✒️SAP / La entrada en productivo de la implementación de SAP Por Adriana Lucuara Arenas

1. La fase de preparación a la salida en productivo

• Tareas previas que se deben realizar al comienzo de la operación en el entorno real, es decir en el ambiente de producción. Aquí se realizan las pruebas y puesta a punto del nuevo sistema SAP para el comienzo de la operación.
• Ambiente: Es el sistema SAP compuesto por un servidor de aplicación y una base de datos. Típicamente en una instalación convencional de SAP existen al menos tres ambientes, cada uno de ellos almacenados en un equipo servidor diferente. Ellos son:
  • Ambiente de Desarrollo: en donde se desarrollar o crear los programas.
  • Ambiente de Pruebas o Testing: en donde se realizan las pruebas unitarias y de sistemas, de las modificaciones implementadas al sistema.
  • Ambiente de Producción: en donde el usuario final ejecuta las transacciones para acceder a las funcionalidades deseadas.
• Las tareas a realizar en esta fase son las siguientes:

Las pruebas

El transporte de la parametrización y los programas

La creación de los perfiles de usuario

La documentación

Las cargas iniciales de datos

2. Las pruebas

Antes de transportar la parametrización al sistema SAP productivo, es necesario asegurar que los procesos, las interfaces, los programas y las cargas, funcionan de acuerdo a lo requerido. Para ello, se realizan diferentes pruebas en el mandante de testing o pruebas. Los diferentes tipos de pruebas son las siguientes: Pruebas unitarias, Pruebas integrales, Pruebas de volumen o de estrés.

2.1. Pruebas unitarias

• Para comprobar el correcto funcionamiento de una unidad de código.
• Se aisla una parte del código para comprobar que funciona a la perfección. Son pequeños tests que validan el comportamiento de un objeto y la lógica.
• Sirven para asegurar que cada unidad funcione correctamente y eficientemente por separado.
• Además de verificar que el código hace lo que tiene que hacer, verificamos que sea correcto el nombre, los nombres y tipos de los parámetros, el tipo de lo que se devuelve, que si el estado inicial es válido, entonces el estado final es válido también.
• Características: automatizable, completas (cubrir la mayor cantidad de código), repetibles o reutilizables, independientes, profesionales.
• Ventajas: fomentan el cambio (pruebas sobre los cambios), simplifican la integración, documentan el código, los errores están más acotados y son más fáciles de localizar.

2.2. Pruebas integrales

• Se realizan en el ámbito del desarrollo del software una vez que se han aprobado las pruebas unitarias y comprueban que todos los elementos unitarios que componen el software funcionen juntos correctamente en grupo.
• Probar la comunicación entre los componentes (hardware o software) y verifica integración de los procesos y módulos.
• Verificar el correcto ensamblaje entre los distintos componentes una vez que han sido probados unitariamente con el fin de comprobar que interactúan correctamente a través de sus interfaces, tanto internas como externas, cubren la funcionalidad establecida y se ajustan a los requisitos no funcionales especificados en las verificaciones correspondientes.

2.3. Pruebas de volumen o estrés (pruebas de performance del sistema)

• Se realizan cuando éste opera con todos sus usuarios conectados. Estas pruebas se utilizan normalmente para romper las aplicaciones. Se va doblando el número de usuarios que se agregan a la aplicación y se ejecuta una prueba de carga hasta que se rompe.
• Se realiza para determinar la solidez de la aplicación en los momentos de carga extrema y ayuda a los administradores para determinar si la aplicación rendirá lo suficiente en caso de que la carga real supere a la carga esperada.
• Las pruebas de volumen o carga tienen como objetivo saber cuánta carga puede soportar un sistema sin empeorar su rendimiento. Estas pruebas sirven para conocer la capacidad máxima de un sistema bajo una carga determinada y poder dar con las causas que puedan condicionar su rendimiento. Ej) puente, agregar grupos pequeños de personas cada cierta cantidad de tiempo, indicándoles que realicen una acción como saltar una vez arriba del puente.
• Por otro lado las pruebas de estrés son realizadas sobrecargando un sistema más allá de sus especificaciones, para verificar cómo y cuándo fallará. Dentro de informática podemos colocar una gran carga en la base de datos, entradas (peticiones) continuas al sistema o almacenar información más allá de la capacidad de memoria del sistema. Ej. agregamos un gran grupo de personas en el mismo instante y en un lapso corto de tiempo agregaremos aún más, observando las fallas en mayor medida.

