✒️SAP FI / La gestión de documentos Por Claudia Perez Villazon

Leccion 6

1. Visualizar documentos

Todos los documetnos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a traves de un reporte. En ambos casos se accede por la misma transaccion

Transaccion FB03

Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, visualizar

En esta pantalla, el sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el numero de documento, la sociedad y el ejercicio.

Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el icono lista documentos, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de seleccion que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrara el reporte.

Ejecutamos el reporte y nos arrojara un listado con los documentos que cumpleln las condiciones ingresadas en los parametros de seleccion.

Los datos que podemos visualizar en este reporte son solo los datos de cabecera.

Ya sea ingresando directamente con el numero de documento en la transaccion o haciendo doble clic sobre los documentos que muestra el reporte de consulta, veremos la sgte. imagen conocida como resumen de documento.

En el resumen de documento veremos los principales datos de cabecera y los datos de posicion.

Principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos:

• Visualizar/modificar: Nos permite pasar del modo visulizacion al modo modificacion y viceversa
• Visualizar otro documento: Nos permite cambiar de documetno. Al seleccionar este icono se abrira una ventana emergente solicitando el nuevo numero de documento.
• Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posicion con informacion mas detallada. Abrira la posicion sobre la cual estemos posicionados. En la sgte imagen veremos los datos correspondientes a una posicion.

Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posicion depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor

• Seleccionar cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo.

Los datos de cabecera contienen los datos que ingreso el usuario al momento de registrar el documento y tambien , posee otros datos que se completan de manera automatica al contabilizarse el documento, como codigo de la transaccion, autor del documento, fecha y hora de entrada.

• Moneda de visualizacion: nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrira una ventana emergente que contiene las distintas monedas en las cuales se puede visualizar el documento.
• Moneda del documento: es una moneda en la que se registro la operacion. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.
• Moneda local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad
• Moneda de Grupo y moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multi moneda y puede administrar sus libros contables hasta en 3 monedas.

Desde la visualizacion del resumen de documento tambien podemos pasar a otra visualizacion que se denomia presentacion preliminar. Esta opcion nos permite hacer una impresion del documento. Para acceder a la presentacion preliminar debemos ir a la barra de menu, documento, presentacion preliminar

En el 1er recuadro se podran observar los datos de cabecera, los cuales, son validos para todo el documento.

En el 2do recuadro se visualizan todas las posiciones que forman parte de un documento.

Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar mas o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquello que no son necesarios. Esta funcionalidad esta disponible usando los iconos de seleccionar o modificar Layout.

Los iconos de Layout, que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchisimos reportes y los encontraremos en diferentes versiones:

a) modificar layout (disposicion de columnas)

b) modificar layout (disposicion de columnas)

Cuando presionemos alguno de estos iconos se abrira una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierda) y las columnas que se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro sg necesitemos. Tambien podremos elegir en que orden deseamos que se muestren las columnas y podemos delimitar el ancho de las columnas (longitud)

TIP: La posibilidad de visualizar el layout, lo vamos a poder realizar en multiples operaciones, por ejemplo: en el resumen de documento, en la presentacion preliminar, en los reportes e incluso en la simulacion de los asientos, muchas veces, en lugar de usar el boton de moneda de visualizacion, directamente se arma un layout que muestre los importes de todas las monedas en distintas columnas, esta disposicion se graba e incluso se puede establecer como layout predeterminado, las columnas que se visualizan en el resumen del documento son ajustables podemos ampliarlas o reducirlas, tal como seria en un excel, tambien pueden moverse de lugar, para esto se selecciona la columna con el mouse y se arrastra a la posicion deseada

Una vez que hayamos seleccionado la disposicion de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposicion para esta opcion con alguno de los sgtes iconos:

a) Grabar Layout o disposicion

b) Grabar Layout o disposicion

Con cualquiera de los 2 iconos, se abrira una ventana que solicitara una clave y denominacion que identifique al layout

Si a la clave se le antepone la barra / significa que este layout es valido para todos los usuarios. Para que sea especifico del usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se debera tildar la opcion especifico usuario.

