Unidad 3 AR Y AP - Registraciones contables: Transacciones clásicas de contabilización de documentos (lección 7°)
1. TRANSACCIONES CLÁSICAS DE CONTABILIZACIÓN
- Se utiliza la transacción "F-02" utilizada en la Unidad 2, solo que se ingresarán otras clases de cuentas (D, K) y además se tendrán diferencias en campos obligatorios y opcionales.
*** NOTA = Las transacciones utilizadas son máscaras de la transacción básica FB01, que traen propuestos ciertos datos. El procedimiento de ingreso es siempre el mismo.
2. DOCUMENTOS DE ACREEDORES (Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito)
2.1 Facturas
a) Se accede a la transacción "F-43" o a través del menú Finanzas/ Gestión Financiera/ Acreedores/ Contabilización/ Factura General.
*** NOTA = En la primera pantalla de ingreso de documento se encuentra el botón "Opciones de Tratamiento" que permite configurar algunas opciones para el ingreso de documentos, para que estas sean válidas primero deberá grabarse los cambios. Estas opciones son solo válidas para el usuario que lo hace.
Principales opciones >>> - Calcular impuestos sobre importes netos - Copiar texto en registro de cuenta mayor - Moneda local propuesta en ingreso de documento.
b) Se ingresan los datos de cabecera:
+ Fecha de documento y fecha de contabilización
+ Clase de documento (ya propuesta por SAP como "KR - factura Acreedor") y Sociedad
+ Moneda y Tipo de cotización
+ Referencia y Texto de cabecera (son textos libres y en referencia se suele guardar el número de la factura del acreedor).
c) Se ingresan los datos de la primera posición (parte inferior de la pantalla). No es relevante el orden de las posiciones, no obstante, SAP siempre propone una clave de contabilización de deudor o acreedor dependiendo de la transacción con la que se acceda.
+ Clave de contabilización (ya propuesto por SAP como "31 - Acreedor al Haber", el cual corresponde al uso de facturas de acreedores).
+ Cuenta (en este campo se elige el código de acreedor que corresponda). Presionando el matchcode para seleccionar la cuenta, éste traerá o propondrá las cuentas de acreedor o deudor dependiendo de la clave de contabilización.
d) Se presiona ENTER o el ícono de "Confirmar" (check verde) para pasar a la siguiente pantalla y completar los demás datos de la primera posición.
+ En "Importe" se ingresa el monto total de la factura, es decir el monto a pagar.
+ Condición de pago. Se completa automáticamente con la condición que se ha especificado en el dato maestro del acreedor, si es necesario, se puede modificar.
>> Tiene almacenada los "días de plazo" en el cual se deberá abonar la factura.
>> El plazo de pago comienza a contarse desde la "fecha base". Por defecto el sistema propone la fecha actual o de registro del documento, ésta puede ser cambiada a fin de adaptarla a las condiciones pactadas con el proveedor o cliente, ya que su impacto es válido en ambos procesos comerciales. Un detalle poco mencionado es que, frente a la posibilidad que ésta fecha sea modificada, lo cual puede favorecer o perjudicar al interlocutor comercial, suele ser motivo de análisis para los responsables de cada sector y los Auditores.
>> Puede contener un "porcentaje de descuento por pronto pago". Por ejemplo, si la factura se paga antes de los 10 días, se obtendrá un 3% de descuento.
*** NOTA = La Fecha de Vencimiento no es un campo que se ingrese manualmente, sino que se calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base.
+ Bloqueo de pago. En las facturas que se ingresan por FI, el sistema no bloquea automáticamente el comprobante pero a través de sustituciones con determinadas reglas se pueden bloquear para el pago todas las facturas que se ingresen al sistema para que posteriormente un responsable de aprobación las libere para el pago.
