✒️SAP FI / Visualización de saldos y partidas Por Edwart Rodriguez Garzon

Lección: Visualización de saldos y partidas

1 | Visualización de Saldos de cuenta contables

En este punto conoceremos una transacción que nos permitirá visualizar los saldos de una o varias cuentas contables. En la unidad 5, que hace referencia a todas las actividades de cierre, conoceremos otros reportes que también nos brindarán los saldos de las cuentas contables pero con una estructura más relacionada a los balances.

CUENTAS CONTABLES

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

BALANCE

Informe legal que se presenta a la autoridad competente que expone la situación contable y financiera de una empresa en un momento determinado.

• Estado de situación patrimonial.

• Estado de resultado.

• Estado de evolución del patrimonio neto.

• Estado de flujo de fondos.

ESTRUCTURA DE BALANCE

Permite definir un formato específico para los balances. La estructura de balance permite agrupar las cuentas, diseñando distintas jerarquías según la naturaleza de las cuentas de mayor.

Las estructuras de balances sirven para diagramar la forma en que se desean visualizar los balances.

Se pueden crear diversas estructuras de balances dependiendo de la necesidad de visualizar información. Por ejemplo, se puede crear una estructura para balances de emisión, otra para auditoria, una estructura para usos internos, etc.

Cada estructura servirá para exponer un balance de saldos de una manera diferente.

La estructura de balance debe determinar lo siguiente:

• Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarquía de dichas posiciones

• El texto que describe las posiciones

• Los planes de cuentas y las cuentas individuales relevantes para el informe

• Los totales que se deben visualizar

La transacción para acceder a configurar una estructura de balance es OB58.

SAP FI INFORME DE BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

Es el reporte o balance de comprobación que permite obtener saldos para un periodo determinado y además permitirá comenzar con el análisis de las cuentas para el cierre contable.

A diferencia de un Balance, el reporte de sumas y saldos no contiene el resultado del ejercicio sino solo los saldos de las cuentas. El reporte de sumas y saldos muestra los saldos abiertos en Debe y Haber del periodo y saldos acumulados.

En SAP existen varios reportes que brindan un Sumas y Saldos. Ambos muestran los mismos valores solo que hay diferentes visualizaciones y herramientas para trabajar con los reportes.

El reporte de investigación es una de las herramientas más importantes ya que permite preparar reportes a medida teniendo la posibilidad de incluir diferentes características de desglose como centros de costos, beneficios, divisiones, etc.

Transacción FAGLB03

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Libro Mayor

|-> Cuenta

|-> Visualizar Saldos (Nuevo).

Pantalla de selección

Imagen 2.9.1 - Pantalla de selección de cuentas

La pantalla de selección la completamos con los siguientes datos:

• Número de Cuenta: completamos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desea visualizar. (Deberemos tener en cuenta que, como es un informe de visualización de saldos, si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas).

• Sociedad: completamos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldo de la cuenta.

• Ejercicio: completamos con el año fiscal en el que queremos visualizar el saldo.

Presionamos ejecutar una vez que se han completado los datos de la pantalla inicial ejecutamos el reporte.

Imagen 2.9.2 - Visualización de saldos por periodos

En la imagen que nos aparece como resultado del reporte podemos ver los siguientes datos:

• Periodo: corresponde al periodo contable. Si el ejercicio fiscal está parametrizado como año natural, entonces cada periodo será igual a los meses del año. Además de los periodos que componen el ejercicio visualizamos dos campos más

• Arrastre de saldos: identifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterior.

• Total: esta linea totaliza los importes de cada una de las columnas (Debe / Haber / Saldo).

• Debe: Corresponde a los importes que se han contabilizados en el debe para el periodo visualizado.

• Haber: Corresponde a los importes que se han contabilizados en el haber para el periodo visualizado.

• Saldos: Corresponde al saldo del periodo (Debe menos haber).

