✒️SAP HCM / La gestión de horarios de trabajo Por Lisbeth Gomez Lopez

La gestión de horarios de trabajo

1 | Introducción al Customizing de tiempos

La estructura de configuración la debemos realizar siguiendo el orden estándar propuesto por SAP en la Guía de implementación, es decir que la parametrización se ha llevado a cabo siguiendo el orden:

Escenario empresarial > grupo de procesos > procesos > tareas.

Se inicia describiendo la ruta requerida para encontrar la definición a realizar, la transacción equivalente y a continuación la ejecución de la definición en las pantallas requeridas, para terminar con el grabado de la información introducida.

Las nuevas definiciones aquí condensadas conjuntamente con la parametrización estándar de SAP permiten correr los procesos de gestión de tiempos de acuerdo a las definiciones hechas en la fase de Business Blue-Print.

Este manual debe entenderse como una guía para el seguimiento de lo definido por ejemplo en cualquier proyecto de implementación y aprendizaje de parametrización de los usuarios interesados en incursionar en la parametrización de los procesos de gestión de tiempos existentes en el momento de la implementación.

Gestión de Tiempos

En esta sección se definen los parámetros requeridos para la configuración de los procesos de gestión de tiempos y tener de esta forma un proceso sincronizado que permita reaccionar de forma rápida y oportuna ante cualquier cambio que se presente en la gestión de tiempos.

2 | Fijar Categorías de Festivos

En esta actividad IMG, se especifican en el calendario de festivos las categorías de los distintos días festivos que comprendan el calendario nacional y regional.

Por ejemplo, en su convenio colectivo, puede pasar que el plus por festivo del primero de mayo es mayor que el plus por festivo del Domingo de Pascua.

Entonces en el calendario de festivos se adjudica al primero de mayo la categoría de festivo "1", y al domingo de Pascua, la categoría "3".

Días Festivos

Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Fijar categorías de festivos → Días Festivos.

Por esta ruta o transacción podrá acceder a la configuración de días y calendarios festivos.

Podremos también ingresar desde la transacción OY05 desde el menú de usuario.

3 | Agrupar Subdivisiones de Personal para planes de horario de Trabajo Diario

En esta actividad IMG se asigna una agrupación para planes de horario de trabajo diario a una agrupación de divisiones de personal para planes de horario de trabajo.

Agrupador de Subdivisiones de Personal para PHTD (planes de horarios de trabajo diario)

Los empleados de las divisiones de personal "0001" y "0002" están asignados a la agrupación de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo "01".

Los empleados de la división de personal "0003" están asignados a la agrupación de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo "02".

Pero las tres divisiones requieren los mismos planes de horario de trabajo diario.

Por ello puede asignarse a las agrupaciones de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo "01" y "02" la agrupación de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo diario "01".

Agrupador de subdivisiones de personal para PHTD

Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Agrupaciones de las subdivisiones de personal → Agrupar subdivisiones de personal para plan de horario de trabajo diario

Podremos también ingresar desde la transacción SM30 desde el menú de usuario, donde accederemos a la tabla T508Z.

4 | Agrupar Subdivisiones de Personal para planes de horario de trabajo

En esta actividad IMG se agrupan las divisiones/subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo.

Agrupador de Subdivisiones de Personal para PHT (planes de horarios de trabajo).

Las divisiones de personal "0001" y "0002" trabajan conforme a las mismas reglas de planes de horario de trabajo y se les asigna a ambas la agrupación "01". La subdivisión de personal "0003" tiene unas condiciones totalmente distintas para las reglas de los planes de horario de trabajo y, por lo tanto, se le asigna la agrupación "02".

Por la siguiente ruta podremos acceder a la configuración:

Podremos también ingresar desde la transacción SM30 desde el menú de usuario, donde accederemos a la tabla V_001P_N.

5 | Definir Pausas de Trabajo

En esta actividad IMG se definen los planes de pausas de trabajo de la empresa.

Plan de Pausas de Trabajo

En uno de los turnos diurnos se hace una pausa para el desayuno entre las 9:00 y las 9:15 y una pausa para la comida entre las 13:30 y las 14:30 (plan de pausas DÍA1).

En otro de los turnos, la pausa del desayuno se realiza entre las 9:15 y las 9:30 horas (entrada de la hora de/a) y la pausa de la comida tiene una duración de una hora y puede realizarse entre las 13:00 y las 16:00 (entrada de la duración de la pausa en minutos industriales). Este sería el plan de pausas DÍA2.