*** NOTA = La liberación para el pago simplemente significa modificar el comprobante y eliminar el bloqueo.
e) Se ingresan los datos correspondientes a la próxima posición (Clave de contabilización, Cuenta), la cual corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto (dependiendo de lo que se haya comprado, puede utilizarse también una cuenta de activo).
f) Se presiona ENTER o el ícono de "Confirmar" (check verde) para pasar a la siguiente pantalla y completar los demás datos de la segunda posición.
+ Indicador de impuestos. Se selecciona el que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.
+ Importe. Se ingresa el "importe total" de la factura para calcular con el método BRUTO. No obstante, SAP da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto y en cualquiera de los casos, el sistema determinará el importe correspondiente a los impuestos y creará la posición con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.
*** NOTA 1 = Si se encuentra implementado el módulo de CO, en todas las cuentas de resultado deberá ingresar un "objeto de CO", en este caso utilizamos el "Centro de Costo".
*** NOTA 2 = El campo "Texto" nos permitirá informar cuál fue el motivo de la compra. Si una factura posee varias líneas completando el valor " + " (más) en el campo "Texto", el sistema copiará el texto que tiene en la posición anterior.
*** NOTA 3 = El campo "Asignación" es de libre utilización y se puede utilizar para completar información distinta a la informada en el campo "Texto", es muy útil para después filtrar u ordenar en las cuentas corrientes. Dependiendo de la "clave de clasificación" que posea el dato maestro de la cuenta mayor, el sistema grabará de forma automática un valor en el campo "Asignación". Por ejemplo: número de comprobante + ejercicio.
g) Se ingresan tantas posiciones como cuentas de mayor sean necesarias.
h) Se presiona el ícono "Resumen de Posiciones" (montañita con sol) que mostrará un resumen de todo lo ingresado. Además de los principales datos que se han ingresado, el sistema muestra un total de los importes acumulados en el Debe y el Haber y el importe de la diferencia en caso de que no de cero.
i) Se SIMULA a través de Menú/Documento/Simular para visualizar cómo quedará el asiento contable cuando se grabe. En la posición del acreedor se verá el código del acreedor utilizado, NO la cuenta contable en la cual se imputará. Ejemplo: Acreedor 00000011.
Se tiene una segunda opción que es la "Simulación de Libro Mayor" donde se visualizan las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general. En la posición del acreedor se verá la cuenta contable que se asignó en el dato maestro del acreedor. Ejemplo: 210101 Proveedores locales.
j) Se presiona el ícono "Grabar" si todo está correcto.
2.1 Notas de Débito
La transacción es la misma que para facturas "F-43", sólo será necesario cambiar la clase de documento (KE) para identificar un documento como Nota de Débito.
2.3 Notas de Crédito
a) Se accede a la transacción "F-41" o a través del menú Finanzas/ Gestión Financiera/ Acreedores/ Contabilización/ Abono General.
Esta transacción es similar a la transacción de ingreso de factura F-43 pero trae como valor propuesto:
+ Clase de documento = KG - Abono Acreedor
+ Clave de contabilización = 21 - Acreedor al Debe
3. DOCUMENTOS DE DEUDORES (Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito)
Es similar a lo descrito para acreedores, las diferencias que existen en la registración son:
3.1 Facturas
a) Se accede a la transacción "F-22" o a través del menú Finanzas/ Gestión Financiera/ Deudores/ Contabilización/ Factura General.
La principal diferencia son los valores propuestos, el resto de la operación, pantallas, funcionalidades y datos son idénticos a los documentos de acreedores:
+ Clase de documento = DR - Factura Deudor
+ Clave de contabilización = 01 - Deudor al Debe
*** NOTA = Hay que tener en cuenta que la clave de contabilización de la cuenta de contrapartida (cuenta de Ingresos por la venta a un cliente) deberá ser "50" - Imputación a la cuenta de Mayor en el Haber.
b) Se ingresan los datos de cabecera y de posición:
+ Cuenta (en este campo se elige el código de deudor que corresponda). Presionando el matchcode para seleccionar la cuenta, éste traerá o propondrá las cuentas de deudor de acuerdo a los criterios especificados en la pantalla de pre-selección de datos.
