LECCION: PREPARACIÓN, ENTRADA EN PRODUCTIVO Y SOPORTE POSTERIOR
1- LA FASE DE PREPARACION AL PRODUCTIVO
La fase de Preparación al Productivo corresponde a las tareas previas al comienzo de la operación en el entorno real. Aquí se realizan las pruebas y puesta a punto del sistema para el comienzo de la operación.
Las tareas a realizar en esta fase son:
-Pruebas
-Transporte de la parametrización y programas
-Creación de perfiles de usuario
-Documentación
-Cargas iniciales de datos
2-PRUEBAS
Antes de transportar la parametrización al sistema productivo, es necesario asegurar que los procesos, interfaces, programas y cargas, funcionan de acuerdo a lo requerido. Para ello, se realizan diferentes pruebas en el mandante de test.
Los diferentes tipos de pruebas son:
-Pruebas Unitarias: corresponden a probar cada proceso, o ciclo con un modelo real de la oepración diaria, en cada módulo.
Por ejemplo, probamos cual es la salida del programa A cuando introducimos en la pantalla de seleccion del mismo, una fecha distinta a la fecha del día, ques la que corresponde utilizar.
-Pruebas Integrales: aqui debe verificarse la integración de los procesos, entre todos los módulos implementados.
-Pruebas de Volúmen o Stress: corresponden a las pruebas de perfomance del sistema cuado este opera con todos sus usuarios conectados.
Prueba de Stress: Esta prueba se utiliza normalmente para romper las apliaciones. Se va doblando el número de usuarios que se agregan a la aplicación y se ejecuta una prueba de carga hasta que se rompe. este tipo de prueba se realiza para determinar la solidez de la aplicación en los momentos de carga extrema y ayuda a los administradores para determinar si la aplicación rendirá lo suficiente en caso de que la carga real supere a la carga esperada.
3-TRANSPORTE DE LA PARAMETRIZACIÓN Y PROGRAMAS
Una vez realizadas las pruebas y las correcciones, se debe trasnportar las parametrizaciones y los programas al sistema productivo.
4-CREACION DE PERFILES DE USUARIO
Los perfiles de usuario contienen las autorizaciones para operar en el nuevo sistema. Existen muchos elementos que permiten definir las autorizaciones para realizar determinadas actividades en el sistema. Este es un punto critico, ya que si los usuarios no cuentan con los perfiles adecuados pueden ver bloqueado el acceso a las operaciones que realizan, o se les puede dar acceso a operaciones e información que no corresponde a sus funciones.
Para la creación de perfiles de usuario debe establecerse una matriz de roles de acuerdo a las funciones que desempeñan los usuarios de la compañia. A cada rol le corresponden autorizaciones para ejecutar algunas tareas.
Luego de crear los perfiles estos se asocian a los usuarios creados en el sistema.
5-REALIZACION DE LA DOCUMENTACIÓN
Como resultado de las diferentes etapas de la implementacion, se generan varios documentos que sirven de apoyo al control del proyecto y a la operación posterior.
La documentación más importante es:
-Diseño conceptual
Registra a los procesos a implementar, despues del analisis de procesos de negocios de acuerdo al modelo de referencia del nuevo sistema. Es aprobado alfinal de la fase de diseño del sistema.
-Manual de Parametrización
En el manual de parametrización se registran los cambios realizados durante la etapa de parametrización del sistema. Es fundamental cuando se quieren realizar nuevos cambios.
-Manual del Usuario
El manual de usuario está orientado a los usuarios finales del sistema. Es una guía acabada de la forma de operar cada una de las transacciones funcionales a las que los usuarios deben acceder, en el nuevo sistema. Es importante como soporte a la entrada en productivo.
-Manual de Procedimientos
El manual de procedimientos complementa al manual de usuario. Es una guía de los procedimientos a seguir, fuera del sistema. tiene llamadas al manual de usuario para indicar acciones a realizar en el sistema.
La principal diferencia entre el Manual de Usuario y el Manual de Procedimiento, tiene que ver con que el manual de usuario se utiliza para explicar detalladamente como se utilizan cada una de las transacciones del sistema SAP que el usuario debe conocer para realizar las labores del dia a dia en la empresa. En cambio el manual de procedimientos contiene una descripcion precisa de como deben desarrollarse las actividades de la empresa, este incluye ademas los puestos y unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacion, en caso de no funcionar el sistema informatico en el manual de procedimiento se especifican los pasos a seguir para la operatoria manual.
6-CARGAS INICIALES DE DATOS
Cuando se ha transportado la parametrización, el sistema productivo está listo para ser "poblado", es decir, para recibir los datos maestros con los que debe comenzar a operar. Los datos deben haber sido depurados por los usuarios, y extradiso desde sus sistemas de origen, através de archivos o manualmente.
La carga inicial de datos es el último paso antes de la entrada en productivo.
Para estos efectos se han construido los programas de Batch Input, que simulan las transacciones de entrada de datos.
7-SOPORTE Y OPTIMIZACION
Los proyectos de implementación no terminan con la entrada en producción. Hay muchas tareas que continuan despues de la entrada en productivo, entre ellas:
-Soporte a la operación
Se debe prestar soporte a los usuarios finales del sistema, mediante una mesa de ayuda.
Tambien debe crearse un plan de contingencia para el caso de que la operacion con el nuevo sistema no este disponible. Los principales problemas al momento de comenzar la operación son:
-Autorizaciones de los usuarios para ejecucion de tareas
-Desconocimiento de la oepración del sistema
-Desconocimineto de los nuevos procedimientos administrativos.
-OPTIMIZACION DEL SISTEMA
La optimización del sistema es necesaria ya que no todos los escenarios puede ser completamente probados antes de la entrada en productivo. También surgen nuevos requerimientos de los usuarios cuando els istema ya se encuentra en productivo. Los factores que mas influyen en la estabilización del sistema son:
-Cargas iniciales
-Pruebas y preparación del sistema
-Difusión del proyecto y formación de usuarios