TRANSACCIONES CLASICAS DE CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
1. Transacciones clásicas de contabilización de documentos.
La transacción es muy similar a la contabilización con la transacción F-02 solo que incorporaremos otras clases de cuentas, con pantallas exactamente iguales, con algunas diferencias en datos opcionales u obligatorios.
2. Facturas de acreedores.
a continuación tenemos las principales características para el ingreso de Facturas, Notas de crédito o débito de acreedores.
Se ingresará a través de la transacción F-43, por la siguiente ruta.
Transacción F-43 = Finanzas >> Gestión financiera >> Acreedores >> Contabilización >> Factura general.
el sistema nos llevará a la pantalla Registrar pantalla acreedor: datos de cabecera en donde trae ya como propuesta la clase de documento KR:factura de acreedor y la clave de contabilización 31: imputación de acreedor al haber, y los datos que deberíamos completar son:
- Fecha de documento y contabilización.
- Clase de documento y sociedad.
- Moneda y tipo de cotización.
- Referencia y texto de cabecera.
En la parte inferior de la pantalla el sistema nos habilita dos campos para el ingreso de la primera posición de documento son:
- Clave de contabilización: propuesto por el sistema.
- Cuenta: corresponde al código del acreedor que corresponda.
luego presionaremos enter o el ícono verde para acceder a la siguiente pantalla que es Reg.Factura acreedor: Corregir posición de acreedor.
aquí ingresaremos el monto total de la factura en el campo importe.
El campo condición de pago se completa automáticamente con la condición que se especificó en los datos maestros, pero si es necesario podrá modificarse, este plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base, adicionalmente puede contener un porcentaje de descuento por pronto pago.
Fecha de vencimiento: Se calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base, por lo tanto no se ingresa manualmente.
Bloqueo de pago: Las facturas que se ingresan por FI no se bloquean automáticamente al pago por lo que a través de sustituciones con determinadas reglas se pueden bloquear para el pago todas las facturas ingresadas al sistema para que posteriormente un responsable de la aprobación especifica y se modifiquen los comprobantes desbloqueándolos para el pago respectivo.
luego el siguiente paso será ingresar los datos para la próxima posición que corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto, y presionamos enter o click al ícono verde para pasar a la siguiente pantalla.
La siguiente pantalla a la que pasaremos es Reg.factura acreedor: corregir posición de cta. mayor.
En la posición que corresponde al gasto, se puede también ingresar una cuenta de activo dependiendo lo que se compró, y se deberá elegir el indicador de impuestos que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.
El importe que se ingresará será el valor antes de impuestos, pero dependerá también si es importe bruto o neto, en cualquiera de los casos el sistema determina el importe correspondiente a los impuestos y creará la posición con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.
Si se encuentra implementando el módulo CO, en todas las cuentas de resultado deberá ingresarse un objeto de CO, en este caso utilizamos el campo centro de coste.
Podrán ingresarse tantas posiciones a cuentas de mayor como sea posible.
El campo texto es para ingresar el motivo de la compra, el campo asignación es de libre utilización se puede ingresar ahí información distinta a la informada en el campo texto.
Dependiendo de la clave de clasificación que posea el dato maestro el sistema grabará automáticamente un valor en el campo asignación.
Luego de cargar las posiciones haremos click en el ícono resumen de posiciones (que esta representado como dos nevados y un sol, ubicado en el primer lugar de la barra de comandos) y nos mostrará un resumen de todos los datos ingresados, y además el sistema muestra un total de los importes acumulados en el debe y el haber, y el total de la diferencia en caso de que no de cero.
luego a través de la ruta: Menú>> Documento>> Simular, podremos ver cómo quedará el asiento cuando se grabe.
Además de la simulación tenemos la simulación de libro mayor que nos permite ver cuáles son las cuentas de mayor en las que se contabilizará en la contabilidad general, en la posición del acreedor veremos la cuenta contable que se asignó en el dato maestro del acreedor.
si está todo correcto procederemos a hacer click en el botón grabar.
Notas de Débito.
para contabilizar las notas de débito procederemos por la misma transacción F-43, únicamente deberemos cambiar la clase de documento para identificar un documento como nota de débito.
Notas de crédito.
en el caso de las notas de crédito se procederá mediante la transacción F-41 que traerá como propuest la clase de documento KG - Abono acreedor y como clave de contabilización 21 - imputación de acreedor en el debe.
Transacción F-41 = Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Contabilización>> Abono general.
3. Facturas de deudores.
para las facturas de deudores procederemos a la contabilización a través de la transacción F-22
Transacción F-22= Finanzas>> Gestión financiera>> Deudores>> Contabilización>> Factura General.
la principal diferencia con acreedores son los datos propuestos por SAP en la clase de documento que el sistema propone DR - Factura deudor. y la clave de contabilización 01 - imputación de deudor en el debe.
el resto de datos y pantallas son idénticos a los de acreedores.
La cuenta de contrapartida ingresos por la venta a un cliente deberá ser 50 - Imputación de cuenta de mayor en el haber.
con la ayuda del matchcode elegiremos el deudor correspondiente en el campo Cuenta..
- Fecha base: Es la fecha desde la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago.
- Días y porcentajes: la condición de pago posee configurado los días de vencimiento, además pueden indicarse porcentajes de descuentos en base al momento en el que se produzca el pago o la cobranza.
Momento de registrar la cobranza el sistema verifica las fechas y condiciones de pago, y de ser el caso contabiliza el descuento automáticamente.
En la posición a la cuenta de resultado positivo para la venta, debemos especificar el indicador de impuestos, siendo factura de deudor seleccionaremos el indicador D1 correspondiente a IVA repercutido.
luego simularemos el documento para visualizar las posiciones de contabilización automática, el sistema determina de manera automática el importe y la cuenta de mayor de IVA.
La diferencia entre la contabilización de importe bruto y la contabilización de importe neto, radica en el importe con el que completamos la posición de la cuenta de mayor.
Información adicional:
En la primera pantalla de ingreso de documento encontraremos un botón llamado opciones de tratamiento, nos permitirá configurar algunas opciones para el ingreso del documento, estas opciones son solo válidas para el usuario que lo hace.
- Calcular impuestos sobre impuestos netos.
- Copiar texto en registro de cuenta mayor.
- Moneda local propuesta en ingreso de documento.
Para que las opciones sean válidas primero se deberá grabar los cambios.