructura de la empresa en tiempo real, debido a la integración del sistema, donde se relacione la estructura de la empresa con los módulos de administración del personal. Proporciona la base para otros componentes de RRHH, como el desarrollo de personal, la gestión de la nómina, etc.

-Administración de personal (PA): Se puede registrar y procesar los datos relacionados con los empleados dentro de la empresa. Toda clase de información sobre un empleado de la empresa se archivará en Infotipos, estos proporcionan información estructurada, facilitan la entrada de datos y también nos permiten almacenar datos para periodos específicos de tiempo.

-Gestión de tiempos del personal (TM): Tiene como objetivo gestionar los datos vinculados a tiempos del personal de la empresa, registrar ausencias y presencias, mantener actualizados los planes de horario de trabajo y el calendario de festivos con el cual se trabaja, registrar y autorizar las horas extras que realiza el personal, cargar suplencias, realizar la evaluación de tiempos.

-Gestión de nómina (PY): Se utiliza para calcular la remuneración en base al trabajo realizado por cada empleado, ósea es un concepto que engloba una serie de procesos de trabajo tales como la creación de resultados del cálculo de la nomina y de comprobantes de remuneración, las transferencias bancarias o los pagos por cheque. También incluye actividades como contabilización de los resultados en Finanzas y realización de otras evaluaciones, como para los impuestos.

-Reclutamiento y selección de personal (RC): Permite ejecutar todo el proceso de selección y contratación de personal, desde el registro de los candidatos hasta la ocupación de las posiciones vacantes. El componente Contratación de Personal de SAP consta de los siguientes subcomponentes: -Las necesidades y publicidad del personal, -La gestión de los candidatos, -La selección de los candidatos.

-Desarrollo de personal (PD): El objetivo de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, las evaluaciones de desempeño y el plan de carrera. El objetivo es garantizar la cobertura de las necesidades de personal en todas las áreas funcionales de la empresa mediante el desarrollo de potenciales de cualificación. La implementación de PD facilita la planificación y ejecución de la estrategia y gestión de talento, permitiendo a los usuarios responsables identificar las necesidades de desarrollo a través de herramientas de búsqueda y comparación de perfiles, reduciendo la brecha cualificación/requerimientos entre empleado y la posición que ocupa.

4.Los perfiles ideales para aprender SAP HCM:

Para ser un consultor SAP PP no es necesario tener formación universitaria especial previa, pero sí es una ventaja contar con un título universitario en áreas relacionadas con la industria, contabilidad o administración.

SAP HCM es una excelente opción de carrera profesional como perfeccionar un CV. Entre los perfiles que destacan están:

-Administradores de empresas, directivos y consultores

-Gerentes, directores, analistas y responsables de RRHH

-Tecnicos licenciados y estudiantes o auxiliares del área de RRHH

-Especialistas en selección de personal, reclutadores y headhunters corporativos.

5.El sistema S/4HANA y la Gestión del Capital Humano:

En SAP ECC, la gestión del capital humano formaba parte de SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro del módulo de RRHH encontramos SAP HR, también conocido como SAP HCM.

A partir de SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs), dentro de S/4HANA. La línea de negocio SAP S/4HANA Human Resources es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Gestión del Capital Humano.

6.Accediendo a SAP HCM:

Se puede acceder a SAP HCM desde el menú SAP, el cual se visualiza al ingresar al sistema. Aquí se abre la carpeta Recursos Humanos, dentro de esta carpeta se ven las funciones de HCM. Si se abre algunas de las carpetas, por ejemplo, Gestión de Personal, se verán las funciones de SAP para realizar la gestión de personal. Luego si se abre alguna de las carpetas, por ejemplo, Contratación de Personal. Finalmente, si abrimos la carpeta Maestro Candidatos, ser verán en el último nivel las transacciones que proporciona SAP para realizar la gestión del maestro de candidatos.

7.La Estructura organizativa de SAP HCM:

Para alinear los procesos de una empresa con los módulos de HCM primero se debe definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa en SAP HCM es el conjunto de objetos que componen la empresa, ósea es la representación estructural u organigrama de la empresa. Los elementos que componen la estructura organizativa son:

-Unidad Organizativa: Describe las diferentes unidades de negocio dentro de una empresa. Es una herramienta de gran utilidad ya que a través del organigrama de una empresa podemos obtener de manera gráfica, clara y visual los diferentes departamentos que componen la empresa, las diferentes posiciones en cada departamento y las personas que ocupan cada cargo.

-Función: Conjunto de tareas que engloban un puesto de trabajo y las clasificaciones generales de un cargo. Se utilizan para describir un trabajo que aplica a varios cargos con tareas similares.

