✒️SAP HCM / Las medidas de personal Por Lisbeth Gomez Lopez

1 | Introducción

Las secuencias de trabajo complejas dentro de la Gestión de personal, por ejemplo la contratación de un nuevo empleado, pueden simplificarse gracias a lo que conocemos como Medidas de Personal.

Las medidas agrupan Infotipos relacionados de forma lógica en grupos de Infotipos, lo que llamamos Infogrupos.

Las Medidas de Personal combinan varios Infotipos relacionados lógicamente en un grupo de Infotipos, los cuales conocemos comúnmente como Infogrupo, que permiten desarrollar distintos procesos de la Gestión del Personal.

Los ejemplos más significativos de Medidas de Personal son:

• Contratación de un empleado.
• Cambio organizativo.
• Baja de un empleado.

El Infotipo Medidas (0000), permite una visión general de todos los cambios importantes relacionados con un empleado.

El Infotipo Medidas tiene un enlace temporal 1, lo que significa que en el sistema debe existir un registro de infotipo a partir de la fecha de contratación de un empleado. En este Infotipo quedarán registradas las acciones que llevaremos a cabo con los empleados como por ejemplo un ingreso, un reingreso, un cambio organizacional o bien una baja.

Las Medidas de Personal crean un registro en el Infotipo Medidas (0000). Estas medidas también pueden producir una modificación en el status del empleado. Por esta razón el status del empleado es especialmente importante.

Existen tres indicadores de status con características diferentes, que se les indicarán a los empleados:

• Activos
• Dados de Baja
• Inactivos o suspendidos

Un status se actualiza automáticamente cuando llevamos a cabo la medida correspondiente.

El infotipo Medidas (0000) nos proporciona un resumen de todas las modificaciones importantes relacionadas con el empleado. De este modo, podremos documentar las etapas más importantes de la evolución de un empleado dentro de la empresa.

2 | Las medidas de Personal

Como vimos, las medidas pueden utilizarse por ejemplo para Contratación de un empleado, Modificación de la asignación organizacional de un empleado, Modificación de la paga de un empleado, Fijación del status de un empleado.

Acceso para la ejecución de una Medida de Personal

Transacción PA40 La principal transacción que utilizaremos para ejecutar o correr Medidas de Personal es la PA40, a la cual accederemos de alguna de las siguientes formas:

• Desde el Campo Comandos se tipea PA40 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien el tilde verde
• Desde el menú de Recursos Humanos

Medida de Personal

Ingresando en SAP encontraremos la transacción PA40 mediante la siguiente ruta de acceso.

Recursos Humanos
-> Gestión de Personal
-> Gestión
-> Maestro de personal
-> Medidas de Personal

En nuestro caso nos centraremos en las siguientes medidas:

• Contratación
• Cambio organizativo
• Baja del Empleado

En la siguiente Imagen visualizaremos el ingreso a la transacción PA40 donde se ejecutan las Medidas de Personal.

3 | La Contratación de un Empleado

A la transacción para Ejecutar Medidas de Personal podemos Ingresar por dos vías:

• Desde el Campo Comandos se tipea PA40 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien el tilde verde.
• Desde el menú de Recursos Humanos: Recursos Humanos --> Gestión de Personal --> Gestión --> Maestro de Personal --> Medidas de Personal.

Accedemos a la PA40 y seleccionamos la medida de Contratación

Número de Personal: En la medida de Contratación no ingresaremos el Número de Personal ya que el sistema lo propondrá automáticamente.

• Inicio: es un campo Obligatorio y debemos ingresar la Fecha de Ingreso a la Empresa, lo que es equivalente en este caso a la fecha de inicio de la medida que ejecutamos.
• División de Personal: Campo Opcional, aquí podremos ingresar a qué División de Personal estará relacionado el Empleado que ingresa a la compañía.
• Grupo de Personal: Campo Opcional, aquí podremos ingresar a qué División de Personal estará relacionado el Empleado que ingresa a la compañía.
• Área de Personal: Campo Opcional, aquí podremos ingresar a qué División de Personal estará relacionado el Empleado que ingresa a la compañía.
• El Infogrupo diseñado para la Medida de Contratación, se compone de los siguientes Infotipos:
  • 0000 Medidas
  • 0001 Asignación organizativa
  • 0002 Datos personales
  • 0006 Direcciones
  • 0007 Horario de trabajo teórico
  • 0008 Emolumentos básicos
  • 0009 Relación bancaria
  • 0016 Elementos contrato
  • 0185 ID personal
  • 0392 Seguridad Social

• Si deseamos grabar los Datos, entonces vamos a hacer clic en el botón

  para ejecutar y acceder al siguiente Infotipo.

  Crear Asignación Organizativa

  La Asignación Organizativa la crearemos en el Infotipo 0001 - Asignación Organizativa.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Subdivisión de personal: En caso de no haber seleccionado el valor en la pantalla inicial, desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.

  âš ï¸� El resto de los campos que vemos cargados en el Infotipo, van a venir cargados automáticamente, gracias a la parametrización que se hizo en el sistema previamente.