Las condiciones previas para la configuración de las pausas de trabajo son:

Es necesario haber realizado la agrupación de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo.

La agrupación para los planes de horario de trabajo diario debe estar actualizada.

Por la siguiente ruta podremos acceder a la configuración:

Pausa de Trabajo
Guía de Implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Planes de horario de trabajo diario → Definir planes de pausas de trabajo → Especificar planes de pausas de trabajo.

Podremos también ingresar desde la transacción SM30 desde el menú de usuario, donde accederemos a la tabla T500P.

6 | Definir Planes de Horario de Trabajo Diario

En esta actividad IMG se van ha definir los planes de horario de trabajo diario de nuestra empresa.

Plan de horario de trabajo diario

Mediante la entrada del horario de trabajo teórico se calculan las horas de trabajo teóricas para un día, teniendo en cuenta el plan de pausas generado o configurado anteriormente.

Por ejemplo:

En su empresa existe un turno diurno del lunes de 8:53 a 19:23.

El plan de pausas prevé una pausa de 60 minutos, con lo que el número de horas teóricas para ese día es de 9.50.

7 | Definir Planes de Horario de Trabajo Periódico
En esta actividad IMG se crean planes de horarios de trabajo por períodos especificando la sucesión de planes de horario de trabajo diario de un plan de horario de trabajo, para una o varias semanas.

Como condición previa deberíamos haber creado los planes de horario de trabajo diario.

Planes de horario de trabajo periódicos
En un determinado turno, los empleados trabajan la primera semana de lunes a sábado, de 07:00 a 15:10.
En la segunda semana, los empleados trabajan de lunes a sábado de 15:00 a 23:10. Y en la tercera semana, los empleados trabajan de lunes a sábado de 23:00 a 07:10.
Con esta definición podrás asociar al empleado con este tipo de horario rotativo.

Planes de horario de trabajo periódicos
En un determinado turno, los empleados trabajan la primera semana de lunes a sábado, de 07:00 a 15:10.
En la segunda semana, los empleados trabajan de lunes a sábado de 15:00 a 23:10. Y en la tercera semana, los empleados trabajan de lunes a sábado de 23:00 a 07:10.
Con esta definición podrás asociar al empleado con este tipo de horario rotativo.

Podremos también ingresar desde la transacción SM30 desde el menú de usuario, donde accederemos a la tabla V_T551A.

8 | Definir Tipos de Día

En esta actividad IMG se establece el significado de los diferentes tipos de día. El tipo de día determina la relevancia de un día en la remuneración y en el cálculo de presencias. Por ello se utiliza en el cómputo de absentismos y en la determinación de la clave concepto de nómina.

Tipos de Día
Por ejemplo, en su empresa, los festivos de las clases 1 y 3 no se trabajan y están remunerados. Estos festivos reciben el tipo de día 1 que significa libre/remunerado. Los festivos de la clase 4 no son libres pero tampoco están remunerados. Estos festivos reciben el tipo de día 2, que significa libre/no remunerado.

Importante en SAP
No modifique la definición de SAP para los tipos de día porque muchas reglas para el cálculo de nóminas, como la evaluación de tiempos y el cálculo de la nómina del estándar, interpretan estos tipos de día.

Tipos de Día
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Tipos de día → Definir tipos de día

9 | Fijar reglas de determinación
En esta actividad IMG se crean reglas de acuerdo con las categorías de festivos para especificar qué tipos de día se aplican a los festivos entre semana y a los festivos que caen en fin de semana.

Reglas de determinación
En un festivo entre semana de la categoría "1", determinados grupos de personal de su empresa deben trabajar, mientras otros grupos tienen el día libre. En ambos casos, el festivo es remunerado. Con la regla de definición para los tipos de día puede controlar por separado estos dos grupos de empleados.

Fijar reglas de determinación
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Tipos de día → Fijar reglas de determinación.

10 | Definir agrupaciones de Áreas de Personal

La agrupación de las áreas de personal para planes de horario de trabajo ofrece la posibilidad de agrupar varias áreas de personal cuyos planes de horario de trabajo se rigen por las mismas reglas.

