✒️SAP FI / La generación y la registración de amortizaciones Por Jorge Farelo Rocha

UNIDAD 7 - AA : Procesos de Activo Fijo > Generación y registración de amortización.

1. EJECUCIÓN DE AMORTIZACIONES

- En FI-AA todo movimiento provoca una modificación inmediata en la amortización prevista. Sin embargo, NO se genera una actualización inmediata de la amortización (ni de las de cuentas de amortización acumulada ni de las cuentas de resultados).

- Con la ejecución periódica de la contabilización de amortizaciones, se contabiliza la "amortización planificada" en el Libro Mayor para cada nivel de imputación, para cada activo fijo individual pero en forma global.

2. PROGRAMA DE CONTABILIZACIÓN : " RAPOST2000 "

- Contabiliza todas las operaciones periódicas creando "documentos colectivos" para la Contabilidad General FI-GL.

- No crea documentos separados para cada activo fijo sino "documentos globales".

a) Se accede a la transacción AFAB o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Operaciones Periódicas / Ejecución de Amortización / Compra.

b) Se completan los datos en la pantalla de selección / PARÁMETROS : "Sociedad", "Ejercicio", "Período contable".

*** NOTA = El programa RAPOST2000 contempla determinados controles, NUNCA OMITIR amortizar un período contable antes de ejecutar otro. SIEMPRE deben respetarse el orden de los períodos contables.

c) Se completan los datos en la pantalla de selección / MOTIVO EJEC.CONTABILIZ. : Sólo se puede elegir una de las siguientes opciones:

° PLANIFICADA ~~ se refiere a la amortización normal de un período.

° REEJECUCIÓN ~~ sólo se utiliza si luego de haber ejecutado la amortización planificada surgen modificaciones (altas posteriores, movimientos que no se tuvieron en cuenta en la primera ejecución).

° REANUDACIÓN ~~ se utiliza cuando el programa sufrió alguna interrupción al momento de generar las amortizaciones y no pudo completar el proceso.

*** NOTA = Si el programa RAPOST2000 detecta errores que no le permite contabilizar los movimientos, entonces deberá solucionarse primero el motivo del error antes de ejecutar en el modo "Reanudación".

° NO PLANIFICADA = se utiliza para contabilizar las amortizaciones no planificadas. Estas amortizaciones fueron registradas en FI-AA y con el programa RAPOST2000 se contabilizan en FI-GL.

d) Se completan los datos en la pantalla de selección / OTRAS OPCIONES : "Listar activos fijos" (tilde que permite visualizar el detalle de AF que se incluyen en la ejecución), "Comprobante Amo manual" (tilde que permite solicitar una lista de amortizaciones manuales como anexo al "log de contabilización amortización"); "Layout" (permite seleccionar la disposición de datos y columnas a visualizar en el log del programa).

e) Se completan los datos en la pantalla de selección / PARÁMETRO PARA EJECUCIÓN TEST : "Ejecución de test" (tilde que permite visualizar previamente los resultados de la amortización), "Análisis de errores" (muestra sólo aquellos AF que contengan algún tipo de error, sino muestra una lista vacía), "Sólo lista salida" (Si se fija este indicador, durante la ejecución de test en proceso de fondo no se genera ninguna lista SPOOL para los documentos simulados), "N° principal activo fijo" y "Subnúmero activo fijo" (en "modo test" se puede seleccionar una lista o rango de AF a fin de analizar puntualmente los resultados de ésta lista).

f) Se presiona el ícono "Ejecutar".

*** NOTA 1 = Es muy importante ejecutar RAPOST2000 primero en "modo test" para asegurarse de que no exista ningún tipo de error. Una vez que se haya confirmado que el programa no contiene mensajes de error se debe ejecutar en "modo real".

*** NOTA 2 = La ejecución en "modo test" se puede realizar de manera interactiva u online y en "modo real" se debe hacer por un proceso de fondo.

