1. Visualizacion de saldos de cuenta contable
En este punto conoceremos las transacciones que nos permitiran visualizar los saldos de una o varias cuentas contables. En la unidad 5, que hace referencia a todas las actividades de cierre, conoceremos otros reportes que tambien nos brindaran los saldos de las cuentas contables pero con una estructura mas relacionada a los balanances.
Transaccion: FAGLB03 (F - GF - LM - cuenta - visualizar saldos (nuevos)
Pantalla de seleccion
La completaremos con los siguientes datos:
- Numero de cuenta: completaremos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desea visualizar ( deberemos tener en cuenta que, como es un informe de visualizacion de saldos , si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas).
- Sociedad: completaremos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldo de la cuenta.
- Ejercicio: completraremos con el año fiscal en el que queremos visualizar el saldo.
Una vez que se completaron todos los datos de la pantalla inicial, ejecutaremos el reporte.
Resultado del reporte
podemos ver los siguientes datos:
- Periodo: corresponde al periodo contable. Si el ejercicio fiscal esta parametrizado como año natural, entonces cada periodo sera igual a los meses del año. Ademas de los periodos que componen el ejercicio visualizamos dos campos mas.
- Arrastre de saldos: identifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterior.
- Total: esta linea totaliza los importes de cada una de las columnas (debe/haber/saldo)
- Debe: corresponde a los impuestos que se han contabilizado en el debe para el periodo visualizado.
- Haber: corresponde a los importes que se han contabilizado en el haber por el periodo visualizado
- Saldos: corresponde al saldo del periodo (debe - haber)
- Saldo acumulado: corresponde al saldo del periodo + el saldo de los periodos anteriores , incuido el arrastre de saldos.
Datos importantes dentro del reporte
- Composicion: El reporte de visualizacion de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic sobre cualquiera de los saldos que visualizamos , accederemos a la composicion de los mismos.
- Cuentas: Si en la pantalla de seleccion se ingreso un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas , sin embargo si precionamos el icono cuenta individual podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que pertenecen al rango de cuentas.
- Moneda: Si presionamos el icono moneda de documentos tendremos acceso a la visualizacion de los saldos en las monedas paralelas que se gestiona la sociedad FI
- Moneda local: se refiere a la moneda de la sociedad. El reporte siempre esta expresado en moneda local , a menos que en esta opcion elijamos otro tipo de moneda.
- Monedas paralelas: SAP es un sistema multimonetario y si posee definidas monedas paralelas , podremos visualizar reportes en alguna de estas monedas ya que todas las operaciones se graban en la moneda local y en las monedas paralelas.
- Moneda de la transaccion: ver el reporte en la moneda de la transaccion puede brindar datos que no sean homogeneos ya que cada operacion puede estar en una moneda distinta , es decir en diferentes monedas extranjeras.
2. Visualizacion de partidas abiertas y compensadas
Aprenderemos a utilizar el reporte de partidas individuales que nos permitira hacer un analisis de las partidas que conforman las cuentas, como asi tambien, realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.
Transaccion: FBL3N ( F-GF-LM-Cuenta-Visualizar/modificar partidas)
Accederemos a la pantalla de seleccion la cual se encuentra dividida en tres partes importantes:
- Seleccion de cuentas : en esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podra elegir una cuenta , un rango , o una seleccion a traves del icono de seleccion multiple. Otro requisito fundamental es elegir la/las sociedades FI.
Tenemos una partedenominada ayuda para la busquedad , esta parte puede servirnos de ayuda si queremos listar cuentas solo completando algun parametro. Ej: en ID para la busquedad podemos elegir T, que busca cuentas por denominacion y en string de busquedad podemos poner "banco". El resultado sera todas las cuentas de mayor que posean el texto banco en su denominacion. La utilidad de la ayuda para la busquedad es que no tenemos que estar seleccionando las multiples cuentas de banco sino que con solo un parametro comun vemos un reporte de todas las cuentas de mayor que cumplan caracteristicas ingresada.
2, Seleccion de partidas
Podemos optar por 3 estados de partidas
- Partidas abiertas a una fecha clave: El sistema mostrara todas aquellas partidas que aun no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.
- Partidas compensadas: en esta opcion el sistema mostrara solo las partidas que ya han sido compensadas. Adicionalmente se podra agregar un filtro que delimite por fecha de compensacion.
