✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Norelys Delgado Moreno
SAP FI El documento contable posterior
Unidad 2: Registraciones contables
Lección :Documento contable Posterior
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento.
Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.
- Retener Documentos
- Documentos preliminares
La opción de Retener documentos posee las siguientes características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.
DOCUMENTOS PRELIMINARES.
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características:
- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos
preliminares).
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
Tratamiento posterior de documentos preliminares.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones de documentos preliminares:
- Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera.
- excepto la Moneda y la Clase de documento.
- Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario.
- Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
Modificar documento preliminar con la transacción FBV2 o desde arbol:
- Finanza
- Gestión Financiera
- Libro Mayor
- Documento
- Documentos Prelimanares
- Modificar
La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.
Existe una diferencia muy importante entre Grabar y Grabar Completamente en los documentos preliminares .
Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
Grabar Completamente: verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización o borrado de documentos preliminares:
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.
Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
Contabilización o borrado de documento preliminar Transacción FBV0:
- Finanzas
- Gestión Financiera
- Libro Mayor
- Documento
- Documentos preliminares
Borrar documentos preliminares
- Desde la misma transacción de contabilizar FBV0
- Un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización.
- Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú Documento Borrar Documento Preliminar.
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan.
La consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones .
Visualización en reportes
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Sobre el autor
Publicación académica de Norelys Lissette Delgado Moreno, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Expert
Norelys Lissette Delgado Moreno
Profesión: Tsu en Administración de Empresas - Colombia - Legajo: XT30X
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Master Accounting for SAP S/4HANA FINANCE
🎓Egresado de los módulos:
- Master Accounting for SAP S/4HANA FINANCE
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
