UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Visualización de saldos y partidas (lección 9°)
1. VISUALIZACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS CONTABLES
a) Se accede a la transacción "FAGLB03" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Cuenta/Visualizar Saldos (Nuevo).
b) En la pantalla de selección se completan los siguientes campos:
° Número de cuenta ~~ cuenta o rango de cuentas a visualizar. Si se coloca un rango, al ser un informe de visualización de saldos, se ven los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas.
° Sociedad ~~ para la cual se quiere visualizar el saldo de la cuenta.
° Ejercicio ~~ año fiscal en el que se quiere visualizar el saldo.
c) Se presiona en el ícono EJECUTAR (F8) y se visualiza el reporte con los siguientes datos:
° Periodo ~~ periodo contable. Si el ejercicio fiscal está parametrizado como año natural, cada periodo será igual a los meses del año, por ejemplo 1, 2, 3....12. Además se tienen dos campos más:
+ Arrastre de saldos = saldo del ejercicio anterior para "cuentas patrimoniales".
+ Total = totaliza los importes de las columnas Debe, Haber y Saldo.
° Debe ~~ importes contabilizados en el Debe para el periodo visualizado.
° Haber ~~ importes contabilizados en el Haber para el periodo visualizado.
° Saldos ~~ saldos del periodo (Debe - Haber).
° Saldo Acumulado ~~ saldo del periodo + saldo de periodos anteriores + arrastre de saldos.
*** DATOS IMPORTANTES DENTRO DEL REPORTE
° Composición ~~ se puede visualizar la composición de cada saldo haciendo doble clic sobre el mismo. El sistema abre el reporte "Cuentas de Mayor, lista de partidas individuales Vista LM".
° Cuentas (F5) ~~ si se ingresó un rango de cuentas: a) en la cabecera del reporte se visualizan " * " (asteriscos) en los nombres de las cuentas (ejemplo: N° cuenta: * , Documentos (todos) en moneda: *) b) en la grilla del reporte se visualizan los saldos de "todas" las cuentas. SIN EMBARGO, presionando el ícono "Cuenta individual" de la barra de herramientas de la transacción, se puede visualizar de manera individual cada una de las cuentas que pertenecen al rango seleccionado.
° Moneda (CTRL+F3) ~~ se presiona el ícono "Moneda de documento" en la barra de herramientas de la transacción para visualizar los saldos en las monedas paralelas que gestiona la sociedad FI.
+ Moneda local = moneda de la sociedad. Por default el reporte siempre está expresado en esta moneda, a menos que se elija otro tipo de moneda.
+ Monedas paralelas = todas las operaciones se graban en moneda local y en las monedas paralelas configuradas.
+ Moneda de la transacción (*) = los datos pueden no ser homogéneos ya que cada operación puede estar en una moneda distinta, es decir en diferentes monedas extranjeras.
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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR
El sistema nunca va a realizar una suma algebraica de los valores en distintas monedas ya que ese saldo no tendría sentido.
Cuando seleccionar el botón "Moneda de Documento", se abrirá una pequeña ventana con todas las monedas de documento que se hayan registrado. Entonces si eliges por ejemplo EUR, te mostrará solo los valores registrados en EUR. Luego si vuelves a seleccionar otra moneda, solo te mostrará los registrados en esa moneda. PARA VER LA TOTALIDAD DEBES ELEGIR "MONEDA DE LA SOCIEDAD".
Para hacer una prueba podrías utilizar los siguientes datos: Cuenta 210101, Sociedad 3000, Ejercicio 2013.
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2. VISUALIZACIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS Y COMPENSADAS
- Permite hacer un análisis de las partidas que conforman las cuentas.
- Permite realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.
a) Se accede a la transacción "FBL3N" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Cuenta/Visualizar, Modificar Partidas.
b) Se completan los siguientes datos en la pantalla de selección:
b.1) Selección de Cuentas >>>> se seleccionan las cuentas (una cuenta, un rango o una selección a través del ícono de selección múltiple) cuyas partidas individuales se desea visualizar y se selecciona la/las sociedad/es FI.
+ Área "Sel.por Ayuda p.búsqueda": es útil para listar cuentas solo completando algún parámetro de la cuenta, de esta manera no se tendrá que seleccionar las múltiples cuentas (por ejemplo de bancos) sino que con solo ingresar un parámetro común se puede visualizar un reporte para todas las cuentas de mayor que cumplan con la característica ingresada. Por ejemplo, en el campo "ID. Ay.p.búsq." se puede elegir la opción "T" que busca cuentas por denominación y en el campo "Str.búsq." se puede escribir *banco*. Al ejecutar (F8) se mostrará el reporte para todas las cuentas de mayor que posean el texto banco en su denominación.
b.2) Selección de Partidas >>>> se opta por uno de los tres estados de partidas y se pueden agregar más filtros a los existentes presionando el ícono "Delimitaciones Opcionales" (Shift+F4) (cajita de colores rojo, verde y azul) en la barra de herramientas de la transacción:
° Partidas abiertas a una fecha clave ~~ muestra las partidas que aun no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas individuales se verán todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.
