LECCIÓN 7
LAS TRANSACCIONES CLÁSICAS DE CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
1. Las transacciones clásicas de contabilización de documentos
Las transacciones de acreedores y deudores son muy similares a las de cuentas de mayor
Las transacciones son máscaras de la transacción básica FB01, que trae propuestos ciertos datos.
2. Las facturas de acreedores
Características para el ingreso de documentos de acreedores: Facturas, notas de crédito o débito.
TRANSACCIÓN F-43
- Finanzas
- Gestión financiera
- Acreedores
- Contabilización
- Factura General
Se ingresan los datos de cabecera y primera posición del documento. Ya trae la propuesta de clase de documento KR- Factura Acreedor y la clave de contabilización 31 – Imputación de acreedor en el haber.
Datos a completar:
Fecha de documento y contabilización
Clase de documento y sociedad
Moneda y tipo de cotización
Referencia y texto de cabecera
En la primera pantalla el sistema pone la primera posición del documento proponiendo una clave de contabilización de deudor o acreedor dependiendo de la transacción.
Datos a completar en la primera posición del documento:
Clave de contabilización. SAP propone la “31 uso de facturas de acreedores”
Cuenta: código del acreedor
Enter o tilde verde para la siguiente pantalla:
Accediendo a la posición del acreedor se ingresa el monto total de la factura, es decir, el monto a pagar. Se encuentran datos como: La condición de pago es un dato predeterminado por los datos maestros del acreedor, el cual se puede modificar. Cuenta los días de plazo para el pago y puede contener un porcentaje de descuento por pronto pago.
Fecha de vencimiento no es un campo manual, se calcula sumando lo días de la condición de pago a la fecha base.
La siguiente pantalla ingresa datos de la siguiente posición correspondiente a la cuenta de mayor que identifica la naturaleza del gasto.
La posición del gasto (depende de la compra) puede usarse también una cuenta de activo. Se elige el indicador de impuestos que corresponda conforme a la factura.
El importe en esta posición debe ser antes de impuestos. SAP también da la opción de ingresar el importe bruto o neto. En cualquier caso, el sistema determina el importe de los impuestos y crea la cuenta de mayor correspondiente.
Si está operando el módulo de CO, en las cuentas de resultados se debe ingresar un objeto de CO, “Centro de costo”.
Es posible ingresar tantas posiciones a cuentas de mayor como sean necesarias.
Finalizada la carga de posiciones con el ícono 
muestra un resumen.
El sistema muestra un total de importes acumulados en el debe y el haber, y el importe de la diferencia en caso de no ser cero.
Para visualizar el asiento contable antes de grabarlo se utiliza la función simular con: Menú, Documento, Simular.
Con la utilización de indicadores de impuestos que registran posiciones automáticas el asiento queda de la siguiente manera:
En el ejemplo se utilizó el cálculo de un importe bruto, con el indicador C1 configurado: 21% (1000/1.21=826.45, 826.45 X 21% = 173.55
Otra simulación es del Libro Mayor que permite ver en las que se contabilizará.
En la primera simulación se ve el código 11 del acreedor utilizado y en la segunda simulación se observa la cuenta 210101 de proveedores locales.
Si todo es correcto se guarda.
Notas de débito
Con la misma transacción F-43 se contabilizan únicamente cambiando la clase de documento a nota de débito.
Notas de crédito.
Se ingresan con la transacción F-41 que traen como clase de documento KG – Abono Acreedor y clave de contabilización 21 – Imputación de acreedor en el debe.
Transacción F-41
Ruta:
- Finanzas
- Gestión Financiera
- Acreedores
- Contabilización
- Abono General
Las facturas de deudores
Similar al de acreedores.
Transacción F-22
- Finanzas
- Gestión Financiera
- Deudores
- Contabilización
- Abono General
La principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en clase de documento DR – Factura deudor, y clave de contabilización es 01 – imputación en el debe.
El resto de la operación son iguales al de acreedores, con la diferencia en la clave de contabilización de la cuenta contrapartida (cuenta de ingresos por la venta) debe ser 50 – imputación en cuenta de mayor al haber.
Con la clave de contabilización de deudores el matchcode tiene una lista de deudores de acuerdo a los criterios especificados en la pantalla de preselección de datos.
La condición de pago es similar al de acreedores, algunos datos son:
Fecha base: a partir de la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago.
Días y porcentajes: días de vencimiento y porcentajes de descuentos conforme al momento que se produzca el pago o la cobranza.
En la posición de la cuenta de ingresos por venta se señala el indicar de impuesto. Como es una factura a un deudor corresponde IVA repercutido.
En el ejemplo se utiliza el cálculo del impuesto sobre el neto. En este caso no se ingresa el mismo importe en la posición del deudor y en la cuenta de mayor
Deudor: $121
Cuenta Mayor: $100
Indicador de impuestos: D1, IVA 21%
Opción de tratamiento: “Calcular impuestos cobre importes netos”
Al ver el resumen del documento las posiciones no suman cero.
Simulando el documento se ven las posiciones de contabilización automática: el sistema calcula el importe y la cuenta del IVA.
Opciones de tratamiento: En la primera pantalla de ingreso del documento hay un botón llamado “opciones de tratamiento” que permitirá configurar algunas opciones para el registro del documento, opciones solo válidas para el usuario:
Calcular impuestos sobre importes netos
Copiar texto en registro de cuenta mayor
Moneda local propuesta en ingreso de documento.
Deben grabarse para ser válidas