- Todas las partidas: esta opcion muestra todas las partidas , abiertas y compensadas . Adicionalmente se puede agregar un filtro de fecha de contabilizacion para reducir la cantidad de aciertos del reporte.
Solo podemos elegir un tipo de partidas . Se puede agregar mas filtros para acotar la lista de partidas presionando el icono "delimitacion opcional"
3. Clases de partidas
Aqui podremos elegir tipos de partidas 8se puede elegir mas de una opcion):
- Partidas normales: corresponden a los asientos comunes de cualquier operacion en SAP.
- Apuntes estadisticos: son registraciones que nos permite ingresar SAP pero no afectan los saldos contables , sirven a modo de recordatorio.
- Partidas preliminares: son aquellos documentos preliminares que se han ingresado al sistema pero que aun no estan contabilizados de manera definitiva.
4. Opciones de salida: no son campos obligatorios, no obstante, ayudan a la visualizacion del reporte
- Layout: si para el reporte tenemos un layout o disposicion de columnas personalizado, podemos seleccionarlo desde la pantalla de seleccion.
- Cantidad maxima de partidas: permite colocar un tope a la cantidad de partidas que mostrara el reporte
Una vez finalizado el ingreso de los parametros de la pantalla de seleccion ejecutamos el reporte.
Con la opcion "todas las partidas" del tipo "normales y preliminares"
- Las partidas marcadas con el icono amarillo corresponden a los documentos preliminares
- Las partidas marcadas con el icono rojo corresponden a las partidas abiertas.
- Las partidas marcadas con el icono verde corresponden a las partidas compensatorias. Adicionalmente, este tipo de partidas tienen completo un campo mas, que es el documento de compensacion el cual indica con que documento se han compensado dichas partidas.
Desde este reporte podemos acceder a la visualizacion y modificacion de los doc. Para acceder a estas funcionalidades podemos utilizar los iconos de la barra de herramientas o acceder desde el menu - entorno.
Cuando se visualiza el reporte de partidas individuales podremos saber si en la cuenta gestion a partidas abiertas segun el icono del status de la partida.
-Tilde verde: si la cuenta mayor no gestiona partidas abiertas (ej cuenta de gasto)
-Circulo rojo en partidas abiertas o cuadrado verde en las compensadas. Si la cuenta es de partidas abiertas.
Tambien debemos tener en cuenta que si la cuenta de mayor no posee el tilde de partidas individuales entonces no se podra visualizar el detalle de las imputaciones en este tipo de reportes, solo se podra ver un saldo en el balance o en la transaccion de saldos.
Informacion adicional:
-Icono delimitacion opcional: podemos encontrar este icono en distintos reportes, el cual nos permitira acotar el resultado de los reportes de acuerdo a nuestra necesidad.
Cuando presionamos este icono se abrira una pantalla adicional que del lado izq. contiene carpetas , si vamos abriendo estas carpetas nos encontramos con campos . Si los marcamos los podemos pasar del lado derecho de la pantalla de modo que esten disponibles para utilizarlos como filtros del reporte. Los campos que se encuentran resultados en verde son los que ya han sido pasados al lado derecho de la pantalla.
Si volvemos a presionar el icono "delimitaciones opcionales" se cerrara la ventana , sin embargo, si hemos utilizado algun campo para refinar la busquedad de datos, el sistema lo indicara.
-Icono selecciones multiples: este icono nos permitira seleccionar datos de una manera mas personalizada. Dependiendo de cual es el campo en el cual estemos posicionados seran los valores que podemos elegir. (Ej cuentas, fechas, clases de documentos, etc). Cuando presionamos este icono se abrira una ventana con cuatro solapás. Solo podremos completar una sola de ellas
- Seleccionar valores individuales: nos permite elegir distintos valores independientes.
- Seleccionar intervalos: nos permite seleccionar varios intervalos de valores , generalmente en el campo de la pantalla de selecion tenemos la opcion de rangos pero desde aqui podemos elegir mas de un rango (Ej de 100000 a 100999 y de 200500 a 200999)
- Excluir valores individuales: nos permite excluir determinados valores , es decir, el sistema mostrara todas las opciones menos los indicados en este sector.
- Excluir intervalos: nos permite excluir uno o mas intervalos de valores.