Creación de capacitación
Aquí se realizan la creación y planificación fechas de eventos para los tipos de eventos del catálogo.
Para planificar y programar varios eventos en función de las necesidades de eventos, deberá escoger el menú dinámico de planificación.
Creación de eventos sin recursos
transacción PV11 Crear sin recursos
1. Ingresar a la transacción
2. Completar los campos de eventos o tipo de eventos mas fecha de inicio.
3. Para crear el evento debemos ingresar en la opción “PANTALLA DE DATOS”
4. En la pantalla de datos se debe indicar
a. Fecha de inicio
b. La sede
c. Evento
5. Aparecen valores propuestos de tipo de acto en cuestión
6. Especificar el evento interno.
7. Crear el evento con el status planificado.
8. Se puede indicar un horario para el evento de dos maneras:
1. Se puede transferir el horario del tipo de evento
2. Crear su propio horario
Un Horario se dispone de tres posibilidades.
Modelo con horario. Indica el horario dentro de lo ya definido en la sección creación de horario y el día de la semana en que se desea comenzar el curso. Se puede elegir la opción de varias fechas donde se debe ingresar la cantidad de fecha (Total de fecha que componen el evento)
Horario sin modelo en este se debe indicar la duración en día y horas
Horario definido por el usuario. Este se indica el día de inicio en curso. Número de día elegido. En horario definido por el usuario en la que se puede elegir varias fechas.
Se acoteja la utilización del: Horario con modelo o Horario del usuario ya que permite una mejor gestión de eventos.
1. INDICAMOS LA FECHA DE INICIO DEL CURSO
2. SELECIONAMOS LA SALA
3. SELECCIONAMOS LA EMPRESA QUE DICTARA EL CURSO.
4. GRABAR
Crear de eventos con recursos.
Si se crea un acto con recurso, el sistema automáticamente selecciona el atributo interno, puesto que solo se puede reservar recursos para actos internos.
Para poder asignar un recurso a un acto es necesario que el tipo de datos tenga un enlace o vinculación con algún tipo de recursos o de lo contrario el sistema no brindara recursos.
Transacción PV10 Crear con recursos
Cuando ingresamos a la transacción nos mostrara la siguiente pantalla.
· Completar los campos de eventos o tipos de eventos y fecha de inicio.
· Una vez que completamos los datos de la primera pantalla, si deseamos crear el evento, debemos ingresar en la opción “Pantalla de dato”.
· INDICAMOS LA FECHA DE INICIO DEL CURSO
· SELECIONAMOS LA SALA, EL ACTO
· EL HORARIO DEL ACTO SE PUEDE COPIAR DEL TIPO DEL ACTO
· SI SE DESEA REVERSAR RECURSOS PARA EL ACTO SE DEBERA SELECCIONAR LA OPCION SELECCIÓN DE RECURSO
Observamos lo siguientes
El indicador obligatorio indica si un recurso es necesario para el desarrollo del acto, por lo que se deberá realizar el reservar. Es necesario tener en cuenta que cuando se utiliza la función asignada de recursos automática aquellos recursos se marcan como obligatorio.
El indicador múltiple indica que el recurso puede ser ocupado de forma múltiples por varios actos al mismo tiempo.
El indicador critico índica que no hay suficientes recursos disponibles del tipo en cuestión para el periodo de duración del acto.
Disponibilidad indicada que porcentaje de tipo de recurso esta disponibles en total.
La necesidad restante indica que porcentaje de tipo de recurso no esta reservado durante el periodo correspondiente.
“En cuanto a las reservas se disponen de dos opciones”
Se puede utilizar la reserva de recursos automática para que sea el sistema el que reserve los recurso
Se puede reversar los recursos manualmente seleccionado el recurso deseado en la ventana de dialogo selección de recursos o marcando selección detallada.
Con a la función selección detallada de recursos podremos reservar recursos determinados bloque de sesiones diarias dentro del horario del acto y de este modo reservar distintos recursos.
Una selección detallada de recursos es necesario reservar otro recurso.