*** NOTA 3 = La ejecución en modo "online" el sistema muestra un mensaje que indica que en modo interactivo sólo se pueden visualizar hasta 1000 activos. Si se tiene más de 1000 y se quiere visualizar todos, el programa de debe ejecutar en "proceso de fondo".

*** NOTA 4 = En "modo real" no se pueden colocar delimitaciones de AF. El programa se ejecuta para todos los activos.

>>> REPORTE

SAP genera una lista detallada con los AF que se incluyen en el proceso de amortizaciones. LOS DATOS SON:

° Datos de activos fijos ~~ identifica el código de AF, denominación, determinación de cuenta, CeCo, etc.

° Importe previsto ~~ importe anual de amortización previsto para cada activo. Si el AF posee una "clave de amortización lineal", el importe surge de dividir el importe de capitalización por los años de vida útil.

° Importe contabilizado ~~ importe total de amortizaciones ya contabilizado para el ejercicio en curso.

° A contabilizar ~~ importe de amortización que se contabilizará en la ejecución actual de RAPOST2000, es decir, el importe que corresponde al periodo que se está ejecutando.

° Amortización acumulada ~~ suma del importe contabilizado y el importe a contabilizar en el periodo actual.

*** NOTA 1 = Si se quiere acelerar o desacelerar la amortización de un AF, se puede cambiar la "vida útil" y en el próximo período de amortización que se ejecute, SAP ajustará los valores de amortización en función de la nueva vida útil.

*** NOTA 2 = Se utiliza el botón "Log de errores" para conocer con mayor detalle la lista de los errores informados por el programa, de manera a poder realizar las correcciones necesarias y ejecutarlo de manera exitosa.

>>> EJECUCIÓN DEL PROGRAMA EN PROCESO DE FONDO

- Los procesos de fondo son muy útiles para procesar datos masivos permitiendo optimizar los recursos del sistema ya que se ejecutan en segundo plano.

a) Se selección la opción Menú / Programa / Ejecutar en proceso de fondo.

b) Se completan los PARÁMETROS DE IMPRESIÓN : "Dispositivo salida" (LOCL), "Impresora Windows", "Ctd.impresiones". No se realizará una impresión realmente, sino que éstos parámetros sirven para visualizar el resultado de ejecución del programa, no obstante, en un momento posterior se pueden imprimir los resultados obtenidos.

d) Se determina la FECHA DE INICIO DE EJECUCIÓN : Se puede ejecutar inmediatamente o planificar un JOB, se selecciona --> "Inmediato", "Fecha/hora", "Tras job", "Tras evento", "En forma operac.".

e) Se presiona el ícono "Guardar" y se muestra un mensaje indicando que se creó el JOB que ejecutará el programa. EJEMPLO: Previsión de job creada para el programa RAPOST2000.

3. LOG DE AMORTIZACIONES

Para visualizar el log de las ejecuciones realizadas con RAPOST2000 en un proceso de fondo:

a) Se accede a la transacción AFBP o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Operaciones Periódicas / Ejecución de Amortización.

b) Se completan los datos en la pantalla de selección / PARÁMETRO : "Sociedad", "Ejercicio", "Período contable", "Número actual en el período", "N°principal activo fijo", "Subnúmero activo fijo".

c) Se seleccionan OTRAS OPCIONES : "Llamar directamente monitor" (pantalla que indica si un proceso de amortización finalizó correctamente o con errores, a la derecha de la misma pantalla se puede ampliar la información y visualizar los documentos generados o el detalle de errores), "Listar activos fijos", "Comprobante Amo manual", "Layout".

4. VISUALIZACIÓN DE JOBS

- Al ejecutar un programa en proceso de fondo se genera un "JOB".

- Se puede conocer el estado del job por la transacción SM37.

- La transacción propone múltiples criterios para filtrar los jobs. Generalmente los datos propuestos ya son suficientes para visualizar la lista.

- En la lista de job se muestra el estado del job : a) Activo (aún se está procesando), b) Cancelado, c) Terminado.

- Posicionado sobre el job a visualizar, se presiona el ícono "SPOOL" para visualizar el resultado del programa ejecutado.