✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Agostina Moreno

Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos, sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor. Estas opciones son:

1. Retener Documentos
2. Documentos preliminares

RETENER DOCUMENTOS: Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. La opción de Retener documentos posee las siguientes características:

• Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
• El sistema no le asigna ningún número de documento.
• Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
• Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.

Transacción Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra el icono Retener que permite guardar un documento es un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.

El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar Documento es sinónimo de Retener Documento).

Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.

La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido

Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.

En las transacciones clásicas, por ejemplo, F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú à Documento à Retener.

A su vez, si ya está grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú à Documento à Traer documento Apartado

Si deseamos listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta, cuando elegimos la opción Lista debemos completar un * en el nombre del usuario. De esta manera se podrán listar todos los documentos que se hayan retenido y que aun estén pendientes. De la lista de documentos retenidos, podremos seleccionar los documentos para continuar con su ingreso o también se pueden borrar sin que queden ningún registro de que en algún momento haya existido

DOCUMENTOS PRELIMINARES: mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características: el sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado; los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables; los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares); los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.

Transacción Enjoy FV50, en la misma podemos ver donde se encuentra el ícono Registrar de forma Preliminar que permite guardar un documento es un estado previo a la contabilización. Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento.

Tratamiento posterior de documentos preliminares: con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo.

Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.

Modificaciones preliminares: modificarse datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.

Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección. La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.

Transacción de modificación de documentos preliminares en la cual podemos observar que tiene completo el campo Número de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le pueden realizar las modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.

Existe una diferencia muy importante entre Grabar y Grabar Completamente.

• Grabar implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
• Grabar Completamente verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si él fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.

Contabilización documentos preliminares: actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.

La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos. Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.

Una de las principales utilidades de los documentos preliminares es dividir el control de la contabilización donde un usuario ingresa un documento y otro usuario controla y contabiliza. Existe una funcionalidad en SAP llamada workflow, la cual permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios, lo cual incluye operaciones de diferentes módulos de SAP, como MM, SD, FI. En un proceso de worflow se establece qué, quién, cuándo y cómo realiza una determinada tarea en el sistema. En estos procesos, participan los documentos preliminares, donde luego de haberse registrado, se disparan por medio de mails a usuarios liberadores que serán los responsables de continuar con la operación

Borrar documentos preliminares: desde la misma transacción de contabilizar FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú -à Documentoà Borrar Documento Preliminar.

Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.

VISUALIZACIÓN DE REPORTES:

En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar la tilde de visualizar partidas preliminares. El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares.