✒️SAP FI / Los pagos manuales Por Antonia D´esposito

PAGOS MANUALES Lección 2

1- Pagos y Cobros

Veremos como se registran los pagos manuales a proveedores y las cobranzas a clientes. Utilizaremos las mismas transacciones (una de pago y una de cobro), solo se cambiará el medio con el cual se está pagando.

2- Pago con efectivo o transferencias

La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia es la cuenta contable que utilizamos.

Datos de cabecera: clase de documento es lo que permite identificar si es una cobranza o un pago

KZ: DOCUMENTO DE PAGO DZ: DOCUMENTO DE COBRANZA

Medios de pago: elegimos la cuenta de mayor que represente el medio de pago. (la cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque). Las transferencias y cheques pueden estar representadas por la misma cuenta de mayor es decir por una cuenta de banco

Cuenta de Terceros: elegimos acreedor para pago o deudor para cobranza

Cuando cobramos conocemos el importe recibido, en cambio cuando pagamos no siempre lo sabemos ya que puede haber descuento por pronto pago, retenciones de impuestos y recién ahí sabremos el importe a pagar es por esto que muchas veces se completa el campo importe con valor 1 y luego se modifica en función de las partidas seleccionadas a pagar

TRATAR PARTIDAS ABIERTAS IMPLICA SELECCIONAR LOS COMPROBANTES PENDIENTES PARA PODER COMPENSARLOS CON EL COBRO O PAGO CORRESPONDIENTE

GRILLA DE PARTIDAS - SOLAPA ESTANDAR : estas columnas de la grilla de partidas abiertas son configurables (lo hace un consultor funcional)

• NRO DE DOCUMENTO : nro de documento pendiente de compensar o cancelar
• CLASE DE DOCUMENTO : tipo de documento pendiente NC, FACTURA, ANTICIPOS, etc
• FECHA DE DOCUMENTO: fecha del documento pendiente de compensar
• IMPORTE BRUTO : es el importe total del documento
• IMPORTE PAGADO EN PARTE : es el impmorte que veremos si la partida posee pago parcial o aplicación de NC
• DESCUENTO : importe de descuento que corresponde según la fecha y el % que tenga almacenada la partida en su condición de pago
• PORCENTAJE DE DESCUENTO : % que puede traer la de la partida de acuerdo a la condición de pago asignada

Las columnas que vemos en la grilla de partidas abiertas son configurables (lo hace un consultor funcional)

MARCAR Y DESMARCAR PARTIDAS: si en Opciones de tratamiento el usuario tiene el flag marcado en Partidas Seleccionadas todas las partidas aparecerán desmarcadas, en cambio si el flag no está marcado todas las partidas vendrán marcadas

Si el importe de las partidas están marcadas con letra en color negro indica que aún no se ha seleccionado para su compensación

Si la partida está en color azul significa que se ha marcado para su cancelación

Opciones para marcar/desmarcar

1. MANUALMENTE: doble click en la partida, doble click en el importe y doble click sobre el documento así el sistema nos dará la visualización del documento.
   
2. MARCANDO LAS PARTIDAS: con ayuda de los íconos y luego con los botones Activar o Desactivar partidas.

PARA ACTIVAR O DESACTIVAR MASIVAMENTE PARTIDAS PRIMERO DEBEMOS MARCARLAS

BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EL TRATAMIENTO DE PARTIDAS

Iconos que nos permiten realizar selecciones y operaciones para el tratamiento de partidas abiertas:

MARCAR PARTIDA, ORDENAR PARTIDAS, IMPORTE BRUTO O NETO, ACTIVAR Y DESACTIVAR DESCUENTOS POR PRONTO PAGO, MARCAR BLOQUE MARCAR TODAS DESMARCAR TODAS, BUSCAR, MONEDA DE VISUALIZACIÓN, ACTIVAR Y DESACTIVAR PARTIDAS ABIERTAS

STATUS DE TRATAMIENTO: información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas

• PARTIDAS: muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, más allá de que se hayan seleccionado o no para su compensación
• VISUALIZACIÓN DESDE POSICIÓN: es útil cuando tenemos una lista grande de documentos
• ORIGEN DE DIFERENCIAS: es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas
• IMPORTE ENTRADO: es el importe ingresado en la pantalla de datos bancarios, puede ser modificado posteriormente.
• ASIGNADOS: sumatoria de las partidas seleccionadas y contempla los descuentos, a medida que marcamos o desmarcamos partidas este campo se va actualizando

EL ÍCONO RESUMEN DE POSICIONES LO UTILIZAMOS SI TENEMOS QUE AJUSTAR EL IMPORTE ENTRADO ( EN ESTE CASO DEBEMOS HACER DOBLE CLICK EN LA POSICIÓN Y SE ABRE DICHA POSICIÓN PARA PODER MODIFICAR EL IMPORTE) O SI FUERA NECESARIO INGRESAR UNA CUENTA DE MAYOR ADICIONAL ( x ej de gastos o retenciones)

SI COLOCAMOS UN ASTERISCO EL SISTEMA AUTOMÁTICAMENTE DETERMINA EL IMPORTE QUE CORRESPONDE AL BANCO, ESTO SE HACE EN BASE A LAS PARTIDAS SELECCIONADAS PARA SU CANCELACIÓN; EL SISTEMA NOS MUESTRA EL IMPORTE EN LAS MONEDAS PARALELAS. SIEMPRE DEBEMOS BORRAR ESOS IMPORTES PARA QUE EL SISTEMA VUELVA A CALCULAR EN BASE AL TIPO DE CAMBIO DE LA FECHA

Para ingresar una nueva posición al documento debemos ingresar la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, la cuenta, el importe y otro dato adicional dependiendo el tipo de cuenta x ej centro de costos. También se pueden ingresar otras posiciones de pagos por si queremos utilizar otro medio de pago si fuera asi en la posición de banco no debemos ingresar el importe total a pagar sino sólo una parte (clave de contabilización 50, la cuenta de mayor del banco que corresponda y el importe restante de pago.

Cuando hayamos seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción, antes podremos simular el asiento para revisar como quedará.

3-Descuentos por pronto pago CLAVE AB DOC SAP 10000157

Si nos encontramos con facturas que poseen descuentos por pronto pago lo vemos al momento de elegir las partidas a cancelar, SAP verifica la fecha de pago comparándola con la fecha de vencimiento, entonces el sistema realizara el descuento

Con el ícono Activar o Desactivar DPP, nos permite desactivar y cobrar o pagarse por la totalidad.

El asiento que SAP realice para la utilización de descuentos, depende de la configuración del sistema.

1- IMPUTAR EL IMPORTE DEL DESCUENTO EN UNA CUENTA DE RESULTADOS

2- GENERAR 2 ASIENTOS - UN DOCUMENTO POR EL PAGO, CON POSICIÓN ADICIONAL SIMILAR A SI SE HUBIERA CANCELADO UNA NOTA DE CRÉDITO

- UN DOCUMENTO POR EL RESULTADO CON EL CALCULO DEL IVA, EL SISTEMA UTILIZA EL MISMO INDICADOR DE IVA QUE SE UTILIZÓ EN LA FACTURA QUE POSEIA EL DESCUENTO POR PRONTO PAGO

4- Asignación de cheques manuales

Si la empresa tiene chequeras manuales, estos cheques ingresan a SAP asignandose al documento de pago que corresponde. Esto permite llevar un control de cheques emitidos y luego son necesarios para la conciliación bancaria

5- Transacciones de pagos y cobranzas manuales

Accesos a las transacciones de pagos y cobranzas manuales

TRANSACCIÓN F-53 PARA PAGOS MANUALES FINANZAS - GESTIÓN FINANCIERA- ACREEDORES - CONTABILIZACIÓN- SALIDA DE PAGOS - CONTABILIZAR

TRANSACCIÓN F-28 PARA COBRANZAS MANUALES FINANZAS - GESTIÓN FINANCIERA - DEUDORES - CONTABILIZACIÓN - ENTRADA DE PAGOS