3. Transporte de la parametrización y los programas

• Después de las pruebas y correcciones, se transporta las parametrizaciones y los programas nuevos o modificados al sistema productivo (ambiente de producción).
• A medida que se van generando las órdenes de transporte con los cambios a los programas existentes o la creación de nuevos programas, estas son registradas en una planilla de Excel de modo de saber exactamente que vamos a transportar a producción.
• • Cuando efectivamente se termina de completar la planilla con todos los transportes a realizar entonces se deben liberar las órdenes de transporte a través del sistema de transportes, correspondiente a las transacciones estándar de SAP cuyo código es SE10, SE09 y SE01. Todas estas transacciones corresponden a distintos accesos de la misma herramienta de transporte. Esto lo realizan los administradores de SAP BASIS

4. La creación de los perfiles de usuario

Los perfiles de usuario contienen las autorizaciones para operar en el nuevo sistema. Existen muchos elementos que permiten definir las autorizaciones para realizar determinadas actividades en el sistema.

Punto crítico: si los usuarios no cuentan con los perfiles adecuados pueden ver bloqueado el acceso a las operaciones que realizan o se les puede dar acceso a operaciones e información que no corresponde a sus funciones.

Para la creación de perfiles de usuario debe establecerse una matriz de roles de acuerdo a las funciones que desempeñan los usuarios de la empresa. A cada rol le corresponden autorizaciones para ejecutar algunas tareas.

5. La realización de la documentación (apoyo al control del proyecto y a la operación posterior)

• Diseño Conceptual: registra los procesos a implementar, después del análisis de procesos de negocios de acuerdo al modelo de referencia del nuevo sistema. Es aprobado al final de la fase de diseño del sistema.
• Manual de Parametrización: se registran los cambios realizados durante la etapa de parametrización o configuración del sistema. Es fundamental cuando se quieren realizar nuevos cambios.
• Manual de Usuario: orientado a los usuarios finales del sistema SAP. Es una guía acabada de la forma de operar cada una de las transacciones funcionales a las que los usuarios deben acceder, en el nuevo sistema. Es importante como soporte a la entrada en productivo.
• Manual de Procedimientos: Es una guía de los procedimientos a seguir, fuera del sistema. Tiene llamadas al manual de usuario para indicar acciones a realizar en el sistema.

Diferencia entre el manual de usuario y manual de procedimiento: el primero se usa para explicar detalladamente como se utilizan cada una de las transacciones del sistema SAP que el usuario debe conocer para realizar sus labores del día a día en la empresa. El de procedimientos contiene una descripción precisa de como deben desarrollarse las actividades de la empresa (procedimientos mas importantes de la empresa) e incluye puestos y unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. se especifica pasos a seguir para la operatoria manual si no sirve el sistema informático.

6. Las cargas iniciales de datos

Después de transportada la parametrización, el sistema productivo esta listo para ser poblado con los Datos maestros con los cuales debe empezar a operar, es el último paso antes de la entrada en productivo.

Programas de Batch input que simulan las transacciones de entrada de datos. Es una técnica que consiste en simular a un usuario ingresando datos en SAP pero de manera automática y utilizando las validaciones que nos proporciona el sistema en sus transacciones. Es un método seguro y fiable. Se utiliza generalmente cuando debe realizarse un elevado número de altas, modificaciones o bajas. Supongamos que se deben introducir en una tabla base de datos 10.000 registros. Tenemos dos posibilidades ingresar los 10.000 registros manualmente, lo que nos tomará una enorme cantidad de tiempo o hacerlo en forma automática, mediante un Batch Input.