Transacciones clásicas de contabilización de documentos
Las transacciones que utilizaremos son máscaras de la transacción básica FB01, que traen propuestos ciertos datos. El procedimiento de ingreso es siempre el mismo.
Facturas de acreedores.
F-43 - Contabilización Factura General
Esta transacción sirve para el ingreso de documentos de acreedores ya sean facturas, notas de crédito, o notas de débito.
Primera pantalla
-Se ingresan los datos de cabecera y la primera posición del documento. El sistema ya trae como propuesta la clase de documento KR - Factura Acreedor y la clave de imputación 31 - Imputación de acreedor en el haber.
-Datos a completar en la cabecera del documento
- Fecha de documento y contabilización
- Clase de documento y sociedad
- Moneda y tipo de cotización
- Referencia y texto de cabecera
Datos a completar en la primera posición del documento
- Clave de contabilización: el sistema propone 31 que corresponde para el uso de facturas de acreedores.
- Cuenta: en este campo se elige el código acreedor que corresponda
Segunda pantalla
Una vez que hayamos accedido a la posición del acreedor, se deberá ingresar el monto total de la factura, es decir, el monto a pagar. En esta pantalla nos encontraremos con datos adicionales como la condición de pago, la misma se completa automáticamente con la condición que se ha especificado en los datos maestros del acreedor, si es necesario, se puede modificar.
La condición de pago tiene almacenada los días de plazo en el cual se deberá abonar la factura, este plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base. Adicionalmente, la condición de pago puede contenerun porcentaje de descuento por pronto pago.
Fecha de vencimiento
No es un campo que se ingrese manualmente, sino que se calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base
Finalmente antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresar los datos correspondientes a la próxima posición. La siguiente posición corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto.
Tercera pantalla
En la posición correspondiente al gasto (dependiendo de lo que se haya comprado, puede utilizarse también, una cuenta de activo) se deberá elegir el indicador de impuestosque corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.
El importe a indicar en esta posición debería ser el importe antes de impuestos, no obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto. En cualquiera de los dos casos, el sistema determinará el importe correspondientes a los impuestos y creará la posición con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.
Nota: Si se encuentra implementado el modulo de CO, en todas las cuentas de resultado deberá ingresarse un objeto CO, en este caso utilizamos el Centro de Costos.
Una vez finalizada la carga de posiciones, se deberá presionar el icono Resumen de Posiciones que nos mostrará un resumen de todo lo ingresado.
Además de los principales datos que se han ingresado, el sistema muestra un total de los importes acumulados en el debe y el haber y el importe de la diferencia en caso de que no de cero.
Para visualizar como quedará el asiento contable cuando se grabe, se puede utilizar la función de Simular accediendo desde el Menu >> Documento >> Simular.
Además de la simulación que acabamos de ve tenemos una segunda opción que es la simulación de Libro de Mayor que nos permite ver cuales son las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general.
El último paso es grabar la operación.
Notas de débito
Para la contabilización de las notas de débito, la transacción es la misma que para facturas F-43, sólo será necesario cambiar la clase de documento para identificar un documento como Nota de Débito.
Nota de crédito
Las notas de crédito se debe ingresar por medio de otra transacción similar (F-41) a la transacción de ingreso de factura pero que traerá como clase de documento propuesta FG - Abono Acreedor y como clave de contabilización 21 - Imputación de acreedor en el debe.
Facturas de deudores
F-22 - Contabilización Factura General
La principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en clase de documento el sistema propone DR - Factura Deudor y la clave de contabilización propuesta es 01 - Imputación de deudor en el debe.
El resto de la operación, pantalla, funcionalidades y datos son identicos a los documentos de acreedores. Hay que tener en cuenta que la clave de contabilización de la cuenta de contrapartida (Cuenta de Ingresos por la venta de un cliente) deberá ser 50 - Imputación en cuenta de mayor en el haber.
Conceptos de acreedores:
La condición de pago es un dato que viene propuesto desde el dato maestro del deudor, pero al momento de ingresar un documento podemos cambiar. Podemos cambiarlo incluso después de grabar un documento. Los datos relacionados a la Condición son los siguientes:
Fecha Base: La fecha base es la fecha desde la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago. En la configuración de Pago se especifica como debe llenarse esa fecha (Fecha Documento, Fecha contabilización, Fecha de Entrada o ninguna fecha). Este campo también editable al momento de ingresar un documento.
Días y Porcentajes: La condición de pago posee configurado los días de vencimiento. Además pueden indicarse porcentajes de descuentos en base al momento en el que se produzca el pago o la cobranza.
En la posición correspondiente a la cuenta de resultados positivo por la venta, debemos especificar cual será el indicador de impuestos. Como es una factura a un deudor, seleccionaremos el correspondiente a IVA Repercutido.