Ejecución de amortizaciones
Todo movimiento de activos fijos en el módulo de la contabilidad de activos fijos (FI-AA) provoca una modificación inmediata en la amortización prevista. Sin embargo, no se genera una actualización inmediata de la amortización ni de las cuentas de amortización acumulada ni de las cuentas de resultados.
La amortización planificada se registra en el libro mayor en el momento de efectuar la ejecución periódica de contabilización de las amortizaciones.
Programa de contabilización:
El programa se llama RAPOST2000 y contabiliza todas las operaciones periódicas creando documentos colectivos para la contabilidad general. No crea documentos separados para cada activo fijo.
Transacción AFAB
Pantalla de selección
· Parámetros: Completamos: sociedad, ejercicio y período. No se puede ejecutar un periodo sin haber ejecutado el período anterior, debe respetarse el orden de los períodos contables
· Modo de ejecución: De las cuatro opciones sólo podemos elegir una
o Planificada: amortización normal de un período
o Reejecución: Cuando surgen modificaciones luego de haber ejecutado la amortización planificada.
o Reanudación: Cuando el programa haya sufrido una interrupción y no haya podido completar el proceso en su totalidad. Si el programa detecta errores, éstos deben solucionarse antes de ejecutar el programa en este modo reanudación.
o No planificada: se utiliza para las amortizaciones no planificadas. Estas amortizaciones fueron registradas en el módulo de activo fijo pero no en la contabilidad principal.
· Otras opciones
o Listar activos fijos: Permite listar el detalle de los activos fijos que se incluyen en la ejecución de la amortización
o Comprobantes de amortización manual: Permite solicitar una lista de las amortizaciones manuales como anexo al log de contabilización amortización
o Layout: Permite seleccionar la disposición de los datos y columnas que se visualizará en el log del programa
· Programas para ejecución en Test: Esta ejecución brinda una visualización previa de los resultados de la amortización, y así asegurarnos de que no haya error. En modo test, podemos seleccionar una lista o rango de activos a fin de realizar un análisis puntual si es que fuera necesario. Luego podemos ejecutar en modo real.
Si marcamos la opción Análisis de Errores, nos mostrará solo aquellos activos que contengan algún tipo de error, sino nos mostrará una lista vacía.
*** Cuando ejecutamos en modo online, muestra un mensaje que indica que en modo interactivo solo se pueden visualizar hasta 1.000 activos, si tenemos más de 1.000 activos debemos ejecutar en proceso de fondo, pues aunque muestra el total no se están incluyendo todos los activos.
Reporte
Luego de ejecutar el programa, obtendremos una lista con todos los activos que se incluyen en el proceso de amortizaciones. En ella veremos los siguientes datos:
a. Datos de activos fijos: podremos identificar el código del activo, denominación, determinación de cuenta, centro de costos, etc.
b. Importe previsto: Importe anual de amortización previsto para cada activo.
c. Importe contabilizado: importe total de las amortizaciones que ya se han contabilizado para el ejercicio en curso.
d. A contabilizar: El importe que se contabilizará en la ejecución actual del programa.
e. Amortización acumulada: Es la suma del importe contabilizado y el importe a contabilizar en el período actual.
*** Si queremos acelerar o desacelerar la amortización de un activo fijo, debemos cambiar la vida útil. En el próximo período de amortización el sistema ajustará los valores de amortización en función de la nueva vida útil.
Cuando se genera algún error, el sistema siempre nos informará de que se trata el error de manera que podamos realizar las correcciones necesarias para poder ejecutarlo exitosamente. Debemos utilizar el botón Log de errores, para ver con mayor detalle la lista de errores.
*** La ejecución del programa de amortizaciones en modo real no se pueden colocar delimitaciones de activos fijos. El programa se ejecuta para todos los activos.
Pasos para ejecutar un programa en proceso de Fondo:
a. Elegir la opción del Menú >> Programa >> Ejecutar en proceso de fondo.
b. En la ventana que se abre, debemos seleccionar parámetros de impresión (no se realizará una impresión realmente). Estos servirán para visualizar el resultado de la ejecución del programa. En un momento posterior se podrán imprimir los resultados obtenidos.
c. El programa puede ejecutarse inmediatamente o planificar un Job para su ejecución en un momento posterior.
Finalizados los pasos para ejecutar el programa de fondo, el sistema mostrará un mensaje indicando que se creó el Job que ejecutará el programa.
Log de amortizaciones
Cuando ejecutamos el programa en un proceso de fondo, SAP nos brinda una transacción que nos permite visualizar el log de las ejecuciones realizadas con el programa de contabilizaciones de amortización
Transacción AFAB
En la pantalla de selección completamos los parámetros del periodo que deseamos visualizar. Si seleccionamos la opción Llamar directamente al monitor, veremos una pantalla en la cual nos indicará si un proceso de amortización finalizó correctamente o con errores. Sobre la derecha de esta pantalla, podremos ver los documentos contables generados o el detalle de los errores en caso de que el proceso de ejecución de amortizaciones haya fallado.
*** El único requisito para visualizar este log es que se haya ejecutado como proceso de fondo.
Visualización de Jobs
Cuando ejecutamos un programa en proceso de fondo, generamos un Job. Podremos conocer el estado o avance del Job accediendo por la transacción SM37. Luego de ejecutar la transacción tendremos acceso a una lista de Job que cumplan con los criterios de selección. La lista mostrará el estado del Job: Activo – Cancelado – Terminado. Ubicados sobre el Job que deseamos ver, presionamos el botón SPOOL y visualizaremos el resultado del programa ejecutado.