+ Condición de pago, es un dato que viene propuesto desde el dato maestro del deudor pero al momento de ingresar un documento se puede modificar, incluso después de grabar un documento.
Los datos relacionados a la condición de pago son los siguientes:
Fecha base: fecha desde la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago. En la configuración de la Condición de Pago se especifica cómo debe llenarse esa fecha (Fecha Documento, Fecha Contabilización, Fecha de Entrada o Ninguna fecha). Este campo es también editable al momento de ingresar un documento.
Días y porcentajes: la condición de pago posee configurado los días de vencimiento. Además pueden indicarse porcentajes de descuentos en base al momento en que se produzca la cobranza. Por ejemplo:
Días/ptje. 14, 3.000 = Si la cobranza se realiza antes de los 14 días se otorga un descuento del 3%.
Días/ptje. 30, 2.000 = Si la cobranza se realiza antes de los 30 días se otorga un descuento del 2%.
Días/ptje. 45, vacío = Pasado los 30 días y hasta los 45 días se cobrará el total de la factura sin descuentos. Pasado los 45 días la factura se considerará vencida.
Al momento de registrar la cobranza, el sistema verifica las fechas y condiciones de pago, y en caso de corresponder, contabiliza automáticamente el descuento.
+ Indicador de impuestos. En la posición de la cuenta de resultado positivo, al ser una factura a un deudor, se selecciona el correspondiente a IVA Repercutido.
+ Importe. Para el ejemplo se utilizó el cálculo de impuesto sobre importe NETO. La diferencia está en que no se ingresa el mismo importe en la posición del Deudor y en la posición de la cuenta de mayor.
EJEMPLO: Deudor: $ 121, Cuenta Mayor: $ 100, Indicador de impuestos D1 (IVA 21%)
* En Opciones de tratamiento se elige "Calcular impuestos sobre importes neto".
* Si se accede al "Resumen de documento" se visualiza que las posiciones no suman cero, la diferencia es de $ 21.
c) Se SIMULA a través de Menú/Documento/Simular para visualizar cómo quedará el asiento contable cuando se grabe. El sisema determina automáticamente el importe y la cuenta de mayor de IVA.
*** NOTA = La diferencia entre la contabilización con el método de importe BRUTO y con el método de importe NETO, radica en el importe con el que se completa la posición de la cuenta de mayor. Elegir el método más adecuado dependerá de la información que se tenga al momento de registrar el comprobante.
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Aclaraciones del Instructor
Consulta ~~ Veo que en los iconos de la barra de herramienta está un icono de anular documento. Este icono es parametrizable?
Respuesta ~~ No, no es parametrizable, siempre está disponible en los documentos que se pueden anular por "FB08". Por ejemplo, si ingresamos un documento por "FB01" podremos ver el botón disponible, pero si algunas de las posiciones el documento ya está compensada, no tendremos el botón, ya que no se puede anular por "FB08" y hay que hacerlo por "FBRA".
Consulta ~~ Por qué en los documentos de acreedores y deudores al finalizar el registro y grabar, en el resumen se visualiza el indicador de impuestos tanto en la cuenta de impuestos como en la cuenta según el caso de gastos o de ingreso. Esto se considera estándar del sistema o cuál es la razón para esto?
Respuesta ~~ Si, se trata de algo estándar. Si el indicador es el mismo en todas las posiciones de ingresos/gastos, en la posición del acreedor/deudor se visualiza el mismo indicador. En cambio, si las posiciones de ingresos/egresos poseen diferentes indicadores, en la posición de acreedor/deudor visualizas un asterisco.
Para que se visualice la cuenta de mayor (cuenta asociada) debe tener en la solapa Control habilitado el campo "Categoría Fiscal" y el tilde en "Permitir contabilizar sin IVA.
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