Introducción a Calificaciones para Desarrollo del Personal
Este componente nos proporciona el soporte necesario para crear sistemas de calificación y planificar, implementar y hacer informes sobre calificaciones. Un sistema de calificación es un proceso incorporado que nos permite realizar evaluaciones formales y ajustadas en un contexto empresarial utilizando uno o varios modelos (modelos de calificación) y de la forma más objetiva posible.
El componente de sistemas de calificación puede utilizarse como instrumento de desarrollo del personal para evaluar a miembros de nuestra organización de forma planificada, formalizada y ajustada.
Las evaluaciones las realizan personas formadas que su organización designa especialmente con este fin.
Las calificaciones del personal se utilizan para:
· Obtener información sobre las características, la conducta y el rendimiento de los miembros de su empresa, que servirá de base para planificar y tomar decisiones referentes tanto a individuos como a miembros de la organización en general.
· También puede utilizarse para supervisar los resultados de las medidas implantadas.
· Como instrumento de desarrollo de personal, las calificaciones también pueden emplearse tanto para realizar una evaluación del pasado como para planificar el futuro.
Podemos organizar todos los tipos de sistemas de calificación analíticos en el componente sistemas de calificación. Se pueden crear modelos de calificación diferentes para cada sistema de calificación.
Estos modelos de calificación se gestionan en un catálogo de calificación. Asimismo, tenemos la posibilidad de comparar las calificaciones que se crean a través del mismo modelo de calificación.
Los modelos de calificación nos permiten definir información específica para cada calificación. Esta información incluye:
· Quien debe calificar que o a quien.
· Clase de calificación.
· Escala de valoración para cada elemento de calificación.
· Procedimiento para calcular automáticamente resultados parciales y globales.
En una calificación podemos incluir cualquier cantidad de objetos de planificación, calificador y calificado.
Disponemos también de una opción que nos permite mantener a los calificadores en el anonimato. Podemos crear calificaciones en varias fases y, en el caso de grupos de calificación, también podemos definir un periodo de creación distinto para cada calificador.
Catálogo de Calificaciones
El catálogo de calificaciones nos permite administrar las calificaciones que generamos para evaluar empleados, managers, eventos, personas externas, etc.
En el catálogo para formularios de calificaciones, también podemos crear y archivar formularios relevantes para la empresa propia.
Le recordamos recurrir a un formulario en papel como modelo que simplemente puede copiar a un formulario online. Los formularios de ejemplo que suministra SAP facilitan la creación de formularios en el sistema.
La estructura de catálogo está estructurada jerárquicamente y engloba todos los elementos existentes en la estructura (elementos de estructura).
Si visualizamos o tratamos por primera vez el catalogo para formularios de calificación, el sistema solo visualiza los siguientes elementos de estructura:
· Línea de cabecera de la estructura de catálogo.
· Grupo de categorías.
En la estructura de catálogo global se encuentran los siguientes elementos de calificación:
· Formulario de calificación.
· Grupo de criterios.
· Criterio.
· Elemento externo (por ejemplo, cualificación).
Con los elementos de calificación podemos crear sus formularios, archivándolos bajo la categoría correspondiente. Además, podemos crear diferentes categorías para diferentes procesos de calificación (por ejemplo, acuerdos de objetivo, calificaciones 360°, calificaciones estándar, certificados de trabajo).
Catálogo de Calificaciones
Transacción PHAP_CATALOG – Catalogo de Calificaciones
Transacción que utilizaremos para tratar el catalogo ce calificaciones
Para acceder al catálogo de calificaciones, ingresamos desde el campo de comandos escribiendo PHAP_CATALOG, oprimimos ENTER o la tilde verde.
Cuando accedemos a la transacción visualizaremos el catálogo con las calificaciones creadas por nosotros, las cuales utilizaremos para realizar las evaluaciones.
Evaluaciones de Desempeño
A continuación, haremos mención en las evaluaciones de desempeño, como calificación.
Primero prepararemos la evaluación, creando la misma con todos sus actores.
Luego nos centraremos en el tratamiento de la evaluación de desempeño, calificándola y administrándola.
Por último, obtendremos el resultado final y podremos analizarlo y exportarlo.
Debemos conocer que las evaluaciones que se han diseñado para nuestra compañía disponen de tres estatus.
· En Preparación: Evaluación creándose.
· En Tratamiento: El administrador tiene en su poder la evaluación, y realizara el tratamiento de las mismas, y sea ingresar notas, modificar las mismas, borrarlas, entre otras cosas.
· Concluidas: Evaluaciones cerradas o finalizadas que están disponibles para ser evaluadas, analizadas o ejecutadas en algún reporte.
Preparar Documentos de Calificaciones
Esta transacción tiene como finalidad que los administradores creen las calificaciones.
Transacción PHAP_PREPARE_PA – Preparar Documento de Calificaciones
Transacción que utilizaremos para preparar documento de calificaciones.
Con este asistente podemos preparar calificaciones para diferentes combinaciones de calificador-calificado (por ejemplo, Manager califica Empleado).
Si tenemos que preparar, por ejemplo, todas las calificaciones para un administrador, puede ejecutar este asistente que nos guiara a través de todos los pasos necesarios para preparar las calificaciones con las correspondientes combinaciones de calificador-calificado.