• Saldo Acumulado: Corresponde al saldo del periodo más el saldo de los periodos anteriores, incluido el arrastre de saldos.

Datos importantes dentro del reporte: Composición

El reporte de visualización de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic sobre cualquiera de los saldos que visualizamos, accederemos a la composición de los mismos.

Imagen 2.9.3 - composición del saldo

Cuentas

Si en la pantalla de selección se ingresó un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas, sin embargo, si presionamos el icono Cuenta Individual, podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que pertenecen al rango de cuentas.

Imagen 2.9.4 - Cuentas seleccionadas en la pantalla de selección

Moneda

Si presionamos el ícono Moneda de Documento tendremos acceso a la visualización de los saldos en las monedas paralelas que se gestiona la sociedad FI.

Imagen 2.9.5 - Monedas del reporte

• Moneda Local: se refiere a la moneda de la sociedad. El reporte siempre está expresado en moneda local, a menos que en esta opción elijamos otro tipo de moneda.

• Monedas Paralelas: SAP es un sistema multi monetario y si posee definidas monedas paralelas, podremos visualizar los reportes en algunas de éstas monedas ya que todas las operaciones se graban en la moneda local y en las monedas paralelas.

• Moneda de la transacción: ver el reporte en la moneda de la transacción puede brindar datos que no sean homogéneos, ya que cada operación puede estar en una moneda distinta, es decir en diferentes monedas extranjeras.

2 | Visualización de Partidas abiertas y compensadas

En esta lección aprenderemos a utilizar el reporte de partidas individuales que nos permitirá hacer un análisis de las partidas que conforman las cuentas, como así también, realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.

Transacción FBL3N

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Libro Mayor

|-> Cuenta

|-> Visualizar / Modificar Partidas

Accederemos la pantalla de selección la cual se encuentra dividida en tres partes importantes.

1. Selección de Cuentas

Imagen 2.9.6 - Selección de Cuentas

Tip:

En la pantalla de selección tenemos un área denominada ayuda para la búsqueda, esta parte no resulta útil si queremos listar cuentas solo completando algun parametro de la cuenta, por ejemplo en ID para para búsqueda podemos elegir la opción T que busca cuenta por denominación y en string de búsqueda podemos escribir *bancos*

En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podrá elegir una cuenta, un rango, o una selección a través del ícono de selección múltiple. Otro requisito fundamental es elegir la/las sociedad FI.

PARTIDAS INDIVIDUALES

Se refiere a cada uno de los movimientos que se registran en una cuenta o clase de coste.

En los datos maestros de cuentas de mayor se define si una cuenta se visualizará por partidas individuales o no. En el caso de que no lleve partidas individuales, los movimientos contables que se imputen en esa cuenta de mayor formarán parte del saldo de la cuenta pero no se podrá visualizar el detalle de los mismos.

SAP FI CONCEPTO PARTIDAS INDIVIDUALES

Para la visualización de las partidas individuales se utilizan dos reportes que son claves, desde los cuales se puede hacer un análisis completo de las partidas individuales de acreedores y deudores.

Las transacciones son las siguientes:

• FBL1N: permite visualizar y analizar las partidas de acreedores

• FBL5N: permite visualizar y analizar las partidas de deudores.

Las principales características de estos reportes es la cantidad de información que posee respecto a las partidas, lo cual permite obtener un estado de cuentas analítico de las contabilizaciones y saldos. Desde este reporte se pueden visualizar partidas abiertas, compensadas, operaciones CME, documentos preliminares y apuntes estadísticos.

Los reportes son del tipo ALV, lo cual permite ordenar, filtrar, agregar/ocultar columnas, sumar campos o crear subtotales. Se pueden descargar en múltiples formatos (Excel, Word, TXT) para analizarlo fuera del sistema.

2. Selección de Partidas

Imagen 2.9.7 - Selección de Partidas

Podemos optar por tres estados de partidas: