✒️SAP FI / Las transacciones clásicas de contabilización de documentos Por María Pronotti

1) Transacciones Clásicas de Contabilización de Documentos:

Hemos visto como contabilizar documento con cuentas de mayor con la transacción F-02. En el caso de deudores y acreedores la transacción es muy similar solo que incorporaremos otras clases de cuentas.

2) Facturas de Acreedores:

Ingreso de documentos de acreedores ya sean Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito.,

Transacción F-43. Menú Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Contabilización - Factura General.

En la primera pantalla deberemos ingresar los datos de cabecera y la primera posición del documento. El sistema trae como propuesta la clase de documento "KR - Factura Acreedor" y la clave de contabilización "31 - Imputación de acreedor en el haber".

Datos a completar en la cabecera del documento:

• Fecha de documento y contabilización.
• Clase de documento y Sociedad.
• Moneda y Tipo de Cotización.
• Referencia y texto de Cabecera.

Nos habilita los campos para cargar la primer posición del documento. No es relevante el orden de las posiciones, pero, SAP siempre propone una clave de contabilización de deudoor o acreedor dependiendo la transacción con la que accedimos.

Datos a completar en la primera posición del documento:

• Clave de contabilización: el sistema propone 21.
• Cuenta: se elige el código de acreedor que corresponda.

Con Enter o el tilde verde vamos a la siguiente pantalla.

Una vez que hayamos accedido a la posición del acreedor, se deberá ingresar el monto total de la factura o el a pagar. Además cargar la condición de pago, se completa con los datos en el maestro de acreedor, pero se puede modificar.

La condición de pago tiene almacenada los días de plazo en el cual se deberá abonar la factura, este plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base. Ademas, la condición de pago puede contener un porcentaje de descuento por pronto pago.

Fecha de Vencimiento: No se carga, se calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base.

Bloqueo de Pago: En las facturas que se ingresan por FI, el sistema no bloqueda el comprobante, pero a través de sustituciones con determinadas reglas, se pueden bloquear para el pago todas las facturas que se ingresen al sistema para que posteriormente, un responsable de aprobación las libere para el pago.

La liberación para el pago, simplemente significa modificar el comprobante y eliminar el bloqueo.

Finalmente antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresar los datos para la próxima posición. La siguiente posición corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto.

En la posición correspondiente al gasto (dependiendo de lo que se haya comprado, puede utilizarse también, una cuenta de activo) se deberá elegir el indicador de impuestos que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.

El importe a indicar en esta posición debería ser el importe antes de impuestos, no obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto. En cualquiera de los casos, el sistema determinará el importe correspondiente a los impuestos y creará la posición con la cuenta mayor que corresponda en cada caso.

Si se encuentra implementado el módulo CO, en todas las cuentas de resultado deberáa ingresarse un objeto de CO, en este caso utilizamos el Centro de Costo.

Podrán ingresarse tantas posiciones a cuentas de mayor como sean necesarias.

El campo Texto nos permitirá especificar cuál fue el motivo de la compra, el campo Asignación es de libre utilización y se puede utilizar para completar distinta al del campo Texto. Es muy útil para después filtrar u ordenar en las ctas ctes.

Campo Clave de clasificación, dependiendo de la Clave de Clasif que posea el dato maestro, el sistema grabará, automáticamente, un valor en el campo Asignación. Por ejemplo el Nro de Comprobante más el ejercicio.

Una vez finalizada la carga de posiciones, se deberá presionar el icono Resumen de Posiciones (las montañas con el solcito arriba) que nos mostrará un resumen de todo lo ingresado.

Además de la simulación que acabamos de ver, tenemos una segunda opción que es la Simulación de Libro Mayor que nos permite ver cuaales son las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general.

• Notas de Débito: La transacción es la misma que para las facturas F-43, sólo hay que cambiar la clase de documento para identificar un documento como Nota de Débito.
• Notas de Crédito: Se deben ingresar por otra transacción. Similar a la transacción de ingreso de factura pero que traerá como clase de documento propuesta "KG - Abono Acreedor" y como clave de contabilización "21 - Imputación de acreedor en el Debe".

Transacción F-41 .Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Contabilización - Abono General

3) Facturas de Deudores

Es muy similar a la de Acreedores.

Transacción F-22 . Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Contabilización - Factura General.

Para visualizar como quedará el asiento contable cuando se grabe, se puede usar: Menu: Documento - Simular.

La diferenciaa está en los datos propuestos por SAP. En clase de documento propone: "DR - Factura Deudor" y la clave de contabilización propuesta es "01 - Imputación de deudor en el debe". Tener en cuenta que la clave de contabilización de la cuenta de contrapartida (Cuenta de Ingresos por la venta a un cliente) deberá ser "50 - Imputación en cuenta de mayor en el haber"

La condición de pago es un dato que viene propuesto desde el dato maestro del deudor, pero al momento de ingresar un documento podemos cambiar. Podemos cambiarlo incluso después de haber grabado el documento. Los datos relacionados a la Condición de pago son:

• Fecha Base: Es la fecha desde la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago. En la configuración de la Condición de Pago se especifica como debe llenarse esa fecha. (Fecha Documento, Fecha Contabilización, Fecha de entrada, o ninguna fecha). Este campo es editable al momento de ingresar un documento.
• Días y Porcentajes: La condición de pago posee configurado los días de vencimiento. Además pueden indicarse porcentajes de descuentos en base al momento en el que se produzca el pago o la cobranza.

En la posición correspondiente a la cuenta de resultado positivo por la venta (Ventas de Servicios, por ejemplo), debemos especificar cual será el indicador de impuestos. Como es una factura a un deudor, seleccionaremos IVA Repercutido.

Si usamos el cálculo dle impuestosobre importe neto. La diferencia esta en que no ingresamos el mismo importe en la posición del Deudor y en la posición de la cuenta de mayor.

Deudor: 121

Cuenta Mayor: 100

Indicador de Impuestos D1, IVA 21 %

Opciones de Traatamiento: "Calcular Impuestos sobre Importes Neto"

El sistemaa determina automáticamente el importe y la cuenta de mayor de IVA.

La diferenciaa entre la contabilización que hicimos con el método de importe bruto y con el método importe neto, radica en el importe con el que completamos la posición de la cuenta de mayor. Elegir el método de cálculo más adecuado, dependerá de la información que tengamos al momento de registrar un comprobante.

Información Adicional:

En la primer pantalla de ingreso de documento encontraremos un botón: "Opciones de Tratamiento", que nos permitirá configurar algunas opciones para el ingreso de documento. Estas opciones son solo válidas para el usuario que lo hace. Las ppales opciones son:

• Calcular impuestos sobre importes netos.
• Copia texto en registro de cuenta mayor.
• Moneda local propuesta en ingreso de documento.