Unidad 3 las transacciones clasicas de contabilizacion de documentos.
En la unidad 2 hemos visto como contabilizar documentos con cuentas de mayor con la transaccion F-02. En el caso de deudores y acreedores la transaccion es muy similar solo que incorporaremos otras clases de cuentas. Veremos que las pantallas son exactamente iguales, con algunas diferencias en los datso que son obligatorios u opcionales.
Nota: Las transacciones que uitlizaremos son mascaras de la ransaccion basifa FB01- que traen propuestos ciertos datos, el procedimiento de ingreso es lo mismo.
1) Las facturas de acreedores
En este punto veremos las principales caracteristicas para el ingreso de documentos de acreedores ya sean facturas, notas de creiditos o nota de debito.
Para ingresar es FINANZAS- GESTION FINANCIERA- ACREEDORES-CONTABILIZACION-FACTURA GENERAL
En la primera pantalla deberemos ingresar los datos de cabecera y la prmera posicion del documento. El sistema ya trae como propuesta la clase de documento KR- FACTURA ACREEDOR Y la clave de contabilizacion 31-imputacion de acreedor en el haber.
- Datos a compeltar en al cabecera del documento:
- Fecha de documento y contabilzacion
- Clase de documento y sociedad
- Moneda y tipo de cotiazacion
- Referencia y texto de cabecera
Veremos que. en esta primera pantalla en la parte inferior, el sistema nos habilita los campos para el ingreso de la primera posicion del documento. No es relevante el orden de las posiciones, sin embargo, SAP siempre propone una clave de contabilizacion de deudor o acreedor dependiendo la transaccion con la que accedimos.
- Datos a completar en la primera posicion del documento;
- Clave de contabilizacion: el sistema propone 31 que corresponde para el uso de facturas de acreedores
- Cuenta: en este campo se elige el codigo acreedor que corresponda.
Presionando enter accedemos a la siguiente pantalla.
Una vez que hayamos accedido a la posicion de acreedor, se debera ingresar el monto total de al factura, es decir el monto a pagar. En esta pantalla nos encontraremos con daos adicionales como la condicion de pago, la misma se completa automaticamente con al condicion que se ha especificado en los datos amestros de lacreedor, si es necesario se puede modificar.
La condicion de pago tiene almacenada los dias de plazo en el cual se debera abonar la factura, este plazo de pago comenzara a contarse desde la fecha base, adicionalmente la condicion de pago puede contener un porcentajde de descuento por pronto pago.
Nota fecha vencimiento: No es un campo que se ingrese manualmente, sino que se calcula sumando los dias de la condicion de pago a la fecha base.
Finalmente, antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresar los datos correspondiente a la proxima posicion. La siguiene posicion correspondera a la cuenta de mayor que identifcara la naturaleza del gasto.
En la posicion correspondiente al gasto, se debera elegir el indicador de impuestos que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.
El importe a indicar en esta posicion deberia ser el importe antes de impuestos. No obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto, en cualquiera de los casos , el sistema determinara el importe correspondientes a los impuestos y creara la posicion con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.
Para la contabilizacion de las notas de debito, la transaccion es la misma que para facturas F-43, solo sera necesario cambiar la clase de documento para identificar un documento como Nota de debito.
Las notas de credito se deben ingresar por medio de otra transaccion similar a la transaccion de ingreso de factura pero que traera como clase de documento propuesta KG-ABONO ACREEDOR y como clave de contabilizacion 21-imputacion de acreedor en el debe. TRANSACION F-41 FINANZAS- GESTION FINANCIERA- ACREDORES - CONTABILIZACION- ABONO GENERAL.
3) Las facturas de deudores:
Este punto es muy similar al que hemos descripto para acreedores, por lo tanto solo veremos las diferencias que existen en la registracion de documentos de Deudores ya sean facturas notas de credito o notas de debito.
Para ingresar transaccion F-22 FINANZAS- GESTION FINANCIRA- DEUDORES- CONTABILIZACION - FACTURA GENERAL.
la principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en calse de documento el sistema propone DR-FACTURA DEUDOR y la clave de contabilizacion propuesta es 01-imputacion de deudor en el debe.
el resto de la operacion, pantallas, funcionalidades y datos son identifcos a los documentos de acreedores, hay que tener en cuenta que la clave de contabilizacion de la cuenta de contrapartida debera ser 50-IMPUTACION EN CUENTA DE MAYOR EN EL HABER.
Cuando ingresemos un documento y utilizamos una clave de contabiizacion de deudores, el matchcode nos traera una lista de deudores de acuerdo con los criterios que especifiquemos en la pantalla de preseleccion de datos.
Repasemos nuevamente algunos conceptos nuevamente que ya hemos visto para acreedores sobre la condicion de pago.
La condicion de pago es un dato que viene propuesto desde el dato maestro del deudor, pero al momento de ingresar un documento podemos cambiar, podemos cambiarlo incluso despues de grabar un documento. Los datos relacionados a la condicion de pago son los siguientes.
Fecha base: La fecha base es la fecha desde la cual se comienzan a contar los dias de la condicion de pago, en la configuracion de la condicion de pago se especifica como se debe llenarse esa echa (Fecha documento, fecha contabilizacion, fecha de entrada o ninguna fecha).
Dias y porcentajes: La condicion de pago posee configurado los dias de vencimiento, Ademas puden indicarse porcentajes de descuentos en base al momento en el que se produzca el pago o la cobranza.
Al momento de registrar la cobranza o el pago el sistema verifica las fechas y condiciones de pago, y en caso de corresponder, contabilizar automaticamente el descuento.