✒️SAP FI / Visualización de saldos y partidas Por María Pronotti

1) Visualización de Saldos de cuentas contables:

Transacción FAGLB03 Menú: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar Saldos (Nuevo).

La pantalla de selección la completaremos con los siguientes datos:

• Número de Cuenta: completaremos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desea visualizar. (Tener en cuenta que, como es un informe de saldos, si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas).
• Sociedad
• Ejercicio: Año Fiscal

Datos importantes dentro del reporte:

• Composición: El reporte de visualización de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic sobre cualquier de los saldos que visualizaremos, accederemos a la composición de los mismos.
• Cuentas: Si en la pantalla de seleccion se ingresó un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos representadoss por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas, sin embargo si presionamos el icono Cuenta individual, podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que pertenecen al rango de cuentas.
• Moneda, Si presionamos el ícono Moneda de Documento, tendremos acceso a la visualización de los saldos en las monedas paralelas que se gestiona la sociedad FI.
• Moneda local: Se refiere a la moneda de la sociedad. El reporte siempre está expresado en moneda local, a menos que en esta opción elijamos otro tipo de moneda.
• Monedas Paralelas: Si posee definidas monedas paralelas, podremos visualizar los reportes en algunas de éstas monedas ya que todas las operaciones se graban en la moneda local y en las monedas paralelas.
• Moneda de la transacción: ver el reporte en la moneda de la transacción puede brindar datos que no sean homogéneos, ya que cada operación puede estar en una moneda distinta, es decir en diferentes monedas extranjeras.

2) Visualización de Partidas abiertas y compensadas:

Reporte de partidas individuales nos permitirá hacer un analisis de las partidas que conforman las cuentas, como así también, realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.

Transacción FBL3N Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar / Modificar Partidas.

Accederemos a la pantalla de seleccion la cual se encuentra dividida en tres partes importantes:

• Selección de Cuentas: En esta pantalla tenemos un boton: Ayuda para la busqueda: es util si queremos buscar cuentas solo compleatando algun parametro de la cuenta. Por ejemplo en id para la busqueda, podemos elegir la opción T que busca cuentas por denominación y aca podemos escribir *banco*. Cuaando ejecutemos, el sistema nos mostrará todas las cuentas de mayor que posenan el texto banco en su denominación. La utilidad de esta búsqueda es que no tenemos que seleccionar las distintas cuentas de banco, sino que con solo ingresar un parámetro común podemos ver un reporte para todas las cuentas de mayor que sean de banco.

En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podrá elegir una cuenta, un rango, o una selección a través del ícono de selección múltiple. Otro requisito fundamental es elegir la/las sociedades FI.

• Selección de Partidas: Podremos optar por:

* Partidas abiertas: aa una fecha clave. El sistemaa mostrará aquellas partidas que aun no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en le mayor hasta esa fecha.

* Partidas compensadas: El sistema mostrará solo las partidas que ya han sido compensadas. Adicionalmente se podrá agregar un filtro que delemite por fecha de ompensación.

* Todas las partidas: Adicionalmente se puede agregar un filtro de fecha de contabilización para reducir la cantidad de aciertos del reporte.

Solo podremos elegir un tipo de partidas: Se puede agregar más filtros para acotar la lista de partidas presionando el icono Delimitaciones Opcionales.

• Clase de Partida: Podremos elegir tipos de partidas:

* Partidas normales: asientos comunes de cualquier opraciónen SAP.

* Apuntes estadísticos: Son registradores que nos permite ingresar SAP pero que no afectan los saldos contables, sirven a modo de recordatorio.

* Partidas preliminares: son aquellos documentos preliminares que se hay ingresado al sistema, pero que aún no esta´n contabilizados de manera definitiva.

• Opciones de salida: No son campos obligatorios:

* Layout, si para el reporte tenemos un layout o dispocición de columnas personalizado, podemos seleccionarlo desde la pantalla de seleción.

* Cantidad máxima de partidas. Permite colocar un tope a la cantidad de partidas que mostrará el reporte.-

Barra de herramientas o acceder desde el menú Entorno.

:Cuando se visualiza el reporte de partidas individuales podremos saber si una cuenta gestiona partidas abiertas según el icono de status de la partida. Si la cuenta de mayor no gestiona partidas abiertas en el status veremos un tilde verde. Por ejemplo en una cuenta de gasto. En cambio, si la cuenta es de partidas abiertas veremos en el status el circulito rojo en las partidas abiertas y el cuadradito verde en las partidas compensadas.

Si la cuenta de mayor no posee el tilde de partidas individuales entonces no se podrá visualizar el detalle de las imputaciones en este tipo de reportes. Solo se podrá ver un saldo en el balance o en la transacción de saldos del punto anterior.

Iconos en reportes de SAP:

• Icono Delimitaciones Opcionales

Nos permitirá acotar el resultado de los reportes de acuerdo a nuestra necesidad. Cuaando apretamos este icono se abrirá una pantalla adicional que del lado izquierdo contiene carpetas, con campos adentro. Si los marcamos los podemos pasar del lado derecho, de modo que esten disponibles para utilizarlos como filtros en el reporte. Los campos que se encuentran resaltados en verde son los que ya han sido pasados al lado derecho de la pantalla. Si volvemos a presionar el icono, se cerrara la pantalla, sin embargo si hemos utilizdo algun campo para refinar la busqueda de datos, el sistema lo indicara: con un corchete que cierra, tres cuadraditos en el medio y un corchete que abre.

• Icono de Selecciones Múltiples: Nos permitirá seleccionar datos de una manera mas personalizada. Dependiendo de cual es el campo en el cual estemos posicionados serán los valores que podemos elegir. Ejemplo: Cuentas, fechas, clases de documentos, etc. Cuando presionemos este icono se abrira una ventana con cuatro solapas. Solo podremos completar una sola de ellas.

* seleccionar Valores Indivicuales: Permite elegir distintos valores independientes.

* Seleccionar Intervalos: Nos permite seleccionar varios intervalos de valores. Generalmente en el campo de la pantalla de selección tenemos la opción de rangos pero desde aquí podremos elegir más de un rango. (Ejemplo de 10000 a 1000999 y de 200500 a 20999)

* Excluir Valores Individuales: Nos permite excluir determinados valores, es decir, el sistema mostrará todas las opciones menos los indicados en este sector.

* Excluir Intervalos: Nos permite excluir uno o varios intervalos de valores.