Por ejemplo, el área de personal "Z1" utiliza la regla de plan de horario de trabajo "mañana" en el turno de mañanas. El área de personal "Z2" trabaja según las mismas reglas para el plan de horario de trabajo. Ambas áreas de personal pertenecen a la agrupación para planes de horario de trabajo "1".

Como condición previa, debemos tener en cuenta lo siguiente:

En la actividad al Actualizar grupos de personal tienen que haberse creado los grupos de empleados.

En la actividad Definir Área de Personal tienen que haberse creado las mismas.

En la entrega estándar de SAP se presentan las agrupaciones para áreas de personal para planes de horario de trabajo, "1" para operarios y "2" para empleados. En el caso puntual de nuestro curso se utilizará la agrupación "2" para empleados.

Definir agrupación de áreas de personal
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo → Definir agrupaciones de las áreas de personal → Definir agrupación de las áreas de personal.

11 | Definir agrupaciones para Calendario de Festivos

En esta actividad IMG se definen las agrupaciones de divisiones/subdivisiones de personal para el calendario de festivos. Para ello se asigna un calendario de festivos unívoco a una división/subdivisión de personal.

Por ejemplo, la división de personal "0001" trabaja en una fábrica en Renania del Norte/Westfalia y le corresponde el calendario de festivos "05". La división de personal "02" trabaja en la fábrica de Baviera y se le aplica el calendario de festivos "07".

Como condición previa debemos haber realizado lo siguiente:

Es necesario haber creado el calendario de festivos.

Es necesario haber actualizado las divisiones y subdivisiones de personal.

Definir agrupaciones para calendario de festivos
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo → Definir agrupaciones para calendario de festivos.

12 | Fijar Reglas y Planes para Plan de Horario de Trabajo

En esta actividad IMG se definen las reglas del plan de horario de trabajo que se asignan a cada empleado en el infotipo Horario de trabajo teórico (0007). Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta las agrupaciones de las áreas de personal y de las subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo, así como el calendario de festivos.

Por ejemplo, en su empresa, los empleados del área de personal "asalariados por mes" y de la división de personal "0001" trabajan una semana en el turno de mañana y la siguiente en el turno de tarde. El plan de horario de trabajo del turno de mañana se rige por la regla "2SMAÑANAS" y el del turno de tarde por la "2STARDES". En ambas reglas se introduce el plan de horario de trabajo por períodos "2S".

Como condición previa debemos haber realizado lo siguiente:

El calendario de festivos debe estar actualizado.

Es necesario que exista la agrupación de las áreas de personal para planes de horario de trabajo.

La agrupación de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo debe estar actualizada.

Es necesario haber definido los planes de horario de trabajo por períodos.

Es necesario haber definido las reglas para tipos de día.

Fijar reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo

Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo → Fijar reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo

Podremos realizar la configuración dando clic en ENTRADAS NUEVAS. Te aparecerá la siguiente pantalla, en la cual deberemos consignar los siguientes datos:

✔ Agrupación de área de personal

✔ ID calendario festivo

✔ Agrupación de subdivisión de personal

✔ Regla de plan de horario de trabajo

✔ Periodo inicial

✔ Periodo final

✔ Hrs. de trabajo por día

✔ Hrs. de trabajo por semana

✔ Hrs. de trabajo por mes

✔ PHT por periodos

✔ Fecha de referencia PHTP

✔ Punto de arranque en PHTP

✔ Reglas tipos de día

13 | Generar automáticamente Planes de Horario de Trabajo

En esta actividad IMG pueden generarse planes de horario de trabajo mensuales mediante el batch input porque, por ejemplo, el usuario desea generar todos los planes de horario de trabajo existentes de una sola vez.

Se deberán cumplir las siguientes condiciones previamente:

Es necesario que exista la agrupación de áreas de personal para planes de horario de trabajo.

La agrupación para el calendario de festivos debe estar actualizada.

Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para planes de horario de trabajo.

Es necesario haber creado las reglas de plan de horario de trabajo.

Generación Automática de PHT

La versión estándar de SAP incluye algunos planes de horario de trabajo generados.
Utilice esta función del sistema cuando desee generar muchos planes de horario de trabajo.
Un plan de horario de trabajo que deba generarse de enero a diciembre de un año debe abarcar el período de tiempo desde diciembre del año anterior hasta enero del siguiente.

Generar Automáticamente PHT
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Planes de horario de trabajo → Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo → Generar automáticamente planes horario trabajo.