° Partidas compensadas ~~ muestra las partidas que ya han sido compensadas y si se desea con un filtro por fecha de compensación.
° Todas las partidas ~~ muestra las partidas abiertas y compensadas y si se desea con un filtro por fecha de contabilización.
b.3) Clase de Partida >>>> se puede elegir una o más opciones de las siguientes:
° Partidas normales ~~ asientos comunes de cualquier operación en SAP.
° Apuntes estadísticos ~~ registros ingresados que no afectan los saldos contables, sirven a modo de recordatorio.
° Partidas preliminares ~~ documentos preliminares ingresados y no contabilizados de manera definitiva.
b.4) Opciones de Salida (Salida en lista) >>>> ayudan a la visualización del reporte, no son campos obligatorios.
° Layout ~~ se selecciona un layout con disposición de columnas personalizado, si se tuviere.
° Cantidad máxima de partidas ~~ número tope de la cantidad de partidas a mostrar.
c) Se presiona el ícono EJECUTAR (F8) y se visualiza el reporte con diferentes tipos de documentos donde:
° Ícono amarillo ~~ documentos preliminares.
° Ícono rojo ~~ partidas abiertas.
° Ícono verde ~~ documentos compensados. La columna "Doc.comp." indica con qué documento se han compensado dichas partidas.
d) Desde el reporte se puede acceder a visualizar (Shift+F2) (anteojo) y modificar (CTRL+Shift+F8) (lápiz) un documento desde la barra de herramienta o a través del menú "Entorno".
*** Se sabe si la cuenta gestiona partidas abiertas según el ícono de status de la partida:
° Tilde verde ~~ no gestiona partidas abiertas. Por ejemplo una cuenta de gastos.
° Círculo rojo ~~ gestiona partidas abiertas. Rojo = partidas abiertas.
° Cuadrado verde ~~ gestiona partidas abiertas. Verde = partidas compensadas.
*** NOTA = Si la cuenta de mayor no posee el tilde de "Gestión partidas abiertas" (Dato maestro - solapa Datos de Control) no se podrá visualizar el detalle de las imputaciones en este tipo de reportes, sólo se podrá ver un saldo de balance o en la transacción de saldos FAGLB03.
3. ICONO DELIMITACIONES OPCIONALES
- Se encuentra en distintos reportes de SAP.
- Permite acotar el resultado de los reportes según necesidad.
a) Se presiona el ícono "Delimitaciones Opcionales" en la barra de la transacción y aparece una pantalla adicional:
° En el lado izquierdo ~~ se encuentran carpetas y campos, marcando este último se puede pasar del lado derecho de la pantalla de forma a que esté disponible para utilizarlo como filtro en el reporte. Los campos resaltados en verde son los que ya han sido pasados al lado derecho.
° En el lado derecho ~~ campos disponibles para utilizarlo como filtro en el reporte.
b) Se presiona nuevamente el ícono "Delimitaciones Opcionales" para cerrar la ventana. Si se ha utilizado algún campo para filtro, se indica al lado del ícono la leyenda "1 activo" o "2 activos" dependiendo de la cantidad de campos utilizados.
4. ÍCONO SELECCIONES MÚLTIPLES
- Sirve para seleccionar datos de una manera más personalizada. Los valores a elegir dependen del campo donde se esté posicionado. Por ejemplo: Cuentas, Fechas, Clases de documentos, etc.
a) Se presiona el ícono "Selección Múltiple" y aparece una ventana con cuatro solapas donde sólo se podrá completar una de ellas:
° Seleccionar valores individuales ~~ permite elegir distintos valores independientes entre sí.
° Seleccionar intérvalos ~~ permite seleccionar varios intervalos de valores. A diferencia del campo de opción de rangos que se tiene en las pantallas de selección, con selección múltiple se puede elegir más de un rango. Por ejemplo: del 100000 a 100999 y de 200500 a 200999.
° Excluir valores individuales ~~ permite excluir determinados valores. El sistema mostrará todas las opciones menos los indicados en este sector.
° Excluir intervalos ~~ permite excluir uno o varios intervalos de valores.