En un momento posterior, si ingresamos a la transaccion y deseamos ver una disposicion distinta de la que trae el sistema por defecto, se debera seleccionar la disposicion deseada presionando el icono Seleccionar layout.

a) Seleccionar Layout o disposicion

b) Seleccionar Layout o disposicion

Dependiendo del reporte o transaccion, tambien nos podemos encontrar con el sgte icono, donde en un unico icono tenemos las 3 opciones (modificar, grabar y seleccionar layout)

La opcion gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. Tambien permite elegir la disposicion que aparecera por defecto.

Existen diversas maneras de acceder a la visualizacion de un documento, no solo desde la transaccion FB03, sino tambien desde reportes de partidas individuales. Todas estas opciones las conoceremos a lo largo del curso y con practica sobre el sistema.

2. Modificar documentos

Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuracion solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.

Transaccion FB02, Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, modificar

La pantalla de acceso es igual a la transaccione FB03 que vimos en el punto anterior, solo que, al ingresar con el numero de documento se habilitaran los campos editables.

La 1ra pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de Documento, presionado el icono de datos de cabecera (sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aqui, los datos que se pueden modificar son el campo referencia y el campo texto de cabecera.

Asignación

Es un campo que se encuentra en los datos de posición de los documentos contables.

Este campo es de libre utilización, no obstante, por medio de la Clave de Clasificación que se ingrese en los datos maestros, el campo Asignación se podría completar de manera automática con algún valor definido en la clave de clasificación.

Por ejemplo, si una cuenta de mayor tiene en el campo Clave de clasificación el valor 055 -Ejercicio Fiscal / Periodo, el campo asignación se completará de manera automática en cada contabilización, con la concatenación de estos dos campos.

Los datos que habitualmente estan permitidos modificar son el campo asignacion, el campo texto de posicion, la condicion de pago y otros campos que esten parametrizados como modificables.

Para acceder a la pantalla de modificacion se debera realizar doble clic en alguna de las posiciones del documento. El sistema habilitara los campos modificables, una vez finalizados los cambios en el documentos se debera grabar para que los cambios queden guardados.

3. Modificar documento por posicion

En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o solo una posicion del documento.

La transaccion que nos permite modificar documentos por posicion habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de seleccion para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas caracteristicas. Luego de acceder, el procedimiento de modificacion es igual al que hemos visto en el punto anterior.

Transaccion FB09

Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, modificar posicion

4. Visualizar modificaciones

Todas las modificaciones que se realicen en algun documento, SAP las guarda en un log que esta siempre disponible para el usuario con la sgte. informacion:

• El campo que se ha modificado
• Los valores nuevos y antiguos
• El usuario que ha realizado la modificacion
• Fecha y hora de la modificacion
• El log de modificaciones puede visulaizarse indiviualmente por cada documento o a traves de un reporte.

Para visualizarlo de manera indiviudal deberemos acceder a la transaccion de visualizacion de un documento, ir al menu entorno, desplegar la lista y elegir la opcion modificaciones de documento, aparecera la sgte pantalla.

El sistema nos mostrara una pantalla con los campos modificados, en este caso en particular, podremos ver el campo Texto.

Haciendo doble clic sobre el campo texto accederemos a la visualizacion del valor antiguo que tenia el campo antes de la modificacion y tambien veremos el valor nuevo.

Si una vez mas hacemos doble clic sobre la lineas de modificacion, veremos informacion ampliada referente a usuario, fecha y hora correspondiente a cuando se realizo la modificacion

Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el menu usuario a traves de la sgte ruta:

Transaccion S_ARL_87012293, Finanzas, gestion financiera, libro mayor, sistema de informacion, informes para libro mayor (nuevo), documento, general, visualizar modificaciones documentos.

Aparecera la sgte pantalla de seleccion de datos que nos permitra ingresar filtros que delimiten los documentos del reporte

Presionando el icono de ejecutar obtenemos el reporte con los sgtes. datos.

TIP: En cualquier pantalla del sistema tenemos la opcion de hacer un duplicado de pantalla para imprimir, haciendo clic en el boton datos locales, que es el boton de colores que se encuentra en la barra de herramientas el ultimo bootn en la parte superior de la pantalla, hay una opcion denominada duplicado de pantalla, al hacer un clic en esta opcion el sistema enviara a la impresora una copia de la pantalla de SAP que estemos visualizando, si tenemos predefinida una impresora PDF por defecto entonces el sistema generara la impresion directamente en un archivo PDF

5. Video Demostrativo