✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Maria Martinez Perez
SAP FI El documento contable posterior
Documento contable posterior.
Introducción
Cuando se registra asientos contables el usuario puede ser interrumpido o no contar con los datos necesarios para grabar un documento tiene dos opciones para no perder la información y grabar temporalmente sin que esto genere un contabilización en el Libro Mayor. y son:
Retener documentos y Documentos Preliminares.
Retener Documentos permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
La opción de retener tiene las siguientes características
No actualiza los saldos de los mayores contables.
No se visualizan en los reportes.
El sistema no le asigna número de documento.
Al seleccionar la opción de retener el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
Pueden ser tratados posteriormente para ser contabilizados o borrados.
En la transacción FB50 en la barra de herramienta podemos ver el icono Retener que guarda el documento en un estado de borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.Darle clic a retener y abrirá una ventana emergente que habilita ingresar un nombre que identificar el documento retenido o apartado.
Cuando deseamos retomar el tratamiento de un documento retenido debemos abrir el panel Modelos de Trabajo en donde esta la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
La lista de documentos retenidos del panel Modelos de trabajo solo se visualizará en el usuario que lo creo.
Finalizada la contabilización de un documento desaparece de la lista de documentos Apartados.
En la transacción F'02 la opción grabar un documento retenido esta en al barra de Menú-Documento-Retener.
Si ya esta grabado y deseamos continuar con la carga de datos accedemos a la barra de Menú-Documento-Traer documento Apartado.
3.- Documentos Preliminares.
Mediante la entrada de documentos preliminares podremos grabar documentos inconclusos en el sistema aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
La función de entrada preliminar tiene la siguientes características:
- El sistema asigna número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado y cuando se contabiliza conserva el mismo número.No hay rango especial para preliminares.
- No actualizan los saldos de los mayores contables.
- Podrán ser visualizados en reportes con Estatus que los identifica como documentos preliminares.
- Podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse incluso por otro usuario y también podrán ser borrados.
4.- Tratamiento posterior de documentos preliminares.
Con los documentos preliminares es posible introducir y grabar documentos incompletos sin necesidad de verificar todas las entradas y también verificar si ya esta completo. Estos documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra el documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza.De esta manera se define responsabilidades diferenciadas.
Modificación de documento preliminar pueden modificarse datos de cabecera y de posición excepto Moneda y Clase de documento.Puede modificarse todas las veces que sea necesario.Las fechas, las imputaciones, los importes son datos susceptibles a modificarse.Pueden tratarse de forma individual o masiva. a través de una lista de selección.
Con la transacción FBV2 o siguiendo la siguiente ruta Finanzas-Gestión Financiera-Cuentas de Mayor Documento preliminares-Modificar. permite la selección de un documento que permite filtrar con diferentes criterios.
Existe diferencia entre grabar y graba completamente.
Grabar implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no. Grabar completamente verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos , el sistema realiza todas las verificaciones como si fuera contabilizar realmente. El documento queda en un estado en el cual esatrái listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización de documentos preliminares.
Documentos pueden ser contabilizados o borrados.
Si se contabilizan actualizan saldos contables e impactan la contabilidad.
Si se borra quedara el número de documento con los datos de cabecera y con estatura de borrado las posiciones se borrarán.
Con la transacción FBV0 o con la ruta Finanzas- Gestión Financiera- Libro Mayor- Documento- Documento preliminares-Contabilizar/Borrar. podemos borrar un documento preliminar.
La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la modificación de donde podremos seleccionar documentos preliminar o una lista de documentos.Una vez seleccionado el documento podrán realizarse las modificaciones correspondientes y después contabilizar.
Borrar documentos preliminares con la transacción FBV0 proceder a la barra de Menú - Documento-Borrar Documento Preliminar.
Estos se pueden consultar ya que los números de documentos generados no se eliminan. la consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un estatus de Anulado y sin posiciones.
Visualizaciones en reportes.
Al consultar un reporte de cuentas de mayor deberemos de seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares. El resultado de la selección nos muestra los mismos datos de un documento real y uno preliminar pero se diferencia por el status .El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
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Sobre el autor
Publicación académica de Maria Concepcion Martinez Perez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Maria Concepcion Martinez Perez
Profesión: Contador - Mexico - Legajo: ET31D
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Contadora egresada de la unam con mas de 25 años en área contable,presupuestal, e impositiva. actualmente ceo de empresa alemana ubicada en gto.
Certificación Académica de Maria Martinez
Disponibilidad Laboral: FullTime 
