PREPARACIÓN, ENTRADA EN PRODUCTIVO Y SOPORTE POSTERIOR
LA FASE DE PREPARACIÓN AL PRODUCTIVO
Corresponde a las tareas previas al comienzo de la operación en el entorno real. Se realizan pruebas y puesta a punto del sistema para el comienzo de la operación.
Las tareas a realizar en esta fase son:
· PRUEBAS: Antes de transportar la parametrización al sistema productivo, en el mandante de test se efectúan varias pruebas; como el de asegurar que los procesos, interfaces, programas y cargas, funcionen de acuerdo a lo requerido. Los diferentes tipos de pruebas:
Ø Pruebas unitarias: Se prueba cada proceso o ciclo, con un modelo real de la operación diaria, en cada módulo.
Ø Pruebas integrales: Se verifica la integración de los procesos, entre todos los módulos implementados.
Ø Pruebas de volumen o stress: Son pruebas de performance del sistema, cuando este opera con todos sus usuarios conectados. Se utiliza normalmente para romper las aplicaciones; se va doblando el número de usuarios que se agregan a la aplicación y se ejecuta una prueba de carga hasta que se rompe. Así se determina la solidez de la aplicación en los momentos de carga extrema y ayuda a los administradores para determinar si la aplicación rendirá lo suficiente en caso de que la carga real supere a la carga esperada.
· TRANSPORTE DE LA PARAMETRIZACIÓN Y PROGRAMAS: Una vez realizadas las pruebas y las correcciones, se debe trasportar las parametrizaciones y los programas al sistema productivo.
· CREACIÓN DE PERFILES DE USUARIO: Contienen las autorizaciones para operar en el nuevo sistema. Para la creación de perfiles de usuario se debe establecer una matriz de roles de acuerdo a las funciones que desempeñan los usuarios de las compañías.
· REALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: En las diversas etapas de implementación del proyecto, se generan varios documentos, que sirven de apoyo al control del proyecto y a la operación posterior.
La documentación más importante es:
Ø Diseño conceptual: Registra los procesos a implementar, después del análisis de procesos de negocio de acuerdo al modelo de referencia del nuevo sistema. Es aprobado a final de la fase de diseño del sistema.
Ø Manual de parametrización: En este se registran los cambios realizados, durante la etapa de parametrización del sistema. Es fundamental cuando se quieren realizar nuevos cambios.
Ø Manual de usuario: Está orientado a los usuarios finales del sistema. Es una guía que explica cómo operar o utilizar cada una de las transacciones funcionales, a la que los usuarios accederán en el nuevo sistema.
Ø Manual de procedimientos: Complementa al manual de usuario y es una guía de los procedimientos a seguir, fuera del sistema.
Contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades y procedimientos de la empresa. Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen, y detalla cómo operar manualmente, en casa de error o que no funcione el sistema informático.
· CARGAS INICIALES DE DATOS: Cuando se ha transportado la parametrización, el sistema está listo para ser “Poblado”; es decir, para recibir los datos maestros con los que debe comenzar a operar. Los datos deben haber sido depurados por los usuarios, y extraídos desde su sistema de origen, a través de archivos o manualmente. La carga inicial de los datos es el último paso antes de la entrada en productivo.
Para estos casos, se han construido los programas de “Batch Input” que simulan las transacciones de entrada de datos.
SOPORTE Y OPTIMIZACIÓN
Los proyectos de implementación no terminan con la entrada en producción. Hay muchas tareas a realizar después de la puesta en producción, entre ellas:
Ø Soporte a la operación: Se debe prestar soporte a los usuarios finales, mediante una mesa de ayuda.
Debe crearse un plan de contingencia para el caso de que la operación del nuevo sistema no esté disponible. Los principales problemas al momento de comenzar la operación son:
§ Autorizaciones de los usuarios para la ejecución de tareas.
§ Desconocimiento de la operación del sistema.
§ Desconocimiento de los nuevos procedimientos administrativos.
Ø Organización al sistema: La optimización del sistema es necesaria, ya que no todos los escenarios pueden ser completamente probados, antes de la entrada en productivo. También surgen nuevos requerimientos de los usuarios cuando el sistema ya se encuentra en productivo. Los factores que más influyen en la estabilización del sistema son:
§ Cargas iniciales.
§ Pruebas y preparación del sistema.
§ Difusión del proyecto y formación de usuarios.