En nuestro caso, seleccionaremos lo siguiente:
Luego nos llevara a la opción para crear lista, donde indicaremos los objetos que serán calificados.
Aquí, esta tarea podremos hacerla por dos opciones:
· Si seleccionamos automático podemos elegir de las siguientes imágenes las diferentes posibilidades de selección para crear la lista (por ejemplo, todos los empleados subordinados a un administrador).
· Si seleccionamos manual, debemos introducir en la siguiente imagen todos los objetos destino (por ejemplo, una persona con determinado número de personal).
En nuestro caso seleccionaremos la opción manual.
En la siguiente pantalla procederemos de la siguiente forma:
· Seleccione el tipo de objeto (por ejemplo, Persona).
· Indique un concepto de búsqueda (por ejemplo, el apellido del empleado).
· Seleccione intro.
El sistema indica los objetos seleccionados en una lista y finalmente, seleccionamos continuar.
Luego obtendremos el siguiente resumen, y debemos indicar finalizar.
Otra manera de Crear Calificaciones
Esta transacción tiene la finalidad que los administradores creen las calificaciones.
Transacción PHAP_CREATE_PA – Crear Documento de Calificaciones
Es la transacción que utilizaremos para crear documentos de calificaciones.
Cuando ingresamos a la transacción, en primer lugar, debemos elegir el formulario de calificación que deseamos crear
Luego de seleccionar el formulario se nos despliega la siguiente pantalla donde completaremos los datos de cabecera.
Sobre el mismo completaremos los datos de entrada y luego oprimiremos el botón finalizar preparación.
Tratar Calificaciones
Mediante estas transacciones se puede evaluar las calificaciones y/o modificar las calificaciones.
Esta transacción tiene como finalidad que los administradores traten las calificaciones. Cambien estatus, pongan notas correspondientes, etc.
Transacción PHAP_ADMIN_PA – Funciones de Responsable
Es la que utilizaremos para gestionar las calificaciones.
Primero ingresaremos a la transacción que nos mostrara la siguiente pantalla
Luego completaremos los campos opcionales que se nos presentaran.
Teniendo en cuenta esto vamos a completar los parámetros de entrada de manera que nos permita encontrar la evaluación que deseamos tratar.
Luego completar los datos para la búsqueda, oprimimos el botón ara ejecutar.
Una vez ejecutado el sistema nos mostrara las evaluaciones que concuerden con la búsqueda que realizaremos.
Podemos notar que la evaluación tiene su estatus de calificación “en tratamiento”.
En esta transacción disponemos de una lista de comandos que podrán ser utilizados.
Como podemos observar la calificación del primer renglón se encontraba griseada y no permitía completarse. Además, el valor se coloca automáticamente en el casillero. Esto fue diseñado para que esta fila se complete con el promedio final de todas las competencias.
Una vez que completamos el formulario con los valores que correspondan a cada competencia, podemos oprimir el botón llamado concluir para cerrar la evaluación.
Como vemos a continuación, luego de esta acción el estatus de la evaluación pasa a concluido.
Video
Evaluar Calificaciones
Esta transacción tiene como finalidad que los administradores evalúen las calificaciones. Además, nos permite analizar las calificaciones, generar reportes, crear rankings, entre otras cosas.
Transacción PHAP_SEARCH_PA – Evaluar Documento de Calificaciones
Transacción que utilizaremos para Evaluar Calificaciones.
Primero ingresaremos a la transacción y completaremos los parámetros de selección según lo que deseamos visualizar en nuestra evaluación.
Luego de completar los datos para la búsqueda, oprimimos el botón par ejecutar.
De acuerdo con la búsqueda realizada, el sistema nos mostrara todas las calificaciones que podremos evaluar.
Para poder tratar las calificaciones, seleccionaremos las mismas y luego presionamos el botón para ver todas las posibles opciones de tratamiento que tendremos disponibles para evaluar las calificaciones.
Es decir que podremos seleccionar una o más evaluaciones y visualizarlas o seleccionar reporting para acceder a los distintos tipos de reporte.
Al ingresar en esta opción, el sistema nos muestra las posibilidades de tratamiento.
Lista Ranking
Por medio de esta opción obtenemos un reporte de las calificaciones seleccionadas, donde veremos expresado la calificación final de las mismas.
Este reporte es muy útil cuando se requiere hacer una vista rápida de las evaluaciones de desempeño que hemos realizado a todos los empleados de nuestra compañía. En él se expresa la calificación final de las mismas, y los nombres del evaluador y evaluado.
Exportar a Excel
Por medio de esta opción podremos exportar a Excel las calificaciones, teniendo la posibilidad de seleccionar los campos que queremos que aparezcan.
Imprimir / Visualizar Formulario
También tenemos la oportunidad de visualizar el formulario de evaluación que se ha utilizado para realizar la calificación.
Ingresando en la siguiente opción.
Luego de seleccionar lo que visualizaremos, deberemos completar lo siguiente.
Cuando hacemos clic en visualizar de la impresión, el sistema nos entregara los formularios de calificación que hemos trabajado.
En el mismo visualizaremos todo lo evaluado en la calificación, las notas y las descripciones de cada ítem.