-Posición: Representa los cargos de la empresa. Las posiciones están asociadas a las unidades organizativas y ocupadas por un empleado. Es una representación más concreta y específica de una función. Las posiciones se crean sobre la base de las funciones, por lo tanto adquiere automáticamente las características asignadas a la función.

-Personas: Representarán a los empleados de nuestra empresa. Donde ocupan posiciones en la estructura organizativa que esta dirigida por la Gestión de la Organización. Es decir que las Personas son los Empleados que van a ocupar cada una de las posiciones disponibles.

-Centro de Coste: Elemento de Control de costos/finanzas que representa el origen de los costes. Estos centros de coste pueden relacionarse con las unidades de negocio o las posiciones, según como se quiera parametrizar el sistema. El centro de coste se define para una unidad organizativa, es decir se aplica el mismo centro de coste para toda la unidad.

8.Los Datos Maestros de SAP HCM:

Los Datos Maestros de los empleados se guardan en Infotipos, que son unidades de información. Los mismos son agrupaciones logísticas de datos que utilizaremos para agrupar campos de datos relacionados. En el sistema visualizaremos como pantallas de entradas de datos. Toda clase de información de un empleado de la empresa se archivará en Infotipos, esto dará información estructurada y permitirá almacenar datos para periodos específicos de tiempo. Por ejemplo: Infotipo 0001 para asignación organizativa, Infotipo 0002 para información de Datos Personales, Infotipo 0007 para Horario de Trabajo.

También se debe tener en cuenta que los procedimientos de personal básicos dentro de la gestión de Datos Maestros, se representan mediante Medidas de Personal. Cada Medida de Personal comprende una secuencia de Infotipos. Es importante saber que la secuencia establecida de Infotipos que surgen cuando se ejecuta una Medida de Personal la llamaremos Infogrupos.

Los ejemplos más significativos de Medidas de Gestión de Personal son:

-La contratación de empleados o el alta de un nuevo colaborador

-La ejecución de cambios organizativos, los cambios de posición, las promociones, etc.

-Los empleados que abandonan la empresa, la renuncia o despido de un empleado.

Por la transacción PA30 se pueden actualizar los Datos Maestros del Personal que se encuentran en los Infotipos correspondientes. Cuando no se tiene la necesidad de modificar datos, sino que solo se quiere visualizar, existe la transacción PA20 – Visualizar (visualización de datos maestros).

9.Las principales transacciones de SAP HCM:

-Gestión de la estructura organizativa: Se usan para definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica. También para configurar la estructura organizativa funcional, la jerarquía de los departamentos y la jerarquía de posiciones de la empresa. A través de estas transacciones se podrá realizar el plan organizativo actual, en función de nuestros requisitos y basándonos en eso poder llevar a cabo las planificaciones de requisitos y costes de personal.

Las principales transacciones de la gestión de la estructura organizativa son las siguientes:

-PPOCE: Crea “Objetos Organizativos” y “Personas” dentro del staff de trabajo

-PPOME: Administra los objetos organizativos

-PPOSE: Visualiza objetos organizativos

-Administración de personal: Se usan para registrar y procesar los datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. Las principales transacciones de la administración de personal son:

-PA40: Crea o modifica medidas de personal

-PA30: Actualiza datos maestros del personal

-PA20: Visualiza datos maestros del personal

PA70: Entrada rápida de datos maestros del personal

-Gestión de tiempos del personal: Se usan para gestionar todo lo relacionado a los tiempos del personal de la empresa. Las principales transacciones de gestión de tiempo son:

-PA61: Actualiza los datos de tiempos

-PA51: Visualiza los datos de tiempos

-PA71: Permite ejecutar una entrada rápida

-PT60: Realiza una valoración de tiempos

-Gestión de nómina: Se usan para trabajar en la liquidación de haberes y en los procesos o actualizaciones de datos que tienen forman parte de esta. Las principales transacciones de gestión de nómina son:

-PC_M99_CALC_SIMU: Simulación del Calculo de la Nómina

-PC00_M99_CALC: Ejecuta una nómina

-PC00_M99_CEDT: Recibo de salarios

-PC00_M99_CWTR: Reporte de CC-Nómina

-PA03: Actualizar Registro de Gestión

-Reclutamiento y selección de personal: Se dispone de varias transacciones divididas entre las que corresponden al maestro de candidatos, a la publicación de las vacantes y a los procesos de selección, etc. Las principales transacciones del reclutamiento y la selección de personal son:

-PB10: Primer registro de candidatos

-PB40: Medidas candidatos

-PB30: Actualiza los datos de los candidatos

-PBAI: Buscar candidatos por cualificaciones

-PBAG: Buscar candidatos por posiciones

-PBAY: Actualiza un puesto vacante

-PBAW: Actualiza la publicación de varios puestos vacantes