✒️SAP FI / Visualización de saldos y partidas Por Claudia Perez Villazon

Leccion 9

Visualizacion de saldos de cuenta contables

En este punto conoceremos una trasaccion que nos permitira visualizar los saldos de una o varias cuentas contables. En la unidad 5, que hace referencia a todas las actividades de cierrre, conoceremos otros reportes que tambien nos brindaran los saldos de las cuentas contables, pero con una estructura mas relacionada a los balances.

Transaccion FAGLB03

Finanzas, Gestion financiera, libro mayor, cuenta, visualizar saldos (nuevo)

Pantalla de seleccion

La pantalla de seleccion la completaremos con los sgtes. datos:

Numero de cuenta: completaremos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desea visulaizar. Deberemos tener en cuenta que, como es un informe de visualizacion de saldos, si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas.

Sociedad: competaremos el campo con la sociedad para la cual queremos sivualizar el saldo de la cuenta

Ejercicio: competaremos con el año fiscal en el que queremos visulaizr el saldo.

Una vez que se han completado los datosd e la pantalla inicial ejecutamos el reporte.

En al imagen que nos aparece como resultado del reporte podemos ver los sgtes datos:

Periodo: corresponde al periodo contable. Si el ejercicio fiscal esta parametrizado como año natural, entonces cada periodo sera igual a los meses del año. Ademas de los periodos que componene el ejercicio visualizamos 2 campos mas

Arrastre de saldos: identifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterio.

Total: esta linea totaliza los importes de cada una de las columnas (Debe/haber/saldo)

Debe: corresponde a los importes que se han contabilizados en el debe para el periodo visualizado

Haber: corresponde a los importes que se han contabizado en el haber para el periodo visualizado

Saldos: corresponde al saldo del periodo (Debe menos haber)

Saldo Acumulado: corresponde al saldo del periodo mas el saldo de los periodos anteriores, incluido el arrastre de saldos

Datos importes dentro del reporte:

Composicion

El reporte de visualizacion de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic sobre cualquiera de los aldos visulizamos, accederemos a la compsiicon de estos.

Cuentas

Si en la pantalla de seleccion se ingreso un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campor representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos corespondientes a todas las cuentas, sin embargo, si presionamos el icono CUneta idindividula, podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que pertenecen alrango de cuentas

Moneda

SI presionamos el icono monedad de documetno tendremos acceso a la visualizacion de los saldos en las monedas paralelas que se gestiona la sociedad FI.

Moneda local: se refiere a la moneda de la sociead. El reporte siempre esta expresado en moneda local, a menos que en esta opcion elijamos otro tipo de moneda.

Monedas paralelas: SAP es un sistema multi monetario y si posee definidas monedas paralelas, podremos visualizar los reportes en algunas de estas monedas ya que todas las operacion se graban en la moneda local y en las monedas paralelas.

Moneda de la transaccion: ver el reporte en la moneda de la transaccion puede brindar datos que nos seanhomogeneos, ya que cada operacion puede estar en una moneda distitnta, es decir en diferentes monedas extranjeras.

2. Visualizacion de partidas abiertas y compensadas

En esta leccion aprenderemos a usar el reporte de partidas individuales que nos permitira hacer un analisis de las partidas que conforman las cuentas, como asi tambien, realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.

Transaccion FBL3N

Finanzas, gestion financiera, libro mayor,cuenta, visualizar/modificar partidas

Accederemos la pantalla de seleccion la cual se encuentra dividida en 3 partes importantes

• Seleccion de cuentas

En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podra elegir una cuenta, un rango, o una selecion a traves del icono de seleccion multiple. Otro requisito fundamental es elegir las sociedades FI

TIP: En la pantalla de selecion tenemos un area denominada ayuda para la busqueda, esta parte puede resultarnos util si queremos listar cuentas solo completando algun parametro de la cuenta, por ejemplo en ID para la busqueda podemos elegir la opcion T que busca cuentas por denominacion y en este IN de busqueda podemos escribir asterisco BANCO asterisco, cuando ejecutemos el sistema nos mostrara el reporte para todas las cuentas de mayor que posean el texto banco en su denominacion. La utilidad de la ayuda para la busqueda es que no tenemos que estar seleccionando las multiples cuentas de bancos, sino que con solo ingresar un parametro comun podemos ver un reporte para todas las cuentas de mayor que cumplan con la caracteristica ingresada.

• Seleccion de partidas

Podemos optar por 3 estados de partidas:

Partidas abiertas a una fecha clave: El sistema mostrata todas aquellas partidas que aun no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.