• Crear Datos Personales

  Los datos personales de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0002 - Datos Personales.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios y/o Opcionales según cada caso:

  • Tratamiento: Se debe ingresar Sr./Sra./Sta..
  • Apellido: Ingresamos el Apellido de la Persona.
  • Nombre de Pila: Ingresamos el Nombre de la Persona.
  • Título: En caso de no haber seleccionado el valor en la pantalla inicial, desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Fecha de Nacimiento: Ingresamos la Fecha de Nacimiento del Empleado.
  • Lugar de Nacimiento: Ingresamos el Lugar de Nacimiento del Empleado.
  • País de Nacimiento: Ingresamos el País de Nacimiento del Empleado.
  • Estado Federal: Desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Nacionalidad: Desplegamos la lista y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Idioma: Desplegamos la lista y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Estado Civil: Desplegamos la lista y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Hijos: Si el Empleado posee hijos indicamos la cantidad.
• Crear Direcciones

  La Dirección de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0006 - Direcciones.

  En este Infotipo, la clase de Dirección nos aparecerá propuesta.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios y/o Opcionales según cada caso:

  • Calle y Número: Debemos ingresar la calle y número de la Dirección del Empleado.
  • Código Postal y Población: Debemos ingresar el código postal y la Población donde reside el Empleado. La población es la Localidad o Distrito.
  • Región: En caso de no haber seleccionado el valor en la pantalla inicial, desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Clave de País: En caso de no haber seleccionado el valor en la pantalla inicial, desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Número de teléfono: Debemos ingresar el número de teléfono del Empleado.
• Crear Horario de Trabajo

  El Horario de Trabajo de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0007 - Horario de Trabajo.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Regla para Plan de Horario de Trabajo: En caso de no haber seleccionado el valor en la pantalla inicial, desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
• Crear Emolumentos Básicos

  Las datos referidos al Salario de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0008 - Emolumentos Básicos.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Grupo: Desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • CC-Nóminas: Son los conceptos de liquidación, y para cada una de ellas debemos ingresar un valor o Importe que se sumará como Salario en la liquidación de haberes del Empleado.
• Crear Relación Bancaria

  Los datos referidos a la Relación Bancaria de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0009 - Relación Bancaria.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Clave de Banco: Desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Cuenta Bancaria: Ingresamos el número de cuenta del Empleado.
  • Destino de Utilización: En este campo se indica por ejemplo el CBU de la Persona o bien el destino que le daremos a los pagos que se efectúen
• Crear Elementos de Contrato

  Los datos referidos al Contrato de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0016 - Contrato de Trabajo.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Clase de Contrato: Desplegamos la lista o matchcode y seleccionamos la entrada correspondiente.
• Crear Seguimiento de Tareas

  Está parametrizado en el sistema que se grabe el seguimiento de tarea para el período de Prueba indicado en el Infotipo 0016 que vimos anteriormente.

  Para esto se generará el Infotipo correspondiente, luego de Grabar el anterior.

  En dicho Infotipo no debemos ingresar datos, simplemente hacer clic en el botón

  "Grabar" para ejecutar y acceder al siguiente Infotipo.
• Crear ID de Personal

  Las datos referidos a los ID's de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0185 - ID de Personal.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Clase de ID: Desplegamos la lista y seleccionamos la entrada correspondiente. Puede ser Documento, pasaporte, licencia de conducir, etc.
  • Recordemos que este campo actúa como Subtipo lo que nos permite la carga de varias clases de ID en un mismo período de tiempo.
  • Número de ID: Ingresamos el Número de ID.

• Crear Seguridad Social

  Los datos referidos a la Seguridad Social de los empleados los cargaremos en el Infotipo 0392 - Seguridad Social.

  En dicho Infotipo, ingresaremos los siguientes campos Obligatorios:

  • Obra Social: Desplegamos la lista y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Plan Obra Social: Desplegamos la lista y seleccionamos la entrada correspondiente.
  • Agrupación de empleados para Seguridad Social: Desplegamos la lista y seleccionamos siempre la entrada 0000.
• 4 | El cambio organizativo para un empleado

  Esta Medida nos permite actualizar todos los datos de un Empleado, cuando sufre un cambio en la Estructura.

  Por ejemplo, esta medida nos permite actualizar los cambios de posiciones dentro del organigrama de la empresa, si el Empleado es promocionado o cambia de sector en la compañía.

  🟢 El Infogrupo diseñado para la Medida de Contratación, se compone de los siguientes Infotipos:

  • 0000 Medidas
  • 0001 Asignación organizativa
  • 0002 Datos personales
  • 0007 Horario de trabajo teórico
  • 0008 Emolumentos básicos
• 5 | La medida de baja para un empleado

  Consiste en dar por cerrados los históricos de un empleado que ya no pertenece a la Empresa.

  Esto no implica que los datos sean borrados sino que se delimiten sus infotipos.

  🟢 El Infogrupo diseñado para la Medida de Contratación, se compone de los siguientes Infotipos:

  • 0001 Asignación organizativa
  • 0002 Datos personales
  • 0551 Rescisión contrato: Datos generales
  • 0416 Compensaciones contingente tiempos
  • 0014 Devengos/Deducciones periódicos

• Los Infotipos 0416, 0014 y 0015 son agregados a la medida de Baja porque pueden contener información referida a pagos o descuentos a realizar y estos datos deben ser limitados de manera tal que no se guarden vigentes a una fecha posterior a la baja del Empleado.

  Al igual que las medidas anteriores, que aprendimos en los puntos previos, para su ejecución debemos ingresar el Nro. de legajo del Empleado y la fecha.

  Para el caso de las Medidas de Baja la Fecha debe corresponder al último día de actividad del empleado.

  Seguidamente se podrá ingresar el motivo de la misma (Despido, Renuncia, Fallecimiento, Fin del Contrato, etc.).