Se deben seleccionar los recursos necesarios para los distintos bloques de sesiones diarias y luego grabar.
Operaciones diarias
Las operaciones diarias de gestión de eventos de eventos incluyen las tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones
· Inscripción participación
· Cancelación de participación
· Cambio de participación
· Reemplazo participación
· Reserva anticipación de participación
Como hemos visto anteriormente, debemos crear primero un catalogo de eventos que incluya información detallada de las fechas del evento para las que se pueden hacer las inscripciones
Podremos entonces, inscribir participantes para eventos, realizar reservas anticipadas para un tipo de evento, cambiar participantes a otro curso, sustituir a unos participantes por otros.
Creación de participantes por Actos o Eventos.
Transacción PV07 Inscribir lista por acto.
En la misma completaremos los datos siguientes.
· Tipo de acto
· Fecha de inicio o periodo
· Idioma
· Sede del evento y ENTER
· Y Mostrara todos los actos
Luego seleccionar el acto para ingresar el participante y seleccionar INSCRIBIR LISTA PARTICIPANTE.
Completar el tipo de Objeto (PERSONA, UNIDAD ORGANIZATIVA ETC)
En la cantidad se debe de indicar la cantidad de participantes, en caso de participación individual se coloca ( 1 )
En prioridad se debe de ingresar el nivel de prioridad.
· Inscripción obligatoria 00-09
· Inscripción normal 10-89
· Lista de espera 90-99
En el campo tasa. Si se desea visualizar o modificar los datos de facturación o asignación de coste del participante.
Al grabar aparece la siguiente pantalla con tres asignaciones distintas: GRATIS, FACTURACION ACTIVIDAD Y FACTURA.
Si seleccionamos gratis el sistema no necesita grabar datos para tasa y asignación
Si seleccionamos factura en la pantalla que se va a continuar, existe dos opciones
· Funciones del interlocutor en donde se debe indicar el número de referencia del cliente (si es que lo hubiese) el solicitante el responsable del pago el destinatario.
· Tarjeta de pago. En donde se debe indicar la clase de tarjeta, la validez, el número de tarjeta.
Si seleccionamos imputar a la actividad, nos indicará la unidad organizativa a la cual se imputará el curso.
Creación de participantes por participantes.
Transacción PV08 inscribir por participante
Para inscribir un participante ingresamos por inscripción por participante.
La inscripción puede ser por persona, por unidad organizativa, por cliente, por empresa.
Al igual que la inscripción por actos se debe indicar la cantidad de participantes, prioridad y la tasa.
Correspondencia: Confirmación de inscripción definida.
Dentro del marco de gestión de actos se puede dar salida a diferentes escritos de correspondencia manual. Se utilizan dos notas de correspondencia: confirmación de inscripción definitiva y confirmación de participación.
Transacción PP40 Correspondencia Salida Manual.
Para evitar la nota de inscripción definitiva a un participante, se debe de ingresar a la transacción anterior y completar en Operación: HACER/TEIL seleccionar fijar medio edición.
· Ejecutar aparecerá la siguiente pantalla, en donde se puede visualizar la impresión de salida.
Tareas repetitivas en gestión de eventos
Luego de crear la fecha de un acto y de realizar inscripciones en el mismo se puede efectuar las siguientes actividades.
· Bloquear y desbloquear actos para evitar que continúen su tratamiento
· Cambiar del status planificación a status fijado
· Rechazar los actos, si no se recibe un número suficiente de inscripción antes de una fecha determinada
· Realizar el tratamiento posterior del acto y las calificaciones correspondiente una vez que se ha celebrado.
Bloquear y desbloquear actos
Esta función permite bloquear temporalmente la lista de actos para evitar que continúen las inscripciones. se pueden bloquear las actos internos y externos en estatus planificado o fijo.
Transacción PV14 Bloquear/Desbloquear actos
Seleccionar el acto correspondiente y selección del tratamiento.
Realizar un clic en bloquear o desbloquear según requiera.