Partidas compensadas: en esta opcion el sistema mostrata solo als partidas que ya han sido compensadas. Adicionalmente se podra agregar un filtro que delimite por fecha de compensacion

Todas las partidas: Esta opcion muestra todas las partidas, abiertas y compensadas. Adicionalmente se puede agrgar un filtro de fecha de contabilzacion para reducir la cantidad de aciertos del reporte.

Solo odremos elegir un tipod e partidas. Se pueden agragar mas filtros para acotar la lista de partidas presionando el icono Delimitaciones opcionales

Clase de partida

Aqui podremos elegir tipo de partidas (se puede legir mas de una ocion)

Partidas normales: corresponden a los asientos comunes de cualquier opercion en SAP

Apuntes estadisticos: son registraciones que nos permite ingresar SAP pero no afectan los saldos contables, sirven a modo de recordatorio. Veremos este tema en las sgtes unidades.

Partidas preliminares: son aquellos documetnos preliminares que se han ingresado al sistema pero que aun no estan contabizados de manera definitiva.

Opciones de salida

No son campos obligatorios, no obstante, ayudan a la visualizacion del reporte

Layout: si para el reporte tenemos un layout o disposicon de columnas personalizado, podemos seleccionarlo desde la pantalla de seleccion

Cantidad maxima de partidas: permite colocar un tope a la cantidad de partidas que mostrara el reporte

Una vez finalizado el ingreso de los parametros de la pantalla de seleccion ejecutamos el reporte

En la imagen podemos ver el estado de la cuenta 220101 con la opcion Todas las partidas del Tipo normales y preliminares

• Las partidas marcada con el icono amarillo corespodnen a los documentos preliminares
• Las partidas marcadas con el icono rojo corresponden a las partidas abiertas
• Las partidas marcadas con el icono verde corresponden a las partidas compensadas. Adicionalmente, este tipod e partidas tienen completo un campo mas que es el documento de compensacion el cual indica con que documento se han comensado dichas partidas.

Desde este reporte podemos acceder a la visualizacion y modificacion de los documentos. Para acceder a estas funcionalidades podemos usar los iconos de la barra de herramientas o acceder desde el Menu, entorno.

TIP: Cuando se visualiza el reporte de partidas individuales podremos saber si una cuenta gestiona partidas abiertas sg el icono de status de la partida, si la cuenta de mayor no gestiona partidas abiertas, en el status veremos un tilde verde, por ejemplo en una cuenta de gasto, en cambio, si la cuenta es de partidas abiertas veremos en el status el circulito rojo en las partidas abiertas y el cuadradito verde en las partidas compensadas, tambien, debemos tener en cuenta que si la cuenta de mayor no posee el tilde de partidas individuales entonces no se podra visualizar el detalle de las imputaciones en este tipo de reportes, solo se podra ver un saldo en el balance o en la transaccion de saldos que vimos en el punto anterior.

Informacion adicional

Aprovecharemos esta leccion para conocer algunas opciones que staran presentes en la mayoria de los resportes que brinda SAP y que hemos mencionado en los puntos anteriores.

Icono delimintaciones opcionales

Podremos encontrar este icono en distintos reportes, el cual nos permitra acotar el resutlado de los reportes de acuerdo a nuestra necesidad

Cuando presionemos este icono se abrira una pantalla adicional que del lado izquierdo contiene carpetas, si vamos abriendo estas carpetas nos encontramos con campos. Si los marcamos los podemos pasar del lado derecho de la pantalla de modo que esten disponibles para usarlos como filtros en el reporte. Los campos que se encuentran resaltados en verde son los que ya han sido pasado al lado derecho de la pantalla.

Si volvemos a presionar el icono Delimitaciones opcionales se cerrara la ventana, sin embargo, si hemos usado algun campo para refinar la busqueda de datos, el sistema lo indicara tal como podemos ver en la sgte imagen

Icono Selecciones multiples

Este icono nos permitra seleccionar datos de una manera mas personalizada. Dependiendo de cual es el campo en el cual estemos posicionados seran los valores que podemos elegir. Ejemplo, cuantas, fechas, clases de docuentos, etc. Cuando presionemos este icono se abrira una ventana con solapas. Solo podremos completar una sola de ellas.

Seleccionar valores individuales: nos permite elegir distintos valores independientes

Selecionar intervalos: nos permite seleccionar varios intervalos de valores. Generalmente en el campo de la pantalla de seleccion tenemos la opcion de rangos, pero desde aqui podremos elegir mas de un rango. Ejemplo, de 1000000 a 1009999 y de 20005000 a 200999

Excluir valores individuales: nos permite excluir determiandos valores, es decir, el sistema mostrara todas la opciones menos los indicados en este sector.

Excluir intervalos: nos permite excluir uno ovarios intervalos de valores